คู่มือฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับการบริหารจัดการวงจรชีวิตสัญญาสำหรับทีมงานยุคใหม่

สัญญาไม่ได้สูญหายไป

ทางเทคนิคแล้ว

“ยังอยู่ระหว่างการตรวจสอบ”

ซึ่งในหลายๆ องค์กรนั้น ถือเป็นคำพูดติดปากที่หมายความว่าไม่มีใครรู้แน่ชัดว่ามันอยู่ที่ไหน ใครเป็นคนถือ หรือทำไมมันถึงถูกวางทิ้งไว้เฉยๆ เป็นเวลาสิบเอ็ดวันแล้ว

ในขณะเดียวกัน ฝ่ายขายก็สอบถามสถานะความคืบหน้าทุกๆ สองสามชั่วโมง ฝ่ายจัดซื้อก็ติดตามเงื่อนไขการชำระเงินที่แก้ไขแล้ว ฝ่ายการเงินก็สงสัยว่าความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบได้รับการแก้ไขแล้วหรือไม่ ส่วนฝ่ายกฎหมายก็จมอยู่กับการเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม เอกสารฉบับซ้ำ และอีเมลที่แตกแขนงออกไปเป็นการสนทนาที่แตกต่างกันถึงหกหัวข้อ

นี่คือเหตุผลว่าทำไม การจัดการวงจรอายุสัญญา ได้กลายเป็นเรื่องสำคัญลำดับต้นๆ ในการปฏิบัติงานของทีมสมัยใหม่แล้ว

ไม่ใช่เพราะสัญญาต่างๆ กลายเป็นเรื่องน่าสนใจขึ้นมาทันทีทันใด ไม่ใช่อย่างนั้นเลย

แต่เนื่องจากในที่สุดธุรกิจต่างๆ ก็ตระหนักว่ากระบวนการทำสัญญาที่ไม่เป็นระบบนั้นบั่นทอนรายได้ ชะลอการเติบโต เพิ่มความเสี่ยง และสร้างความขัดแย้งที่ไม่จำเป็นระหว่างแผนกต่างๆ

กลยุทธ์การจัดการวงจรชีวิตสัญญาที่มีโครงสร้างจะช่วยแก้ปัญหาเหล่านั้นได้ โดยการสร้างความเป็นระเบียบ ความโปร่งใส และความรวดเร็วให้กับหนึ่งในกระบวนการทำงานทางธุรกิจที่สำคัญที่สุด

การจัดการวงจรชีวิตสัญญาหมายความว่าอย่างไรกันแน่

โดยพื้นฐานแล้ว การจัดการวงจรชีวิตสัญญา (CLM) หมายถึงกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบ กระบวนการ ครอบคลุมการบริหารจัดการสัญญาตั้งแต่การร้องขอครั้งแรก การลงนาม การต่ออายุ และการหมดอายุในที่สุด

ตามทฤษฎีแล้วเข้าใจง่าย

ในทางปฏิบัติแล้วมันยุ่งยากกว่ามาก

ข้อตกลงฉบับเดียวมักต้องผ่านผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายฝ่าย กระบวนการอนุมัติ การแก้ไข การตรวจสอบทางกฎหมาย การตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบ การเจรจา การลงนาม ระบบจัดเก็บข้อมูล และกระบวนการติดตามกำหนดเวลา

วงจรชีวิตของสัญญาสมัยใหม่โดยทั่วไปประกอบด้วย:

• คำขอและรับสัญญา
• การร่างและการสร้างแม่แบบ
• การตรวจสอบและการอนุมัติภายใน
• การเจรจาและการแบ่งเขตสีแดง
• การลงนามและลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
• การจัดเก็บและการจัดระเบียบ
• การตรวจสอบภาระผูกพัน
• การจัดการการต่ออายุ
• การรายงานและการวิเคราะห์

ทุกขั้นตอนล้วนมีโอกาสที่จะเกิดความล่าช้า ความสับสน หรือความเสี่ยง หากดำเนินการด้วยตนเอง

และเป็นเวลาหลายปีที่หลายบริษัทต่างยอมรับว่าความวุ่นวายนั้นเป็นเรื่องปกติ

ดังนั้นจึงเกิดการใช้สเปรดชีตติดตามข้อมูลอย่างไม่รู้จบ การขุดค้นเอกสารในกล่องจดหมายเข้า และเอกสารที่มีชื่อแปลกๆ เช่น Final_Version_Approved_Actual_Final_v12

