Nếu bạn từng lập ngân sách trông rất tuyệt trên giấy tờ nhưng lại thất bại trong thực tế vào tuần thứ hai của tháng, vấn đề có thể không phải là thiếu kỷ luật. Vấn đề có thể là do dữ liệu. Cụ thể hơn, có thể là bạn đã cố gắng thay đổi thói quen chi tiêu của mình trước khi hiểu rõ các mô hình chi tiêu đó.
Nhiều người coi việc theo dõi chi tiêu giống như nhật ký ăn kiêng. Họ sử dụng chúng sau khi mọi chuyện đã rồi, với một chút cảm giác tội lỗi và lời hứa sẽ làm tốt hơn vào tháng sau. Nhưng việc theo dõi chi tiêu hiệu quả nhất khi bạn coi nó như những ghi chép thực tế. Bạn không thu thập bằng chứng để tự phán xét bản thân. Bạn đang thu thập manh mối về cách cuộc sống của bạn thực sự vận hành, chi phí cho các thói quen hàng ngày và tiền của bạn bắt đầu biến mất ở đâu khi không ai để ý.
Sự thay đổi đó rất quan trọng vì mục tiêu không phải là trở thành người không bao giờ tiêu tiền. Mục tiêu là trở thành người biết để ý đến chi tiêu. Và nhận thức đó có thể định hình mọi thứ, từ thói quen mua sắm thực phẩm đến những quyết định lớn về nợ nần, tiết kiệm và liệu bạn có cần các lựa chọn tài chính bên ngoài từ các công ty cho vay thế chấp nhà để chi tiêu lớn hơn hay không. Trước khi thực hiện bất kỳ quyết định tài chính lớn nào, việc hiểu rõ các thói quen hàng ngày đang chi phối dòng tiền của bạn là rất hữu ích.
Hãy suy nghĩ như một người quan sát, chứ không phải một người chỉ trích.
Việc xem xét chi tiêu hữu ích nhất bắt đầu từ sự tò mò. Thay vì hỏi, “Tại sao tôi lại kém trong việc lập ngân sách đến vậy?”, hãy hỏi, “Một tháng bình thường của tôi thực sự trông như thế nào?”
Khi bạn tiếp cận vấn đề tài chính theo cách này, bạn sẽ bắt đầu nhận ra những hành vi lặp đi lặp lại mà tổng chi tiêu hàng tháng đơn giản có thể che giấu. Có thể chi tiêu cho nhà hàng của bạn không thực sự chỉ vì thức ăn. Có thể nó tăng đột biến vào những đêm bạn làm việc muộn. Có thể việc mua sắm trực tuyến của bạn không hề ngẫu nhiên. Có thể nó tập trung vào tối Chủ nhật khi bạn đang cố tránh ngày thứ Hai. Đây là những mô hình, chứ không phải là những thất bại cá nhân.
Đó là lý do tại sao việc kiểm toán chi tiêu có thể mang lại nhiều thông tin hữu ích hơn so với một mẫu ngân sách truyền thống. Mẫu ngân sách cho bạn biết điều gì nên xảy ra. Còn kiểm toán chi tiêu cho thấy điều gì thực sự xảy ra.
Hãy bắt đầu với ba tháng, chứ không phải một tháng.
Một tháng có thể không phản ánh đúng thực tế. Nó có thể bao gồm một kỳ nghỉ, một lần sửa xe, một ngày sinh nhật, hoặc một kỳ nghỉ cuối tuần làm xáo trộn mọi thứ. Ba tháng sẽ cho bạn một cái nhìn thực tế hơn về cuộc sống.
Hãy lấy sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng của bạn trong vòng chín mươi ngày gần đây. Nếu bạn thường xuyên sử dụng tiền mặt, hãy kiểm tra biên lai hoặc ghi lại những gì bạn nhớ một cách chính xác nhất có thể. Mục tiêu không phải là sự hoàn hảo. Mục tiêu là có được một bức tranh hữu ích.
