Shartnoma yo'qolmagan edi.
Texnik jihatdan.
U "hali ham ko'rib chiqilmoqda".
Bu ko'pgina tashkilotlarda professional qisqartma hisoblanadi, chunki hech kim uning qayerda ekanligini, kimda borligini yoki nima uchun o'n bir kun davomida tegilmaganligini aniq bilmaydi.
Shu bilan birga, savdo bo'limi har bir necha soatda holat yangilanishlarini so'ramoqda. Xaridlar bo'limi to'lov shartlarining qayta ko'rib chiqilishini ta'qib qilmoqda. Moliya muvofiqlik xavflari bartaraf etilganmi yoki yo'qmi, deb o'ylaydi. Huquqiy ma'lumotlar kuzatilgan o'zgarishlar, takroriy versiyalar va oltita turli suhbatlarga bo'lingan elektron pochta xabarlari ostida yashiringan.
Aynan shuning uchun shartnoma hayot aylanishini boshqarish zamonaviy jamoalar uchun jiddiy operatsion ustuvor vazifaga aylandi.
Shartnomalar to'satdan qiziqarli bo'lib qolgani uchun emas. Ular bunday qilishmadi.
Lekin bizneslar nihoyat tartibsiz shartnoma jarayonlari daromadni jimgina kamaytirib, o'sishni sekinlashtirib, xavfga duchor bo'lishni kuchaytirib va bo'limlar o'rtasida keraksiz ishqalanishlarni keltirib chiqarishini anglab yetdilar.
Strukturaviy shartnoma hayot aylanishini boshqarish strategiyasi eng muhim biznes ish oqimlaridan biriga tartib, ko'rinish va tezlikni olib kelish orqali ushbu muammolarni hal qiladi.
Shartnoma hayot aylanishini boshqarish aslida nimani anglatadi
Eng sodda qilib aytganda, shartnoma hayot aylanishini boshqarish (CLM) shartnomalarni dastlabki so'rovdan tortib bajarish, yangilash va oxir-oqibat amal qilish muddati tugashigacha boshqarishning yakuniy jarayonini anglatadi.
Nazariy jihatdan sodda.
Amalda ancha tartibsizroq.
Bitta kelishuv ko'pincha bir nechta manfaatdor tomonlar, tasdiqlash zanjirlari, qayta ko'rib chiqishlar, huquqiy ko'rib chiqishlar, muvofiqlikni tekshirishlar, muzokaralar, imzolar, saqlash tizimlari va muddatlarni kuzatish jarayonlaridan o'tadi.
Zamonaviy shartnoma hayot aylanishi odatda quyidagilarni o'z ichiga oladi:
- Shartnoma talablari va qabul qilish
- Shablonni loyihalash va yaratish
- Ichki ko'rib chiqishlar va tasdiqlashlar
- Muzokaralar va qayta chiziq chizish
- Bajarish va elektron imzo
- Saqlash va tashkil etish
- Majburiyat monitoringi
- Yangilanishni boshqarish
- Hisobot va tahlil
Har bir bosqich qo'lda hal qilinganda kechikish, chalkashlik yoki xavf tug'dirishi mumkin.
Va yillar davomida ko'plab kompaniyalar bu tartibsizlikni odatiy hol deb qabul qilishdi.
Shuning uchun cheksiz elektron jadval kuzatuvchilari. Kiruvchi xabarlar qutisi arxeologiyasi. Final_Version_Approved_Actual_Final_v12 kabi sirli nomlangan hujjatlar.
Ochig'i, ba'zi jamoalar umuman ishlay olgani ta'sirli.
Nima uchun an'anaviy shartnoma jarayonlari endi ishlamaydi
Shartnomalarni boshqarishning eski usuli sekinroq tashkilotlar uchun yaratilgan.
Bir necha yil oldin, uzilgan ish oqimlari omon qolish mumkin edi, chunki bitim sikllari oldindan aytib bo'ladigan sur'atda harakatlanardi. Jamoalar kichikroq edi. Tasdiqlash tuzilmalari unchalik murakkab emas edi. Muvofiqlik talablari yengilroq edi.
Bu muhit endi yo'q.
Zamonaviy bizneslar avvalgidan ko'ra tezroq harakatlanmoqda, tezroq miqyoslanmoqda va ko'proq huquqiy va tartibga soluvchi nazorat ostida faoliyat yuritmoqda. Shartnomalar endi arxiv shkaflarida turgan statik huquqiy hujjatlar emas.
Ular operatsion infratuzilma.