พูดตามตรงแล้ว เป็นเรื่องน่าทึ่งมากที่บางทีมยังสามารถทำงานต่อไปได้

เหตุใดกระบวนการทำสัญญาแบบดั้งเดิมจึงใช้ไม่ได้ผลอีกต่อไป

วิธีการจัดการสัญญาแบบเดิมนั้นเหมาะสำหรับองค์กรที่มีการดำเนินงานช้ากว่า

เมื่อหลายปีก่อน กระบวนการทำงานที่ไม่เชื่อมโยงกันยังคงสามารถดำเนินต่อไปได้ เพราะวงจรการทำธุรกรรมดำเนินไปในจังหวะที่คาดเดาได้ง่ายกว่า ทีมงานมีขนาดเล็กกว่า โครงสร้างการอนุมัติไม่ซับซ้อน และการปฏิบัติตามกฎระเบียบก็ง่ายขึ้น ความต้องการ เบากว่า

สภาพแวดล้อมแบบนั้นไม่มีอยู่อีกต่อไปแล้ว

ธุรกิจสมัยใหม่เคลื่อนไหวเร็วขึ้น ขยายตัวเร็วขึ้น และดำเนินงานภายใต้การตรวจสอบทางกฎหมายและข้อบังคับที่เข้มงวดกว่าที่เคยเป็นมา สัญญาต่างๆ ไม่ใช่เอกสารทางกฎหมายที่หยุดนิ่งอยู่ในตู้เก็บเอกสารอีกต่อไป

สิ่งเหล่านี้คือโครงสร้างพื้นฐานในการปฏิบัติงาน

เมื่อกระบวนการทำสัญญาเกิดความผิดพลาด ผลที่ตามมาจะเกิดขึ้นทันที:

• การรับรู้รายได้ล่าช้า
• ปัญหาคอขวดในการจัดซื้อ
• พลาดโอกาสในการต่อสัญญา
• ช่องโหว่ด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
• ภาระงานด้านกฎหมายที่เพิ่มขึ้น
• ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในองค์กรที่รู้สึกไม่พอใจ

และนี่คือความจริงที่น่าอึดอัดใจ: ความล่าช้าส่วนใหญ่ไม่ได้เกิดจากความซับซ้อนทางกฎหมาย

ปัญหาเหล่านี้เกิดขึ้นเนื่องจากขั้นตอนการทำงานกระจัดกระจาย

บางคนลืมอนุมัติข้อกำหนด ผู้ตรวจสอบแก้ไขเวอร์ชันผิด ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียถูกตัดออกจากกระบวนการ ข้อตกลงที่ลงนามแล้วไม่ได้รับการจัดเก็บอย่างถูกต้อง

ทันใดนั้น สิ่งที่ควรจะเป็นกระบวนการสองวันกลับยืดเยื้อไปเป็นสองสัปดาห์

ระบบ CLM สมัยใหม่ได้รับการออกแบบมาเพื่อขจัดปัญหาขัดข้องเหล่านี้

ระบบอัตโนมัติเปลี่ยนแปลงทุกสิ่ง

ข้อได้เปรียบที่สำคัญที่สุดของการจัดการวงจรชีวิตสัญญาในยุคปัจจุบันคือระบบอัตโนมัติ

แทนที่จะพึ่งพาการกำหนดเส้นทางด้วยตนเอง การติดตามทางอีเมล และความรู้เดิมขององค์กร ระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติจะเคลื่อนย้ายสัญญาผ่านเส้นทางการอนุมัติที่กำหนดไว้ล่วงหน้าโดยพิจารณาจากปัจจัยต่างๆ เช่น:

• ประเภทสัญญา
• ระดับความเสี่ยง
• ความเป็นเจ้าของแผนก
• ภูมิภาคทางภูมิศาสตร์
• มูลค่าสัญญา
• การปฏิบัติตามข้อกำหนด

หมายความว่าต่อไปนี้จะไม่ต้องเดาอีกแล้วว่าใครต้องตรวจสอบอะไรบ้าง

ระบบจะจัดการการกำหนดเส้นทางโดยอัตโนมัติ

อาจฟังดูเหมือนเป็นการปรับปรุงการดำเนินงานเล็กน้อย แต่ผลกระทบนั้นมหาศาล

ระบบอัตโนมัติช่วยลดปัญหาคอขวด เนื่องจากความคืบหน้าไม่ขึ้นอยู่กับการตรวจสอบกล่องจดหมายหรือความจำอีกต่อไป สัญญาต่างๆ ดำเนินไปตามกฎที่กำหนดไว้ สร้างขั้นตอนการทำงานที่คาดการณ์ได้ ลดความล่าช้า และเพิ่มความรับผิดชอบ

