Saat 8'de ofisten çıkıyorsunuz, 9'daki görüşme için 35 dakika kuzeye, ardından o müşteri sadece sabah saatlerinde müsait olduğu için 11'deki görüşme için 50 dakika güneye gidiyorsunuz, sonra da üç hafta önce planladığınız bir görüşme için saat 2'de tekrar kuzeye dönüyorsunuz. Saat 4'e kadar 140 mil yol kat etmiş ve üç görüşme yapmış oluyorsunuz. Gün dolu ve takvim oldukça iyi görünüyor ve bu sekiz saatin yaklaşık dört saati araç içinde geçiyor. Bu modeli beş kişilik bir ekipte uyguladığınızda, küçük bir şirket insanları harita üzerinde hareket ettirmek için iki tam maaş ödüyor demektir.
Boşa Geçen Bir Haftanın Şekli
Boşa giden yolculukların belirgin bir geometrisi vardır. Güzergah kendi kendini keser ve aynı banliyödeki randevular haftanın farklı günlerine denk gelir. Bir temsilci, beş aydır ziyaret etmediği bir müşterinin iki mil yakınından geçer ve farkına bile varmaz, çünkü müşteri listesi alfabetiktir ve günün planında hiçbir şey yol konumuna göre düzenlenmemiştir.
Bunların hiçbiri disiplin sorunu değil. Sorun, müşterilerin nerede olduklarına dair bir bilgiye sahip olmadan, müşterilerin sunduğu sıraya göre tek tek toplantı ayarlamaktan kaynaklanıyor. Eksik olan girdi harita.
Örtüşen Kapsama Alanları ve Çapraz Güzergahlar
En kötü senaryo, iki satış temsilcisinin aynı bölgede çalışması durumunda yaşanır. Küçük şirketlerde bu yaygındır, çünkü bölgeler genellikle hatlardan ziyade kişisel ilişkilerden doğar. Bir satış temsilcisinin doğu bölgesinde bir müşterisi vardır çünkü sahibiyle aynı okula gitmiştir. Diğerinin ise aynı sanayi bölgesinde üç müşterisi vardır. Her ikisi de farklı günlerde aynı 30 mil mesafeyi katederek, rakibin tek ziyarette hallettiği müşterilere hizmet vermektedir.
Öncelikle sınırları belirlemek, herhangi birinin rotasını optimize etmeden önce, tekrarlanan kilometreleri ortadan kaldırır. Ayrıca, küçük bir işletmede sessizce zaman kaybına neden olan bir sorunu da çözer: Müşteri iki kişi arasında kaldığında kim arayacak? Her belirsiz durum bir telefon görüşmesine, dahili bir e-postaya ve bazen iki ziyarete yol açar.
Çakışmaları düzeltmek, küçük bir şirkette genellikle bir öğleden sonralık bir iştir. Müşteri listesini çıkarın, son bir yılda her isimle kimin görüştüğünü işaretleyin ve ihtilaflı her hesabı, yol bağlantısı açısından en yakın kişiye verin. İlişki nedeniyle birkaçını tutmakta fayda var ve bunları o an için istisna olarak belirtmek, daha sonra kimsenin bunları emsal olarak değerlendirmesini engeller.
Güzergah Çalışmalarından Önce Sınır Çalışmaları
Her hesap tek bir kişiye ait olduğunda, günlük rota düzgün bir şekilde planlanabilir. Bir temsilcinin tek bir bölgeyi kapsaması durumunda, kağıt haritadaki işaretler yeterli olur. Bir bölgeyi paylaşan iki veya daha fazla temsilcinin hesap konumlarını ve sahiplik bilgilerini aynı ekranda görmesi gerekir; bu da satış bölgesi yönetim yazılımının amacıdır ve posta koduna göre sıralanmış bir elektronik tablo bir süreliğine orta yolu karşılar.
Randevu alma alışkanlıkları, harita onarımlarının bir parçası değildir. Müşterinin sunduğu her randevuyu kabul eden bir temsilci, planlama ne kadar iyi olursa olsun, düzensiz bir hafta ortaya çıkaracaktır.
Bir Gün İçinde Randevu Sıralaması
Zaman tasarrufunun büyük kısmı, toplantıların sıralanmasında yatmaktadır. Bir günde altı mil yarıçapında dört toplantı, ertesi gün başka bir yarıçapta dört toplantı planlamak, yaklaşık yarı sürüş mesafesiyle aynı sekiz toplantıyı gerçekleştirmenizi sağlar. Bu durakları en uzak noktadan eve doğru sıralamak, en uzun sürüşü trafiğin daha hafif olduğu ve dikkatin daha taze olduğu günün başına denk getirir.
