คุณออกจากออฟฟิศเวลา 8 โมงเช้า ขับรถไปทางเหนือ 35 นาทีเพื่อไปพบลูกค้าตอน 9 โมงเช้า จากนั้นขับไปทางใต้ 50 นาทีเพื่อไปพบลูกค้าตอน 11 โมงเช้า เพราะลูกค้าคนนั้นรอได้แค่ช่วงเช้า แล้วขับกลับไปทางเหนือตอนบ่าย 2 โมงเพื่อไปพบลูกค้าที่คุณนัดไว้เมื่อสามสัปดาห์ก่อน พอถึง 4 โมงเย็น คุณขับรถไปแล้ว 140 ไมล์และคุยกับลูกค้าไป 3 คน วันนั้นงานเต็มวันและตารางงานก็ดูดี และประมาณสี่ชั่วโมงจากแปดชั่วโมงนั้นหมดไปกับการอยู่ในรถ ลองนึกภาพรูปแบบนี้กับทีมงานห้าคนดูสิ บริษัทเล็กๆ แห่งหนึ่งต้องจ่ายเงินเดือนเต็มจำนวนสองคนเพื่อแค่ให้คนไปขับรถไปมาตามแผนที่เท่านั้นเอง
รูปแบบของสัปดาห์ที่สูญเปล่า
การเดินทางที่ไร้ประโยชน์มีรูปแบบที่สังเกตได้ชัดเจน เส้นทางตัดกันเอง และนัดหมายในย่านชานเมืองเดียวกันกลับอยู่ในวันต่างกันของสัปดาห์ พนักงานขายขับรถผ่านลูกค้าที่ไม่ได้ไปติดต่อมาห้าเดือนโดยไม่ทันสังเกต เพราะรายชื่อลูกค้าเรียงตามตัวอักษร และแผนงานประจำวันไม่ได้จัดเรียงตามตำแหน่งบนถนน
ทั้งหมดนั้นไม่ใช่ปัญหาเรื่องระเบียบวินัย มันเกิดจากการจองนัดหมายทีละครั้ง ตามลำดับที่ลูกค้าเสนอมา โดยไม่มีข้อมูลว่าลูกค้าเหล่านั้นอยู่ที่ไหนกันแน่ แผนที่คือข้อมูลที่ขาดหายไป
พื้นที่ครอบคลุมทับซ้อนและเส้นทางตัดกัน
สถานการณ์ที่เลวร้ายที่สุดเกิดขึ้นเมื่อพนักงานขายสองคนแบ่งพื้นที่กัน ในบริษัทขนาดเล็กนั้นเป็นเรื่องปกติ เพราะเขตพื้นที่มักเติบโตจากความสัมพันธ์ส่วนตัวมากกว่าการแบ่งเขตตามสายงาน พนักงานขายคนหนึ่งมีลูกค้าอยู่ในเขตทางตะวันออกเพราะเคยเรียนโรงเรียนเดียวกันกับเจ้าของบริษัท ส่วนอีกคนมีลูกค้าสามรายในนิคมอุตสาหกรรมเดียวกัน ทั้งสองคนต้องขับรถผ่านระยะทาง 30 ไมล์ในวันต่างกันเพื่อให้บริการลูกค้าที่คู่แข่งสามารถดูแลได้ด้วยการไปเยี่ยมเพียงครั้งเดียว
การกำหนดขอบเขตก่อนที่จะปรับเส้นทางให้เหมาะสมสำหรับทุกคน จะช่วยลดระยะทางที่ซ้ำซ้อน นอกจากนี้ยังช่วยแก้ปัญหาที่มักทำให้เสียเวลาในธุรกิจขนาดเล็ก ซึ่งก็คือ ใครจะเป็นคนโทรหาลูกค้าเมื่อมีลูกค้าอยู่ระหว่างสองคน บัญชีที่ไม่ชัดเจนแต่ละบัญชีจะนำไปสู่การโทรศัพท์ อีเมลภายใน และบางครั้งอาจมีการไปพบลูกค้าสองครั้ง
การแก้ไขปัญหาความซ้ำซ้อนมักใช้เวลาเพียงช่วงบ่ายเดียวในบริษัทขนาดเล็ก ดึงรายชื่อลูกค้าออกมา ทำเครื่องหมายว่าใครเคยติดต่อลูกค้าแต่ละรายในรอบปีที่ผ่านมา และมอบบัญชีลูกค้าที่มีข้อขัดแย้งทั้งหมดให้กับบุคคลที่อยู่ใกล้ตัวที่สุด ควรเก็บรักษาบัญชีลูกค้าบางส่วนไว้เนื่องจากความสัมพันธ์ที่ดี และการระบุบัญชีเหล่านั้นเป็นข้อยกเว้นในขณะนั้นจะช่วยป้องกันไม่ให้ใครนำไปใช้เป็นบรรทัดฐานในภายหลัง
งานกำหนดขอบเขตก่อนงานวางเส้นทาง