Shartnoma jarayonlari buzilganda, oqibatlari darhol yuzaga keladi:
- Daromadni kechiktirilgan tan olish
- Xarid qilishdagi to'siqlar
- Yangilash imkoniyatlarini boy berdi
- Muvofiqlik zaifliklari
- Huquqiy ish hajmining ortishi
- G'azablangan ichki manfaatdor tomonlar
Va mana noqulay haqiqat: aksariyat kechikishlar huquqiy murakkablikdan kelib chiqmaydi.
Ular ish oqimlari parchalanib ketganligi sababli sodir bo'ladi.
Kimdir bandni tasdiqlashni unutadi. Sharhlovchi noto'g'ri versiyani tahrirlaydi. Manfaatdor tomon zanjirdan chiqarib tashlanadi. Bajarilgan shartnoma hech qachon to'g'ri saqlanmaydi.
To'satdan, ikki kunlik jarayon bo'lishi kerak bo'lgan narsa ikki haftaga cho'zilib ketdi.
Zamonaviy CLM tizimlari ushbu nosozliklarni bartaraf etish uchun mo'ljallangan.
Avtomatlashtirish hamma narsani o'zgartiradi
Zamonaviy shartnoma hayot aylanishini boshqarishning eng muhim afzalligi avtomatlashtirishdir.
Qo'lda marshrutizatsiya, elektron pochta orqali kuzatuvlar va institutsional xotiraga tayanish o'rniga, avtomatlashtirilgan ish oqimlari shartnomalarni quyidagi omillarga asoslanib oldindan belgilangan tasdiqlash yo'llari orqali o'tkazadi:
- Shartnoma turi
- Xavf darajasi
- Departament mulki
- Geografik mintaqa
- Shartnoma qiymati
- Muvofiqlik talablari
Bu endi kim nimani ko'rib chiqishi kerakligini taxmin qilishning hojati yo'qligini anglatadi.
Tizim marshrutizatsiyani avtomatik ravishda boshqaradi.
Bu kichik operatsion yaxshilanishdek tuyulishi mumkin, ammo ta'siri juda katta.
Avtomatlashtirish to'siqlarni kamaytiradi, chunki taraqqiyot endi pochta qutisini kuzatish yoki xotiraga bog'liq emas. Shartnomalar belgilangan qoidalarga muvofiq amalga oshiriladi, bu esa kechikishlarni kamaytiradigan va hisobdorlikni yaxshilaydigan oldindan aytib bo'ladigan ish oqimini yaratadi.
Jamoalar darhol quyidagilarni ko'rish imkoniyatiga ega bo'ladilar:
- Shartnomalar hozirda to'xtatilgan joylarda
- Keyingi bosqich kimga tegishli
- Tasdiqlash odatda qancha vaqt oladi
- Qaysi bosqichlar doimiy ravishda kechikishlarni keltirib chiqaradi
Operatsion aniqlikning bu darajasi ish joyidagi g'ayrioddiy ishqalanishni yo'q qiladi.
Ha, bu shuningdek, "shunchaki tekshirish" elektron pochta xabarlarini sezilarli darajada kamaytiradi.
Standartlashtirish xavfni kamaytiradi
Rivojlanayotgan tashkilotlar ichidagi eng keng tarqalgan shartnoma muammolaridan biri bu nomuvofiqlikdir.
Turli bo'limlar ko'pincha bir xil shablonning turli versiyalaridan foydalanadilar. Eskirgan til eskirgan hujjatlarda saqlanib qoladi. Bandlar qonuniy nazoratsiz tahrirlanadi.
Bu xavf tug'diradi.
Eskirgan kompensatsiya bandi, yo'q muvofiqlik tili yoki ruxsatsiz qayta ko'rib chiqish shartnoma imzolanganidan ancha keyin ham muammolarni keltirib chiqarishi mumkin.
Shartnoma hayot aylanishini boshqarish buni markazlashtirilgan standartlashtirish orqali hal qiladi.
Tasdiqlangan shablonlar standart boshlang'ich nuqtaga aylanadi. Bandlar kutubxonalari shartnomalar bo'yicha tilning izchilligini ta'minlaydi. Avtomatlashtirilgan ko'rib chiqish nazorat punktlari shartnomalarning zarur tasdiqlarsiz rivojlanishiga yo'l qo'ymaydi.
Ko'pgina ilg'or platformalar, shuningdek, noodatiy tilni, yo'qolgan bandlarni yoki tasdiqlangan standartlardan chetga chiqishlarni aniqlaydigan AI yordamida ko'rib chiqish imkoniyatlarini ham o'z ichiga oladi.
