Bạn rời văn phòng lúc 8 giờ, lái xe 35 phút về phía bắc để gặp khách hàng lúc 9 giờ, rồi 50 phút về phía nam để gặp khách hàng lúc 11 giờ vì khách hàng đó chỉ có thể gặp vào buổi sáng, sau đó lại quay về phía bắc lúc 2 giờ cho cuộc gọi bạn đã đặt lịch từ ba tuần trước. Đến 4 giờ, bạn đã đi được 140 dặm và thực hiện ba cuộc trò chuyện. Một ngày làm việc khá bận rộn và lịch trình trông khá ổn, nhưng khoảng bốn trong tám giờ đó lại dành cho việc di chuyển trên xe. Nhân mô hình đó lên cho một nhóm năm người và một công ty nhỏ đang phải trả hai mức lương đầy đủ chỉ để di chuyển mọi người khắp nơi.
Hình dạng của một tuần lãng phí
Việc lãng phí thời gian di chuyển có một hình dạng hình học dễ nhận biết. Tuyến đường tự giao nhau, và các cuộc hẹn ở cùng một khu phố lại rơi vào những ngày khác nhau trong tuần. Một nhân viên bán hàng đi ngang qua cách một khách hàng mà họ đã không liên lạc trong năm tháng chỉ hai dặm mà không hề để ý, bởi vì danh sách khách hàng được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái và không có gì trong kế hoạch trong ngày được sắp xếp theo vị trí trên đường.
Đây không phải là vấn đề về kỷ luật. Vấn đề xuất phát từ việc đặt lịch họp từng cuộc một, theo thứ tự khách hàng đề nghị, mà không có thông tin về vị trí thực tế của những khách hàng đó. Bản đồ chính là yếu tố thông tin còn thiếu.
Vùng phủ sóng chồng chéo và các tuyến đường giao nhau
Trường hợp tệ nhất xảy ra khi hai nhân viên bán hàng cùng phụ trách một khu vực. Ở các công ty nhỏ, điều này khá phổ biến, vì khu vực bán hàng thường được hình thành từ các mối quan hệ cá nhân thay vì dựa trên các tuyến đường giao dịch. Một nhân viên có khách hàng ở quận phía đông vì họ học cùng trường với chủ sở hữu. Nhân viên khác có ba khách hàng trong cùng một khu công nghiệp. Cả hai đều lái xe qua cùng một quãng đường 30 dặm vào những ngày khác nhau để phục vụ những khách hàng mà đối thủ cạnh tranh chỉ cần một lần đến.
Việc vạch ra ranh giới trước khi tối ưu hóa lộ trình của bất kỳ ai sẽ loại bỏ quãng đường trùng lặp. Nó cũng giải quyết một vấn đề âm thầm gây lãng phí thời gian trong các doanh nghiệp nhỏ, đó là ai sẽ gọi khi khách hàng ngồi giữa hai người. Mỗi trường hợp không rõ ràng đều dẫn đến một cuộc gọi điện thoại, một email nội bộ và đôi khi là hai lần đến gặp khách hàng.
Việc giải quyết tình trạng trùng lặp thường chỉ mất một buổi chiều ở một công ty nhỏ. Lấy danh sách khách hàng, đánh dấu những người đã liên hệ với từng người trong năm qua, và giao mỗi tài khoản đang tranh chấp cho người gần nhất với tài khoản đó. Một số ít tài khoản sẽ đáng giữ lại vì lý do quan hệ, và việc chỉ định chúng là ngoại lệ ngay lúc này sẽ ngăn chặn bất kỳ ai coi chúng là tiền lệ sau này.
Công tác xác định ranh giới trước khi tiến hành công tác định tuyến
Khi mỗi tài khoản thuộc về một người duy nhất, việc lập kế hoạch lộ trình hàng ngày có thể được thực hiện một cách hiệu quả. Việc dùng ghim trên bản đồ giấy sẽ hữu ích cho một nhân viên bán hàng phụ trách một quận. Hai hoặc nhiều nhân viên bán hàng cùng chia sẻ một khu vực cần hiển thị vị trí và quyền sở hữu tài khoản trên cùng một màn hình, đó là chức năng của phần mềm quản lý khu vực bán hàng , và một bảng tính được sắp xếp theo mã bưu chính có thể tạm thời giải quyết vấn đề này.
Thói quen đặt lịch hẹn là phần không thể sửa chữa nếu không có bản đồ. Một nhân viên tiếp nhận mọi cuộc hẹn mà khách hàng đưa ra sẽ dẫn đến một tuần làm việc lộn xộn, bất kể kế hoạch có tốt đến đâu.
Sắp xếp lịch hẹn trong cùng một ngày
Việc sắp xếp trình tự các cuộc họp là nơi giúp tiết kiệm được phần lớn thời gian. Lên lịch bốn cuộc họp trong bán kính sáu dặm vào một ngày, và bốn cuộc họp khác trong bán kính khác vào ngày hôm sau, sẽ tạo ra tám cuộc họp tương tự với quãng đường lái xe chỉ bằng một nửa. Sắp xếp các điểm dừng từ điểm xa nhất trở về nhà cũng giúp giảm bớt quãng đường lái xe dài nhất vào đầu ngày, khi giao thông ít tắc nghẽn và sự tập trung còn minh mẫn.