เมื่อบัญชีลูกค้าแต่ละบัญชีเป็นของคนๆ เดียวแล้ว การวางแผนเส้นทางประจำวันก็จะทำได้อย่างเหมาะสม การปักหมุดลงบนแผนที่กระดาษก็เพียงพอแล้วสำหรับพนักงานขายคนเดียวที่ดูแลหนึ่งเขต แต่หากมีพนักงานขายสองคนขึ้นไปที่ดูแลพื้นที่เดียวกัน จำเป็นต้องดูตำแหน่งที่ตั้งของบัญชีลูกค้าและความเป็นเจ้าของบนหน้าจอเดียวกัน ซึ่งเป็นสิ่งที่ซอฟต์แวร์บริหารจัดการเขตการขายมีอยู่เพื่อทำ และสเปรดชีตที่จัดเรียงตามรหัสไปรษณีย์ก็ช่วยแก้ปัญหาในระดับกลางๆ ได้ชั่วคราว
พฤติกรรมการจองเป็นส่วนสำคัญที่ทำให้ตารางงานไม่เป็นระเบียบ พนักงานที่รับนัดหมายทุกครั้งที่ลูกค้าเสนอ จะทำให้ตารางงานในแต่ละสัปดาห์กระจัดกระจาย ไม่ว่าการวางแผนจะดีแค่ไหนก็ตาม
การจัดลำดับการนัดหมายภายในหนึ่งวัน
การจัดลำดับเวลาเป็นส่วนที่ช่วยให้ประหยัดเวลาได้มากที่สุด การนัดหมายสี่ครั้งในรัศมีหกไมล์ในวันหนึ่ง และอีกสี่ครั้งในรัศมีอื่นในวันถัดไป จะทำให้ได้จำนวนการประชุมแปดครั้งเท่ากัน โดยใช้เวลาขับรถน้อยลงประมาณครึ่งหนึ่ง การจัดลำดับจุดแวะพักจากจุดที่ไกลที่สุดกลับมาที่บ้านยังช่วยให้การเดินทางไกลที่สุดอยู่ในช่วงต้นของวัน ซึ่งการจราจรเบาบางกว่าและสมาธิยังสดชื่นอยู่
นักคณิตศาสตร์ได้ศึกษาปริศนาพื้นฐานนี้มานานกว่าศตวรรษภายใต้ชื่อ ปัญหา พนักงานขายเดินทางและคำตอบที่แน่นอนสำหรับจำนวนจุดแวะพักจำนวนมากนั้นคำนวณได้ยากอย่างแท้จริง พนักงานขายภาคสนามไม่จำเป็นต้องมีคำตอบที่แน่นอน การจัดลำดับจุดแวะพักแปดจุดอย่างเหมาะสมด้วยสายตาจะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้มากที่สุด และความแตกต่างระหว่างการจัดลำดับอย่างเหมาะสมกับการจัดลำดับแบบสุ่มมักจะทำให้ประหยัดได้ถึง 60 ไมล์ต่อวัน
การกำหนดช่วงเวลาในการจองทำให้การจัดลำดับเป็นไปได้ พนักงานขายที่แจ้งลูกค้าว่าตนเองอยู่ในพื้นที่นั้นในเช้าวันอังคารและวันพฤหัสบดี มักจะได้รับการนัดหมายในวันอังคารหรือวันพฤหัสบดีเป็นส่วนใหญ่ ลูกค้าจะยอมรับข้อเสนอนี้ได้ง่ายกว่าที่ผู้จัดการคาดคิด เพราะข้อเสนอทางเลือกอื่น ๆ เช่น การจองในช่วงเวลาใดก็ได้ในอีกสามสัปดาห์ข้างหน้า ไม่ได้มีประโยชน์ต่อพวกเขามากกว่า
ต้นทุนแฝงของเวลาที่รถจอดนิ่ง
เชื้อเพลิงเป็นต้นทุนที่เห็นได้ชัดและเป็นต้นทุนที่น้อยที่สุด ราคาน้ำมันเบนซินทั่วประเทศผันผวนระหว่างประมาณ 2.79 ดอลลาร์ถึง 4.56 ดอลลาร์ต่อแกลลอนตลอดปี 2025 ซึ่งส่งผลให้ค่าใช้จ่ายน้ำมันรายเดือนของทีมงานภาคสนามเปลี่ยนแปลงไปหลายร้อยดอลลาร์โดยที่ไม่มีใครเปลี่ยนเส้นทางเลยแม้แต่เส้นเดียว
เทคนิคการขับขี่ส่งผลต่อตัวเลขการประหยัดน้ำมันเพียงเล็กน้อย การเร่งความเร็วที่นุ่มนวลขึ้นและการจอดรถติดเครื่องยนต์ในระยะเวลาสั้นลงจะช่วย ประหยัด น้ำมันได้มากขึ้นและการประหยัดในส่วนนี้วัดได้เป็นเปอร์เซ็นต์หลักเดียว การลดระยะทางการขับขี่เองเป็นเพียงการเปลี่ยนแปลงเดียวที่ทำให้ประหยัดน้ำมันได้มาก
