Hợp đồng không bị mất.
Về mặt kỹ thuật.
"Vẫn đang trong quá trình xem xét."
Trong nhiều tổ chức, đó là cách nói ngắn gọn chuyên nghiệp để ám chỉ rằng không ai biết chính xác nó ở đâu, ai đang giữ nó, hoặc tại sao nó lại nằm im không được đụng đến suốt mười một ngày.
Trong khi đó, bộ phận bán hàng liên tục yêu cầu cập nhật tình trạng đơn hàng vài giờ một lần. Bộ phận mua sắm đang theo dõi các điều khoản thanh toán đã được sửa đổi. Bộ phận tài chính đang băn khoăn liệu các rủi ro về tuân thủ quy định đã được giải quyết hay chưa. Bộ phận pháp lý thì đang bị vùi lấp dưới đống thay đổi được theo dõi, các phiên bản trùng lặp và các chuỗi email mà bằng cách nào đó đã phân nhánh thành sáu cuộc hội thoại khác nhau.
Đây chính là lý do tại sao quản lý vòng đời hợp đồng đã trở thành một ưu tiên hoạt động quan trọng đối với các nhóm hiện đại.
Không phải vì các hợp đồng đột nhiên trở nên thú vị. Chúng không hề như vậy.
Nhưng bởi vì các doanh nghiệp cuối cùng đã nhận ra rằng quy trình hợp đồng thiếu tổ chức âm thầm làm thất thoát doanh thu, làm chậm tăng trưởng, tăng rủi ro và tạo ra sự ma sát không cần thiết giữa các bộ phận.
Một chiến lược quản lý vòng đời hợp đồng có cấu trúc sẽ giải quyết những vấn đề đó bằng cách mang lại sự trật tự, tính minh bạch và tốc độ cho một trong những quy trình kinh doanh quan trọng nhất.
Quản lý vòng đời hợp đồng thực sự có nghĩa là gì?
Nói một cách đơn giản nhất, quản lý vòng đời hợp đồng (CLM) đề cập đến quy trình quản lý hợp đồng từ đầu đến cuối, từ yêu cầu ban đầu cho đến khi thực hiện, gia hạn và hết hạn.
Về lý thuyết thì khá đơn giản.
Trên thực tế thì phức tạp hơn nhiều.
Một thỏa thuận duy nhất thường trải qua nhiều bên liên quan, chuỗi phê duyệt, sửa đổi, xem xét pháp lý, kiểm tra tuân thủ, đàm phán, chữ ký, hệ thống lưu trữ và quy trình theo dõi thời hạn.
Chu kỳ sống của một hợp đồng hiện đại thường bao gồm:
- Yêu cầu và tiếp nhận hợp đồng
- Soạn thảo và tạo mẫu
- Xem xét và phê duyệt nội bộ
- Đàm phán và phân biệt đối xử
- Thực hiện và chữ ký điện tử
- Lưu trữ và tổ chức
- Giám sát nghĩa vụ
- Quản lý gia hạn
- Báo cáo và phân tích
Mỗi giai đoạn đều tiềm ẩn nguy cơ chậm trễ, nhầm lẫn hoặc rủi ro khi được xử lý thủ công.
Và trong nhiều năm, nhiều công ty đã chấp nhận sự hỗn loạn đó như một điều bình thường.
Do đó mới có vô số bảng tính theo dõi. Việc khai quật hộp thư đến. Những tài liệu có tên gọi bí ẩn như Final_Version_Approved_Actual_Final_v12.
Thẳng thắn mà nói, việc một số đội vẫn có thể hoạt động được đã là điều đáng nể.
Vì sao quy trình hợp đồng truyền thống không còn hiệu quả nữa
Cách quản lý hợp đồng cũ được thiết kế cho các tổ chức hoạt động chậm chạp.
Nhiều năm trước, các quy trình làm việc rời rạc vẫn có thể chấp nhận được vì chu kỳ giao dịch diễn ra với tốc độ dễ dự đoán hơn. Các nhóm nhỏ hơn. Cấu trúc phê duyệt ít phức tạp hơn. Các yêu cầu tuân thủ cũng đơn giản hơn.
Môi trường đó không còn tồn tại nữa.
Các doanh nghiệp hiện đại vận động nhanh hơn, mở rộng quy mô nhanh hơn và hoạt động dưới sự giám sát pháp lý và quy định chặt chẽ hơn bao giờ hết. Hợp đồng không còn là những văn bản pháp lý tĩnh nằm trong tủ hồ sơ nữa.
Chúng là cơ sở hạ tầng vận hành.