Khi xem xét các giao dịch của mình, hãy phân loại chúng thành các nhóm lớn trước. Tiền thuê nhà, bảo hiểm và các khoản trả góp thuộc về chi phí cố định. Thực phẩm, xăng, ăn ngoài, giải trí và mua sắm thuộc về chi phí biến đổi. Nhiều hệ thống lập ngân sách cũng tách riêng các chi phí không phải hàng tháng, chẳng hạn như phí đăng ký hàng năm hoặc bảo dưỡng xe, vì chúng dễ bị quên cho đến khi phát sinh đột ngột. Các công cụ như YNAB được xây dựng dựa trên việc phân loại các giao dịch và tùy chỉnh các danh mục đó để phù hợp với các ưu tiên và thói quen thực tế của bạn, thay vì áp đặt một hệ thống "một kích cỡ phù hợp cho tất cả". Hướng dẫn phân loại giao dịch của YNAB là một ví dụ hữu ích về mức độ chi tiết của quy trình này mà không gây cảm giác quá tải.
Hãy chú trọng đến thời điểm, chứ không chỉ tổng số điểm.
Đây là lúc phân tích chi tiêu trở nên thú vị hơn. Nhiều người dừng lại sau khi cộng tổng các khoản chi tiêu theo từng hạng mục. Điều đó hữu ích, nhưng chưa đầy đủ. Bạn cũng cần nghiên cứu thời điểm bạn chi tiêu.
Hãy tự hỏi mình một vài câu hỏi thực tế. Chi phí mua sắm thực phẩm có tăng lên vào cuối kỳ lương không? Bạn có chi tiêu nhiều hơn cho các mặt hàng tiện lợi khi lịch trình bận rộn không? Cuối tuần có tạo ra sự gia tăng đột biến về các khoản mua sắm nhỏ không? Các khoản gia hạn tự động có dồn lại vào một thời điểm nào đó trong tháng không?
Một quy luật về thời gian có thể giải thích tại sao việc lập ngân sách thường cảm thấy không nhất quán. Có thể bạn không gặp vấn đề chi tiêu trong suốt cả tháng. Bạn có thể bị căng thẳng chi tiêu vào một tuần cụ thể. Khi bạn biết điều đó, các giải pháp của bạn sẽ trở nên thực tế hơn. Bạn có thể dời ngày đến hạn thanh toán hóa đơn, chuẩn bị bữa ăn trước những ngày bận rộn nhất hoặc đặt giới hạn chi tiêu hàng tuần cho các hạng mục có xu hướng tăng đột biến vào những thời điểm có thể dự đoán được.
"Danh mục vấn đề" của bạn thực chất có thể là một hệ thống bị thiếu.
Mọi người thường hay nói rằng họ cần "cắt giảm chi tiêu", nhưng những lời khuyên chung chung thường không hiệu quả. Chỉ những hệ thống cụ thể mới có tác dụng.
Ví dụ, nếu việc mua đồ ăn mang về liên tục làm thâm hụt ngân sách của bạn, vấn đề có thể không phải là bạn quá thích ăn ở nhà hàng. Có thể là do nhà bếp của bạn trống vào thứ Năm, bạn về nhà muộn, và gọi đồ ăn giao tận nhà là giải pháp dễ dàng nhất. Nếu chi tiêu cho giải trí của bạn cứ tăng lên, có thể là vì mọi kế hoạch xã hội bạn lập ra đều xoay quanh việc phải trả tiền cho một hoạt động nào đó.
Nói cách khác, hạng mục chi tiêu thường chỉ là triệu chứng cuối cùng. Mô hình thực sự nằm ở nguồn gốc, trong lịch trình, năng lượng, thói quen hoặc môi trường của bạn.
Đây là lý do tại sao việc theo dõi lại quan trọng đến vậy. Nó giúp bạn ngừng coi mỗi đô la chi tiêu là một quyết định riêng lẻ. Thói quen chi tiêu thường hình thành từ những điều kiện lặp đi lặp lại. Thay đổi những điều kiện đó, và thói quen chi tiêu thường cũng sẽ thay đổi theo.
Hãy sử dụng các công cụ phù hợp với khả năng tập trung của bạn.
Bạn không cần một ứng dụng hoàn hảo để làm tốt việc này. Bạn cần một phương pháp mà bạn thực sự sẽ tiếp tục sử dụng.
Một số người thích các ứng dụng quản lý ngân sách tự động nhập giao dịch và phân loại chúng. Những người khác lại thích sử dụng bảng tính đơn giản hơn vì cảm thấy dễ quản lý hơn. Một số người vẫn thấy hiệu quả nhất với nhật ký chi tiêu trên giấy, đặc biệt nếu việc ghi lại từng khoản mua sắm tạo ra một khoảng dừng hữu ích trước khi chi tiêu tiếp.
