你早上8點離開辦公室，開車35分鐘向北趕9點的電話，然後又開車50分鐘向南趕11點的電話，因為那位客戶只能上午來，下午2點再往北趕去接一個三週前就預定好的電話。到下午4點，你已經跑了140英里，打了三通電話。一天行程滿滿，日程安排看起來也相當不錯，而這八個小時裡，大約有四個小時都耗在了車裡。如果把這種模式乘以一個五人團隊，一家小公司就等於要支付兩份全額工資，只是為了讓人們在地圖上到處跑。
虛度的一周的輪廓
浪費的出行具有明顯的規律。路線會交叉，同一郊區的預約安排在一週的不同日子。一位銷售代表可能經過距離自己五個月未拜訪的客戶不到兩英里的地方，卻渾然不覺，因為客戶名單是按字母順序排列的，而當天的行程安排中沒有任何內容是按路線位置組織的。
這都不是紀律問題。問題出在安排會議時，我們只是依照客戶的順序一個一個安排，卻不了解客戶的實際位置。而這張地圖正是我們缺少的關鍵訊息。
重疊覆蓋範圍和交叉路徑
最糟糕的情況是兩個銷售代表共用相同區域。在小公司裡，這種情況很常見，因為銷售區域往往是靠人際關係而非績效劃分的。一個銷售代表在東部縣有一個客戶，因為他和客戶老闆是校友。另一個銷售代表在同一工業園區有三個客戶。兩人都要在不同的日子開車行駛30英里（約48公里）去服務那些競爭對手只需一次拜訪就能覆蓋的客戶。
在優化任何人的路線之前，先劃定邊界，可以避免重複行駛里程。這也能解決小型企業中一個悄悄浪費時間的問題：當顧客坐在兩人中間時，誰來打電話？每一個含糊不清的情況都會導致一個電話、一封內部郵件，有時甚至需要兩次拜訪。
在小公司裡，解決客戶重疊問題通常只需要一個下午就能搞定。調出客戶名單，標記出過去一年誰聯絡過誰，然後把所有有爭議的客戶交給最近的人。少數幾個客戶因為關係不錯值得保留，現在就把它們列為例外，可以避免以後有人把它們當作先例。
路線規劃前的邊界規劃
每個客戶都歸屬於一個人之後，就可以合理地規劃每日路線。對於負責一個縣的銷售代表來說，在紙質地圖上用圖釘標記路線就足夠了。如果兩個或多個銷售代表共同負責一個區域，則需要在同一螢幕上顯示客戶位置和所有權訊息，這正是銷售區域管理軟體的作用所在；而按郵遞區號排序的電子表格則可以暫時滿足部分需求。
預約習慣是地圖維修中不可或缺的一部分。如果銷售代表接受客戶提出的每一個預約，無論計劃多麼周全，最終都會導致一周的工作安排雜亂無章。
一天內的預約順序
節省時間的關鍵在於合理安排行程順序。例如，一天安排四場會議，分別在六英里半徑內進行；第二天安排四場會議，分別在另一個半徑範圍內進行，這樣總共就是八場會議，但路程卻縮短了一半左右。此外，如果將行程安排從最遠的地點開始，然後逐漸往家方向推進，還能確保最長的路程安排在一天之初，那時交通狀況較好，注意力也更集中。
一個世紀以來，數學家一直在研究這個背後的難題，並稱之為旅行商問題。要計算出大量停靠點的精確解，確實非常困難。但外勤代表並不需要精確解。只要憑目測合理安排八個停靠點，就能節省大部分里程，而合理安排和隨機安排之間的差別，往往每天能節省 60 英里。
預約窗口使得預約安排成為可能。銷售代表如果告訴客戶自己週二和週四上午都在該地區，那麼大多數情況下都能安排到週二或週四的預約。客戶比管理人員預想的更容易接受這種安排，因為接下來三週內其他時間段的替代方案對他們來說並沒有什麼實際意義。
擋風玻璃時間的隱性成本
燃料成本是看得見的成本，也是最小的成本。 2025年，全國汽油價格大約在每加侖2.79美元到4.56美元之間波動，即使沒有人改變路線，這也會導致外勤團隊每月燃料費用增加數百美元。
駕駛技巧對油耗的影響不大。更平順的加速和更短的怠速可以減少油耗，但節省的油量只有個位數百分比。只有減少行駛里程本身才能顯著提高油耗。
車輛折舊和維護成本與行駛里程直接相關，因此每年行駛 22,000 英里與 12,000 英里相比，車隊營運成本確實存在顯著差異。每天開車六小時的銷售代表會因長時間久坐而承受健康負擔，最終導致缺勤和人員流動。而機會成本才是最大的，因為銷售代表如果一年能節省 200 小時的駕駛時間，就可以將這些時間用於與客戶溝通，從而促成訂單。
保險和事故風險也值得一提。行駛里程越多，風險就越大，一次責任事故就可能使一家小型保險公司的保費連續三年上漲。
區域日和客戶期望
一旦區域邊界確定，按日期劃分區域就能很好地發揮作用。每個區域都有自己的工作日，該區域的客戶會知道是哪一天，這種固定模式可以覆蓋日曆上 80% 的時間，同時也能處理緊急情況。
這種模式需要刻意留一個空檔。週四下午空出來，可以讓一週的時間用來處理送貨問題、突發的報價請求以及只能臨時見面的客戶，避免這些事件影響到其他三天的工作安排。如果團隊把所有空檔都安排滿，最終只能不斷地重新安排時間，這樣反而會花費更多的時間和精力在路上，遠比留出一個空檔要划算得多。
客戶獲益是實實在在的，在推行這項變革時值得強調。供應商如果能在約定的日期出現在客戶附近，客戶就更容易安排時間，也不會再把供應商的到訪視為一種隨意給予的恩惠。那些抵制變革的銷售代表通常擔心顯得不夠靈活。實際上，客戶更重視的是可預測的日期，而他們從未使用過的彈性安排時間對他們來說並無損失。
證明這項工作合理的數字
在決定是否值得投入精力之前，先算算帳。一個銷售代表每天以每小時 45 英里的速度行駛 140 英里，大約需要 3 個小時在路上。如果透過邊界清理和流程優化，將時間減少三分之一，銷售代表每天就能節省 1 小時，每週就是 5 小時，一年下來大約是 230 小時。每次客戶拜訪（包括後續的記錄）需要 1 小時，這意味著在人員配置和薪資不變的情況下，可以額外進行 230 次溝通。對於一個五人團隊來說，僅節省的里程費用就高達五位數，這還不包括任何額外的訂單。