Bu qo'llab-quvvatlash, ayniqsa, yuridik guruhlar bir vaqtning o'zida o'nlab kelishuvlarni ko'rib chiqayotgan yuqori hajmli davrlarda juda qimmatli bo'ladi.
Chunki hatto eng tajribali yuridik mutaxassislar ham o'zlarining yigirmanchi sotuvchi qizil chizig'ini kunning taqqoslagandan so'ng, oxir-oqibat o'zlarining kognitiv chegaralariga yetib kelishdi.
Ko'rinish ko'pgina tashkilotlar tushunganidan ham muhimroq
Ko'pgina bizneslar shartnomalarni imzolashga katta e'tibor berishadi.
Keyin darhol ularni yo'qoting.
Yangilash sanalari sezilmay o'tib ketadi. Majburiyatlar unutiladi. Asosiy atamalarni topish qiyinlashadi. Mulkchilik noaniq bo'lib qoladi.
Umumiy diskning biron bir joyida bir necha oy oldin qayta ko'rib chiqilishi kerak bo'lgan kelishuv mavjud.
Kuchli CLM tizimi butun shartnoma portfeli bo'ylab markazlashtirilgan ko'rinishni yaratadi.
Jamoalar darhol quyidagilarni amalga oshirishlari mumkin:
- Bajarilgan shartnomalarni qidirish
- Yangilash muddatlarini kuzatib boring
- Majburiyatlar va bosqichlarni kuzatib boring
- Tasdiqlash tarixlarini ko'rib chiqing
- Audit hisobotlarini yarating
- Shartnoma samaradorligi tendentsiyalarini tahlil qiling
Ushbu ko'rinish, ayniqsa, auditlar, muvofiqlikni ko'rib chiqish, yetkazib beruvchilar bilan bog'liq nizolar yoki rahbariyat hisobot berish sikllari paytida juda muhimdir.
Rahbarlar to'satdan javoblarga muhtoj bo'lganda, qidiruvga qulay, markazlashtirilgan shartnomaviy razvedkaga ega bo'lish ishonch va vahima o'rtasidagi farqdir.
Jamoalar o'rtasida yaxshiroq hamkorlik
Shartnomalar deyarli barcha bo'limlarga tegishli.
Huquqiy, savdo, ta'minot, moliya, operatsiyalar va muvofiqlik turli bosqichlarda rol o'ynaydi.
Umumiy tizim bo'lmasa, hamkorlik parchalanib ketadi.
Zamonaviy shartnoma hayot aylanishini boshqarish platformalari har bir manfaatdor tomon bir xil haqiqat manbasidan ishlashi mumkin bo'lgan yagona muhitni yaratadi.
Izohlar, tuzatishlar, tasdiqlashlar, holat yangilanishlari va versiyalar tarixi ko'rinadigan va tartibli bo'lib qoladi.
Bu takroriy ishlarni kamaytiradi, ko'rib chiqish sikllarini qisqartiradi va o'zaro funktsional moslashtirishni yaxshilaydi.
Bu shuningdek, har bir tashkilot oxir-oqibat eshitadigan qo'rqinchli savolni ham yo'q qiladi:
"Kuting... qaysi versiyani ko'rib chiqyapmiz?"
Shartnoma hayot aylanishini boshqarish aslida nazorat haqida
"Shartnoma hayot aylanishini boshqarish" iborasi texnik jihatdan to'g'ri eshitiladi.
Ehtimol, hatto biroz quruq.
Lekin terminologiya ostida ancha sodda narsa bor.
Boshqaruv.
Zamonaviy tashkilotlar keraksiz xavf tug'dirmasdan tez harakat qilish uchun shartnomalarga muhtoj. Ular chalkashliklarsiz hamkorlikka, qat'iyliksiz standartlashtirishga, cheksiz maqom yig'ilishlarisiz ko'rinishga muhtoj.
Samarali shartnoma hayot aylanishini boshqarish aynan shuni ta'minlaydi.
Yorqin boshqaruv panellari emas.
Bo'sh dasturiy ta'minot va'dalari emas.
Boshqa hech bir platforma xodimi ishga qabul qilingandan so'ng jimgina chiqib ketmaydi.
Shunchaki toza ish jarayonlari.
Tezroq tasdiqlashlar.
Yaxshiroq nazorat.
Kamroq xatolar.
Va, ehtimol, eng muhimi, butun jamoa shartnoma qayerga g'oyib bo'lganini o'ylaydigan holatlar kamroq.