Các nhà toán học đã nghiên cứu bài toán hóc búa này suốt một thế kỷ dưới tên gọi bài toán người bán hàng rong , và việc tính toán chính xác đáp án cho một tập hợp lớn các điểm dừng thực sự rất khó khăn. Tuy nhiên, người bán hàng lưu động không cần đáp án chính xác. Việc sắp xếp tám điểm dừng một cách hợp lý bằng mắt thường sẽ giúp tiết kiệm được phần lớn chi phí, và sự khác biệt giữa một thứ tự hợp lý và một thứ tự ngẫu nhiên thường lên tới 60 dặm mỗi ngày.
Khung giờ đặt lịch hẹn giúp việc sắp xếp lịch trình trở nên khả thi. Một nhân viên bán hàng thông báo với khách hàng rằng họ đang ở khu vực đó vào sáng thứ Ba và thứ Năm thường sẽ đặt được lịch hẹn vào thứ Ba hoặc thứ Năm. Khách hàng dễ dàng đồng ý hơn nhiều so với dự đoán của quản lý, bởi vì lựa chọn thay thế bằng bất kỳ khung giờ nào trong ba tuần tiếp theo cũng không hấp dẫn họ hơn.
Những chi phí ẩn của thời gian ngồi sau tay lái
Nhiên liệu là khoản chi phí dễ thấy nhất và nhỏ nhất. Giá xăng toàn quốc dao động trong khoảng từ 2.79 đô la đến 4.56 đô la một gallon trong suốt năm 2025, điều này làm thay đổi hóa đơn nhiên liệu hàng tháng của một nhóm làm việc ngoài hiện trường lên đến hàng trăm đô la mà không ai thay đổi bất kỳ tuyến đường nào.
Kỹ thuật lái xe chỉ làm thay đổi con số một chút. Tăng tốc mượt mà hơn và thời gian chạy không tải ngắn hơn sẽ tiêu thụ ít xăng hơn , và mức tiết kiệm được chỉ tính bằng phần trăm một chữ số. Giảm số dặm đi được mới là thay đổi duy nhất tạo ra con số lớn.
Khấu hao và bảo dưỡng xe phụ thuộc trực tiếp vào số dặm đã đi, vì vậy việc đi 22,000 dặm một năm so với 12,000 dặm tạo ra sự khác biệt đáng kể về chi phí vận hành đội xe. Nhân viên bán hàng dành sáu giờ mỗi ngày để lái xe sẽ phải chịu ảnh hưởng đến sức khỏe do ngồi lâu , điều này sẽ dẫn đến tình trạng vắng mặt và tỷ lệ nghỉ việc cao hơn. Và chi phí cơ hội là khoản chi lớn nhất, vì một nhân viên bán hàng có thể dành 200 giờ lái xe mỗi năm để tập trung vào các cuộc trò chuyện với khách hàng và tạo ra đơn đặt hàng.
Rủi ro bảo hiểm và tai nạn cũng cần được đề cập. Càng nhiều dặm đường càng nhiều rủi ro, và một vụ tai nạn do lỗi của mình cũng có thể làm thay đổi phí bảo hiểm của một công ty nhỏ trong ba năm.
Ngày theo khu vực và kỳ vọng của khách hàng
Việc phân công ngày cụ thể cho từng khu vực hoạt động hiệu quả sau khi ranh giới được xác định rõ. Mỗi khu vực được phân công một ngày trong tuần, khách hàng trong khu vực đó biết đó là ngày nào, và lịch trình cố định này chiếm khoảng 80% thời gian trong lịch trình, đồng thời các trường hợp khẩn cấp vẫn được xử lý.
Lịch trình cần một khoảng trống được lên kế hoạch kỹ lưỡng. Việc để trống chiều thứ Năm sẽ tạo không gian cho các ngày trong tuần để giải quyết vấn đề giao hàng, yêu cầu báo giá đột xuất và khách hàng chỉ có thể gặp mặt trong thời gian ngắn, đồng thời ngăn chặn những sự kiện đó làm gián đoạn ba ngày còn lại. Các nhóm lấp đầy mọi khung giờ sẽ phải liên tục lên lịch lại, điều này tốn nhiều chi phí di chuyển hơn so với chiều thứ Năm trống.
Lợi ích cho khách hàng là có thật và đáng được nêu rõ khi giới thiệu sự thay đổi. Một nhà cung cấp có mặt trong khu vực vào một ngày cố định sẽ dễ dàng hơn để lên lịch, và khách hàng sẽ không còn coi chuyến thăm là một ân huệ được ban tặng ngẫu nhiên nữa. Những người đại diện phản đối điều này thường sợ trông thiếu linh hoạt. Trên thực tế, khách hàng đánh giá cao một ngày có thể dự đoán được, và việc từ bỏ sự sẵn có không giới hạn mà họ chưa từng sử dụng trước đây không tốn kém gì cả.
Con số chứng minh cho công sức bỏ ra
Hãy tính toán kỹ trước khi quyết định xem việc này có đáng công sức hay không. Một nhân viên bán hàng lái xe 140 dặm mỗi ngày với tốc độ 45 dặm/giờ sẽ mất khoảng 3 tiếng đồng hồ. Giảm thời gian đó xuống một phần ba nhờ việc sắp xếp lại quy trình và giảm bớt khối lượng công việc, nhân viên sẽ tiết kiệm được một giờ mỗi ngày, tức là 5 giờ mỗi tuần, và khoảng 230 giờ mỗi năm. Tính trung bình một giờ cho mỗi lần gặp khách hàng, bao gồm cả việc ghi nhận thông tin sau đó, thì sẽ có thêm 230 cuộc trò chuyện với cùng số lượng nhân viên và chi phí lương như cũ. Đối với một nhóm năm người, chỉ riêng việc tiết kiệm quãng đường đi đã là một con số năm chữ số, chưa kể đến bất kỳ đơn hàng bổ sung nào.