Penn State Extension cũng nhấn mạnh giá trị của kế hoạch chi tiêu hàng tháng và lịch dòng tiền để theo dõi thời điểm thu nhập và chi tiêu, giúp việc đưa ra quyết định hàng tuần dễ dàng hơn. Cách tiếp cận thực tế này đặc biệt hữu ích nếu bạn cảm thấy tiền bạc eo hẹp vào một số thời điểm trong tháng thay vì cả tháng. Kế hoạch chi tiêu hàng tháng của Penn State Extension cung cấp một mô hình đơn giản để theo dõi tình hình tài chính đó.
Công cụ tốt nhất là công cụ giúp bạn nhận ra các mô hình đủ nhanh để có thể phản ứng lại chúng.
Xây dựng ngân sách dựa trên thực tế
Khi đã xác định được các mô hình chi tiêu của mình, giờ bạn có thể xây dựng một ngân sách có khả năng đáp ứng được nhu cầu thực tế.
Đây là điểm mà nhiều người thường làm sai. Họ bắt đầu bằng việc đặt ra những con số lý tưởng, rồi cảm thấy thất vọng khi chi tiêu thực tế không đạt được. Cách tiếp cận tốt hơn là bắt đầu với những gì hồ sơ của bạn cho thấy và điều chỉnh từ đó.
Nếu bạn liên tục chi tiêu cho thực phẩm nhiều hơn dự kiến, điều đó không có nghĩa là bạn cần cắt giảm chi phí xuống một nửa. Có thể con số bạn dự trù trước đây không thực tế. Nếu hóa đơn tiền điện nước của bạn biến động nhiều hơn dự kiến, hãy lập ngân sách cho mức cao hơn. Nếu các chi phí cố định đã chiếm một phần lớn thu nhập của bạn, cơ hội thực sự có thể nằm ở việc giảm bớt một khoản chi phí, tái cấu trúc nợ hoặc lập kế hoạch chi tiêu lớn trong tương lai cẩn thận hơn, chứ không phải là cắt giảm chi phí mua cà phê.
Ngân sách được xây dựng dựa trên việc theo dõi sát sao thường ít biến động hơn, nhưng bền vững hơn nhiều.
Những thói quen nhỏ tạo nên những mục tiêu lớn.
Một trong những lý do tốt nhất để theo dõi chi tiêu là nó giúp bạn kết nối những lựa chọn hàng ngày với những mục tiêu lớn hơn một cách trực quan. Việc tiết kiệm cho quỹ khẩn cấp, trả nợ, lên kế hoạch chuyển nhà hoặc tích lũy tiền để sửa chữa nhà cửa đều trở nên dễ dàng hơn khi bạn biết tiền của mình hiện đang đi đâu.
Thông thường, số tiền bạn cần thêm không nằm ở một khoản chi tiêu lãng phí khổng lồ nào cả. Nó rải rác trong mười hoặc mười lăm thói quen nhỏ nhặt mà bạn cảm thấy bình thường vì chúng đã quen thuộc. Một vài lần gia hạn đăng ký dịch vụ. Một vài món đồ mua sắm ngẫu hứng. Một vài lựa chọn tiện lợi đắt tiền mỗi tuần. Việc theo dõi giúp bạn gom những mảnh vụn đó lại thành một con số mà bạn thực sự có thể sử dụng.
Đó là lúc sự tiến bộ bắt đầu trở nên thực sự có ý nghĩa. Không phải khi bạn hứa sẽ "quản lý tiền bạc tốt hơn", mà là khi bạn có thể thấy rõ điều gì đang xảy ra, điều gì cần thay đổi và những sự đánh đổi nào đáng để thực hiện.
Nhận thức trước, hành động sau.
Theo dõi chi tiêu không có nghĩa là ám ảnh với mọi khoản mua sắm. Điều quan trọng là loại bỏ sự mơ hồ. Khi sự mơ hồ tan biến, bạn sẽ đưa ra những lựa chọn rõ ràng hơn. Ngân sách của bạn trở nên đáng tin cậy hơn. Mục tiêu tiết kiệm của bạn không còn cảm thấy trừu tượng nữa.
Và có lẽ quan trọng nhất, bạn sẽ ngừng coi tài chính của mình là ngẫu nhiên.
Các mô hình kể một câu chuyện. Khi bạn học cách đọc câu chuyện đó, bạn cuối cùng có thể bắt đầu chỉnh sửa nó.