Khi quy trình hợp đồng gặp trục trặc, hậu quả sẽ xảy ra ngay lập tức:
- Ghi nhận doanh thu chậm trễ
- Những nút thắt cổ chai trong quá trình mua sắm
- Những cơ hội gia hạn bị bỏ lỡ
- Các lỗ hổng tuân thủ
- Khối lượng công việc pháp lý tăng lên
- Các bên liên quan nội bộ thất vọng
Và đây là sự thật khó chịu: hầu hết các sự chậm trễ không phải do sự phức tạp về mặt pháp lý gây ra.
Chúng xảy ra do quy trình làm việc bị phân mảnh.
Ai đó quên phê duyệt một điều khoản. Người đánh giá chỉnh sửa nhầm phiên bản. Một bên liên quan bị loại khỏi chuỗi quy trình. Một thỏa thuận đã được thực hiện nhưng không được lưu trữ đúng cách.
Đột nhiên, một quy trình lẽ ra chỉ mất hai ngày lại kéo dài đến hai tuần.
Các hệ thống CLM hiện đại được thiết kế để loại bỏ những sự cố này.
Tự động hóa thay đổi mọi thứ
Ưu điểm quan trọng nhất của quản lý vòng đời hợp đồng hiện đại là tự động hóa.
Thay vì dựa vào việc định tuyến thủ công, theo dõi qua email và kinh nghiệm nội bộ, quy trình làm việc tự động sẽ đưa các hợp đồng đi qua các con đường phê duyệt được xác định trước dựa trên các yếu tố như:
- Thể loại hợp đồng
- Mức độ rủi ro
- Quyền sở hữu của bộ phận
- Khu vực địa lý
- Giá trị hợp đồng
- Yêu cầu tuân thủ
Điều này có nghĩa là sẽ không còn phải đoán xem ai cần xem xét nội dung nào nữa.
Hệ thống tự động xử lý việc định tuyến.
Điều đó nghe có vẻ chỉ là một cải tiến nhỏ về mặt vận hành, nhưng tác động của nó lại vô cùng lớn.
Tự động hóa giúp giảm thiểu tắc nghẽn vì tiến độ không còn phụ thuộc vào việc theo dõi hộp thư đến hoặc bộ nhớ. Các hợp đồng được thực hiện theo các quy tắc đã thiết lập, tạo ra quy trình làm việc có thể dự đoán được, giảm thiểu sự chậm trễ và cải thiện trách nhiệm giải trình.
Các nhóm có được cái nhìn tổng quan ngay lập tức về:
- Các hợp đồng hiện đang bị đình trệ
- Ai sẽ chịu trách nhiệm cho bước tiếp theo?
- Thông thường mất bao lâu để quá trình phê duyệt diễn ra?
- Những giai đoạn nào thường xuyên gây ra sự chậm trễ?
Mức độ minh bạch trong hoạt động này giúp loại bỏ một lượng lớn mâu thuẫn trong môi trường làm việc.
Và đúng vậy, nó cũng giúp giảm đáng kể số lượng email "chỉ để hỏi thăm".
Tiêu chuẩn hóa giúp giảm thiểu rủi ro
Một trong những vấn đề hợp đồng phổ biến nhất trong các tổ chức đang phát triển là sự thiếu nhất quán.
Các phòng ban khác nhau thường sử dụng các phiên bản khác nhau của cùng một mẫu. Ngôn ngữ cũ vẫn còn tồn tại trong các tài liệu lỗi thời. Các điều khoản được chỉnh sửa mà không có sự giám sát pháp lý.
Điều này tạo ra rủi ro.
Điều khoản bồi thường lỗi thời, thiếu ngôn ngữ tuân thủ hoặc sửa đổi trái phép có thể gây ra vấn đề rất lâu sau khi thỏa thuận được ký kết.
Quản lý vòng đời hợp đồng giải quyết vấn đề này thông qua việc tiêu chuẩn hóa tập trung.
Các mẫu đã được phê duyệt trở thành điểm xuất phát mặc định. Thư viện điều khoản đảm bảo ngôn ngữ nhất quán trong các thỏa thuận. Các điểm kiểm tra xem xét tự động ngăn chặn việc hợp đồng được thông qua nếu chưa có sự phê duyệt cần thiết.
Nhiều nền tảng tiên tiến cũng bao gồm khả năng rà soát hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo, giúp xác định ngôn ngữ bất thường, các điều khoản bị thiếu hoặc sự sai lệch so với các tiêu chuẩn đã được phê duyệt.