ทีมต่างๆ จะได้รับข้อมูลที่ชัดเจนในทันทีเกี่ยวกับ:

• กรณีที่สัญญาต่างๆ หยุดชะงักอยู่ในขณะนี้
• ใครเป็นเจ้าของก้าวต่อไป
• โดยทั่วไปแล้วการอนุมัติใช้เวลานานแค่ไหน
• ขั้นตอนใดบ้างที่มักทำให้เกิดความล่าช้า

ความชัดเจนในการดำเนินงานในระดับนี้ช่วยลดความขัดแย้งในที่ทำงานได้อย่างมาก

และใช่แล้ว มันยังช่วยลดอีเมล "เช็คความเรียบร้อย" ลงได้อย่างมากอีกด้วย

การกำหนดมาตรฐานช่วยลดความเสี่ยง

หนึ่งในปัญหาด้านสัญญาที่พบบ่อยที่สุดในองค์กรที่กำลังเติบโตคือ ความไม่สอดคล้องกัน

แผนกต่างๆ มักใช้เทมเพลตเดียวกันในเวอร์ชันที่แตกต่างกัน ภาษาเก่าๆ ยังคงฝังอยู่ในเอกสารที่ล้าสมัย ข้อความต่างๆ ถูกแก้ไขโดยปราศจากการกำกับดูแลทางกฎหมาย

สิ่งนี้ก่อให้เกิดความเสี่ยง

ข้อกำหนดการชดเชยที่ล้าสมัย ข้อความที่ขาดหายไปเกี่ยวกับการปฏิบัติตามกฎหมาย หรือการแก้ไขที่ไม่ได้รับอนุญาต อาจก่อให้เกิดปัญหาในระยะยาวหลังจากลงนามในข้อตกลงแล้ว

การจัดการวงจรชีวิตของสัญญาช่วยแก้ปัญหานี้ได้ด้วยการกำหนดมาตรฐานจากส่วนกลาง

แม่แบบที่ได้รับการอนุมัติจะกลายเป็นจุดเริ่มต้นโดยค่าเริ่มต้น คลังข้อกำหนดช่วยให้มั่นใจได้ว่าภาษาที่ใช้ในข้อตกลงต่างๆ นั้นสอดคล้องกัน จุดตรวจสอบการตรวจสอบอัตโนมัติจะป้องกันไม่ให้สัญญาดำเนินการต่อโดยไม่ได้รับการอนุมัติที่จำเป็น

แพลตฟอร์มขั้นสูงหลายแห่งยังมีคุณสมบัติการตรวจสอบโดยใช้ AI ที่ช่วยระบุภาษาที่ผิดปกติ ข้อความที่ขาดหายไป หรือการเบี่ยงเบนจากมาตรฐานที่ได้รับการอนุมัติ

การสนับสนุนดังกล่าวจะมีประโยชน์อย่างยิ่งในช่วงที่มีปริมาณงานสูง เมื่อทีมกฎหมายต้องตรวจสอบข้อตกลงหลายสิบฉบับพร้อมกัน

เพราะแม้แต่นักกฎหมายที่มีประสบการณ์มากที่สุดก็ยังถึงขีดจำกัดทางความคิดหลังจากเปรียบเทียบเอกสารแก้ไขสัญญาจากผู้ขายรายที่ยี่สิบของวัน

การมองเห็นได้ชัดเจนนั้นสำคัญกว่าที่องค์กรส่วนใหญ่ตระหนัก

ธุรกิจหลายแห่งให้ความสำคัญอย่างมากกับการเซ็นสัญญาให้เรียบร้อย

จากนั้นก็คลาดสายตาจากพวกเขาไปทันที

วันครบกำหนดต่ออายุผ่านไปโดยไม่ทันสังเกต ข้อผูกพันถูกลืมเลือน ข้อกำหนดสำคัญหายากขึ้นเรื่อยๆ กรรมสิทธิ์ไม่ชัดเจน

ในไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันมีข้อตกลงฉบับหนึ่งที่ควรได้รับการเจรจาใหม่เมื่อหลายเดือนก่อนแล้ว