ค่าเสื่อมราคาและการบำรุงรักษารถยนต์มีความสัมพันธ์โดยตรงกับระยะทางการใช้งาน ดังนั้นระยะทาง 22,000 ไมล์ต่อปี เทียบกับ 12,000 ไมล์ จึงมีความแตกต่างอย่างมากในต้นทุนการดำเนินงานของยานพาหนะ พนักงานขายที่ใช้เวลาขับรถวันละหกชั่วโมงต้องแบกรับภาระด้านสุขภาพจากการนั่งเป็นเวลานานซึ่งจะส่งผลให้เกิดการขาดงานและการลาออกในภายหลัง และต้นทุนค่าเสียโอกาสเป็นต้นทุนที่สำคัญที่สุด เพราะพนักงานขายที่สามารถชดเชยเวลาขับรถได้ 200 ชั่วโมงต่อปี สามารถนำเวลาเหล่านั้นไปใช้ในการพูดคุยกับลูกค้าซึ่งจะนำไปสู่การสั่งซื้อได้
เรื่องประกันภัยและความเสี่ยงจากอุบัติเหตุก็ควรได้รับการกล่าวถึงเช่นกัน ระยะทางที่มากขึ้นหมายถึงความเสี่ยงที่มากขึ้น และอุบัติเหตุที่เกิดจากความผิดของตนเองเพียงครั้งเดียวก็อาจส่งผลต่อเบี้ยประกันของบริษัทขนาดเล็กได้นานถึงสามปี
วันโซนและความคาดหวังของลูกค้า
การกำหนดวันให้กับแต่ละพื้นที่นั้นได้ผลดีเมื่อกำหนดขอบเขตเรียบร้อยแล้ว แต่ละพื้นที่จะมีวันในสัปดาห์ของตนเอง ลูกค้าในพื้นที่นั้นจะทราบว่าวันนั้นคือวันอะไร และรูปแบบการให้บริการประจำจะครอบคลุม 80% ของปฏิทิน ในขณะที่ยังคงสามารถจัดการกับเหตุฉุกเฉินได้
รูปแบบนี้จำเป็นต้องมีช่องว่างที่ตั้งใจเว้นไว้หนึ่งช่อง การเว้นช่วงบ่ายวันพฤหัสบดีว่างไว้ จะทำให้ทั้งสัปดาห์มีที่ว่างสำหรับปัญหาการจัดส่ง คำขอใบเสนอราคาอย่างกะทันหัน และลูกค้าที่สามารถนัดพบได้ในระยะเวลาสั้นๆ และยังช่วยป้องกันไม่ให้เหตุการณ์เหล่านั้นรบกวนตารางงานของอีกสามวัน ทีมที่จองทุกช่องว่างจนเต็ม จะต้องเลื่อนตารางงานอยู่ตลอด ซึ่งทำให้เสียค่าใช้จ่ายในการเดินทางมากกว่าการเว้นช่วงบ่ายว่างไว้เสียอีก
ประโยชน์ที่ลูกค้าจะได้รับนั้นมีอยู่จริงและควรพูดออกมาดัง ๆ เมื่อแนะนำการเปลี่ยนแปลงนี้ ซัพพลายเออร์ที่อยู่ในพื้นที่ในวันเวลาที่กำหนดจะทำให้การวางแผนตารางงานง่ายขึ้น และลูกค้าจะไม่มองว่าการมาเยี่ยมเยียนเป็นการให้ความช่วยเหลือแบบสุ่มอีกต่อไป ตัวแทนขายที่ต่อต้านเรื่องนี้มักกลัวว่าจะดูไม่ยืดหยุ่น ในทางปฏิบัติ ลูกค้าให้คุณค่ากับวันที่คาดเดาได้ และความพร้อมให้บริการแบบไม่จำกัดเวลาที่พวกเขาไม่เคยใช้มาก่อนนั้นก็ไม่ได้ทำให้พวกเขาเสียค่าใช้จ่ายใด ๆ เลย
ตัวเลขที่คุ้มค่ากับงาน
ลองคำนวณดูก่อนตัดสินใจว่ามันคุ้มค่ากับความยุ่งยากหรือไม่ พนักงานขายที่ขับรถวันละ 140 ไมล์ด้วยความเร็ว 45 ไมล์ต่อชั่วโมง ใช้เวลาอยู่หลังพวงมาลัยประมาณ 3 ชั่วโมง หากลดเวลาลงหนึ่งในสามด้วยการจัดการขอบเขตและลำดับขั้นตอน พนักงานขายจะประหยัดเวลาได้วันละหนึ่งชั่วโมง หรือ 5 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ หรือประมาณ 230 ชั่วโมงต่อปี หากใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงต่อการเยี่ยมลูกค้าหนึ่งครั้ง รวมทั้งการเขียนรายงานหลังการเยี่ยมลูกค้า นั่นหมายถึงการสนทนาเพิ่มเติม 230 ครั้งจากจำนวนพนักงานและเงินเดือนเท่าเดิม สำหรับทีมงานห้าคน ประหยัดระยะทางในการเดินทางเพียงอย่างเดียวก็มีมูลค่าหลักหมื่นแล้ว ก่อนที่จะนับรวมคำสั่งซื้อเพิ่มเติมแม้แต่รายการเดียว