Sự hỗ trợ đó trở nên đặc biệt có giá trị trong những giai đoạn khối lượng công việc cao điểm khi các nhóm pháp lý đang xem xét hàng chục thỏa thuận cùng một lúc.
Bởi vì ngay cả những chuyên gia pháp lý giàu kinh nghiệm nhất cuối cùng cũng sẽ đạt đến giới hạn nhận thức sau khi so sánh bản chỉnh sửa của nhà cung cấp thứ hai mươi trong ngày.
Tính minh bạch quan trọng hơn hầu hết các tổ chức nhận ra.
Nhiều doanh nghiệp tập trung rất nhiều vào việc ký kết hợp đồng.
Sau đó lập tức cắt đứt liên lạc với họ.
Ngày gia hạn trôi qua mà không ai để ý. Các nghĩa vụ bị lãng quên. Các điều khoản quan trọng trở nên khó tìm. Quyền sở hữu trở nên không rõ ràng.
Đâu đó trong ổ đĩa dùng chung có một thỏa thuận lẽ ra phải được đàm phán lại từ nhiều tháng trước.
Một hệ thống quản lý vòng đời hợp đồng (CLM) mạnh mẽ tạo ra khả năng giám sát tập trung trên toàn bộ danh mục hợp đồng.
Các nhóm có thể ngay lập tức:
- Tìm kiếm các thỏa thuận đã thực hiện
- Theo dõi hạn chót gia hạn
- Theo dõi các nghĩa vụ và mốc thời gian
- Xem lại lịch sử phê duyệt
- Tạo báo cáo kiểm toán
- Phân tích xu hướng thực hiện hợp đồng
Khả năng hiển thị thông tin này đặc biệt có giá trị trong các cuộc kiểm toán, đánh giá tuân thủ, tranh chấp với nhà cung cấp hoặc chu kỳ báo cáo của lãnh đạo.
Khi các nhà quản lý đột nhiên cần câu trả lời, việc sở hữu nguồn thông tin hợp đồng tập trung, có thể tìm kiếm được chính là yếu tố quyết định giữa sự tự tin và sự hoảng loạn.
Sự hợp tác tốt hơn giữa các nhóm
Hợp đồng ảnh hưởng đến hầu hết mọi bộ phận.
Bộ phận pháp lý, bán hàng, mua sắm, tài chính, vận hành và tuân thủ đều đóng vai trò khác nhau ở các giai đoạn.
Nếu thiếu một hệ thống chung, sự hợp tác sẽ trở nên rời rạc.
Các nền tảng quản lý vòng đời hợp đồng hiện đại tạo ra một môi trường thống nhất, nơi mọi bên liên quan có thể làm việc dựa trên cùng một nguồn thông tin đáng tin cậy.
Các bình luận, chỉnh sửa, phê duyệt, cập nhật trạng thái và lịch sử phiên bản vẫn hiển thị và được sắp xếp gọn gàng.
Điều này giúp giảm thiểu công việc trùng lặp, rút ngắn chu kỳ xem xét và cải thiện sự phối hợp giữa các bộ phận chức năng.
Điều này cũng giúp loại bỏ câu hỏi đáng sợ mà mọi tổ chức cuối cùng đều phải nghe thấy:
“Khoan đã… chúng ta đang xem xét phiên bản nào vậy?”
Quản lý vòng đời hợp đồng thực chất là về sự kiểm soát.
Cụm từ “quản lý vòng đời hợp đồng” nghe có vẻ chuyên ngành.
Có thể hơi khô một chút.
Nhưng ẩn sau những thuật ngữ đó là một điều đơn giản hơn nhiều.
Điều khiển.
Các tổ chức hiện đại cần hợp đồng để hoạt động nhanh chóng mà không gây ra rủi ro không cần thiết. Họ cần sự hợp tác mà không gây nhầm lẫn. Cần sự tiêu chuẩn hóa mà không cứng nhắc. Cần sự minh bạch mà không cần những cuộc họp báo cáo tiến độ kéo dài vô tận.
Đó chính là những gì mà quản lý vòng đời hợp đồng hiệu quả mang lại.
Không phải là những bảng điều khiển hào nhoáng.
Không phải những lời hứa suông về phần mềm.
Không phải thêm một nền tảng nào khác mà nhân viên lặng lẽ bỏ rơi sau khi hoàn tất thủ tục nhập việc.
Đơn giản chỉ là quy trình làm việc gọn gàng hơn.
Phê duyệt nhanh hơn.
Giám sát tốt hơn.
Ít sai sót hơn.
Và có lẽ quan trọng nhất là sẽ có ít khoảnh khắc cả đội phải tự hỏi hợp đồng đã biến mất ở đâu.