ระบบ CLM ที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้มองเห็นภาพรวมของพอร์ตโฟลิโอสัญญาทั้งหมดได้จากส่วนกลาง

ทีมต่างๆ สามารถทำสิ่งต่อไปนี้ได้ทันที:

• ค้นหาข้อตกลงที่ดำเนินการแล้ว
• ติดตามกำหนดเวลาการต่ออายุ
• ติดตามภาระผูกพันและเป้าหมายสำคัญ
• ตรวจสอบประวัติการอนุมัติ
• จัดทำรายงานการตรวจสอบ
• วิเคราะห์แนวโน้มประสิทธิภาพของสัญญา

ความโปร่งใสนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งในช่วงการตรวจสอบ การตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ข้อพิพาทกับผู้ขาย หรือรอบการรายงานต่อผู้บริหาร

เมื่อผู้บริหารต้องการคำตอบอย่างกะทันหัน การมีข้อมูลสัญญาที่ค้นหาได้และรวมศูนย์ไว้ด้วยกัน จะเป็นตัวกำหนดว่าผู้บริหารจะมั่นใจหรือตื่นตระหนก

การทำงานร่วมกันระหว่างทีมที่ดีขึ้น

สัญญามีความเกี่ยวข้องกับเกือบทุกแผนก

ฝ่ายกฎหมาย ฝ่ายขาย ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายการเงิน ฝ่ายปฏิบัติการ และฝ่ายปฏิบัติตามกฎระเบียบ ล้วนมีบทบาทในขั้นตอนต่างๆ กัน

หากไม่มีระบบที่ใช้ร่วมกัน การทำงานร่วมกันก็จะขาดความต่อเนื่อง

แพลตฟอร์มการจัดการวงจรชีวิตสัญญาสมัยใหม่สร้างสภาพแวดล้อมที่เป็นหนึ่งเดียว ซึ่งช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกฝ่ายสามารถทำงานจากแหล่งข้อมูลเดียวกันได้

ความคิดเห็น การแก้ไข การอนุมัติ การอัปเดตสถานะ และประวัติเวอร์ชันจะยังคงแสดงให้เห็นและจัดระเบียบอย่างเป็นระบบ

วิธีนี้จะช่วยลดงานซ้ำซ้อน ลดระยะเวลาการตรวจสอบ และปรับปรุงการทำงานร่วมกันระหว่างฝ่ายต่างๆ

นอกจากนี้ยังช่วยขจัดคำถามที่น่ากลัวซึ่งทุกองค์กรต้องได้ยินในที่สุด:

“เดี๋ยวก่อน… เรากำลังรีวิวเวอร์ชั่นไหนอยู่นะ?”

การจัดการวงจรชีวิตสัญญาคือเรื่องของการควบคุมอย่างแท้จริง

วลี “การจัดการวงจรชีวิตสัญญา” ฟังดูเป็นศัพท์เทคนิค

อาจจะแห้งไปหน่อยด้วยซ้ำ

แต่ภายใต้คำศัพท์เหล่านั้นกลับมีบางสิ่งที่เรียบง่ายกว่านั้นซ่อนอยู่

ควบคุม.

องค์กรสมัยใหม่ต้องการสัญญาที่ดำเนินการได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ก่อให้เกิดความเสี่ยงที่ไม่จำเป็น พวกเขาต้องการความร่วมมือโดยปราศจากความสับสน การกำหนดมาตรฐานโดยไม่แข็งกระด้าง และความโปร่งใสโดยไม่ต้องมีการประชุมรายงานความคืบหน้าไม่รู้จบ

นั่นคือสิ่งที่การบริหารจัดการวงจรชีวิตสัญญาที่มีประสิทธิภาพมอบให้

ไม่ใช่แดชบอร์ดที่ฉูดฉาด

ไม่ใช่คำสัญญาซอฟต์แวร์ที่ว่างเปล่า

นี่ไม่ใช่แพลตฟอร์มอีกแพลตฟอร์มหนึ่งที่พนักงานจะทิ้งไปเงียบๆ หลังจากการฝึกอบรมเสร็จสิ้น

ขั้นตอนการทำงานที่สะอาดตาขึ้น

อนุมัติได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

การกำกับดูแลที่ดีขึ้น

ทำผิดพลาดน้อยลง

และที่สำคัญที่สุดคือ ลดช่วงเวลาที่ทั้งทีมต้องมานั่งสงสัยว่าสัญญาหายไปไหนในครั้งนี้