Matematikçiler, bu temel bilmeceyi yüzyıldır " gezgin satıcı problemi" adı altında inceliyorlar ve çok sayıda durak için kesin cevabı hesaplamak gerçekten zor. Bir saha temsilcisinin kesin cevaba ihtiyacı yok. Sekiz durağı mantıklı bir şekilde, gözle sıralamak, elde edilebilecek tasarrufun büyük bir kısmını sağlıyor ve mantıklı bir sıralama ile rastgele bir sıralama arasındaki fark genellikle günde 60 mil oluyor.
Randevu zaman aralıkları, sıralamayı mümkün kılıyor. Bir müşteri temsilcisi, müşteriye salı ve perşembe sabahları o bölgede olduğunu söylerse, çoğu zaman salı veya perşembe randevusu alıyor. Müşteriler, yöneticilerin beklediğinden çok daha kolay bir şekilde bunu kabul ediyor çünkü önümüzdeki üç haftadaki herhangi bir zaman diliminin alternatif teklifi onlar için daha faydalı değil.
Araç Kullanımında Geçirilen Zamanın Gizli Maliyetleri
Yakıt, en görünür ve en küçük maliyet kalemidir. Ulusal benzin fiyatları 2025 yılı boyunca yaklaşık olarak galon başına 2.79 dolar ile 4.56 dolar arasında dalgalandı; bu da, hiçbir ekip rota değiştirmeden, saha ekibinin aylık yakıt faturasını yüzlerce dolar değiştiriyor.
Sürüş tekniği bu rakamı biraz etkiliyor. Daha yumuşak hızlanma ve daha kısa rölanti süreleri daha az yakıt tüketiyor ve buradaki tasarruf tek haneli yüzdelerle ölçülüyor. Kilometre sayısını azaltmak, büyük bir rakam üreten tek değişikliktir.
Araç amortismanı ve bakım maliyetleri doğrudan kilometreye bağlıdır; bu nedenle yılda 22,000 mil ile 12,000 mil arasında filo işletme maliyetinde gerçek bir fark vardır. Günde altı saat araç kullanan satış temsilcileri, uzun süre oturmanın getirdiği sağlık sorunlarını üstlenirler ; bu da daha sonra devamsızlık ve işten ayrılmalar olarak ortaya çıkar. Ve en büyük dezavantajı fırsat maliyeti oluşturur, çünkü yılda 200 saatlik sürüş süresini geri kazanan bir temsilci, bu süreyi müşteri görüşmelerine ayırarak sipariş alabilir.
Sigorta ve kaza riski de değinilmesi gereken noktalar arasında. Daha fazla kilometre, daha fazla risk anlamına gelir ve kusurlu olduğunuz tek bir kaza, küçük bir şirketin üç yıllık primini etkileyebilir.
Bölge Günleri ve Müşteri Beklentileri
Bölge sınırları belirlendikten sonra günlerin bölgelere atanması iyi sonuç veriyor. Her bölgeye kendi hafta içi günü atanıyor, o bölgedeki müşteriler hangi güne denk geldiğini öğreniyor ve düzenli çalışma düzeni takvimin %80'ini kapsarken acil durumlar da ele alınabiliyor.
Planın bilinçli olarak bir boşluğa ihtiyacı var. Perşembe öğleden sonrasını boş bırakmak, haftaya teslimat sorununu, ani fiyat teklifi talebini ve ancak kısa sürede görüşebilecek müşteriyi yerleştirme imkanı sağlıyor ve bu olayların diğer üç günü bölmesini engelliyor. Her zaman dilimini dolduran ekipler sürekli olarak yeniden planlama yapmak zorunda kalıyor ki bu da boş öğleden sonranın maliyetinden daha fazla sürüş masrafına yol açıyor.
Müşteri yararı gerçek ve değişikliği tanıtırken yüksek sesle dile getirilmeye değer. Belirli bir günde bölgede bulunan bir tedarikçiyle randevu ayarlamak daha kolaydır ve müşteriler ziyareti rastgele verilmiş bir lütuf olarak görmeyi bırakırlar. Buna direnen temsilciler genellikle esnek görünmemekten korkarlar. Pratikte müşteriler tahmin edilebilir bir güne değer verir ve daha önce hiç kullanmadıkları sınırsız müsaitlikten vazgeçmenin onlara hiçbir maliyeti yoktur.
Çalışmayı Haklı Çıkaran Sayı
Bu işe değip değmeyeceğine karar vermeden önce hesaplamaları yapın. Günde 140 mil yol kat eden ve saatte 45 mil hızla giden bir satış temsilcisi, direksiyon başında yaklaşık 3 saat geçiriyor. Sınır temizliği ve sıralama ile bu süreyi üçte bir oranında azaltırsak, temsilci günde bir saat, haftada 5 saat ve yılda yaklaşık 230 saat tasarruf etmiş olur. Müşteri ziyareti başına bir saat ve sonrasındaki raporlama da dahil olmak üzere, aynı personel sayısı ve aynı maaş bütçesiyle 230 ek görüşme daha elde edilir. Beş kişilik bir ekip için, tek bir ekstra sipariş sayılmadan bile, tasarruf edilen kilometre beş haneli bir rakamdır.
