ఒప్పందం రద్దు కాలేదు.
సాంకేతికంగా.
అది “ఇంకా సమీక్షలో ఉంది.”
చాలా సంస్థలలో, దీని అర్థం ఏమిటంటే, అది కచ్చితంగా ఎక్కడ ఉందో, అది ఎవరి దగ్గర ఉందో, లేదా పదకొండు రోజులుగా దాన్ని ఎందుకు ముట్టుకోకుండా వదిలేశారో ఎవరికీ తెలియదు.
ఇంతలో, సేల్స్ విభాగం ప్రతి కొన్ని గంటలకూ స్టేటస్ అప్డేట్ల కోసం అడుగుతోంది. ప్రొక్యూర్మెంట్ విభాగం సవరించిన చెల్లింపు నిబంధనల కోసం వెంటపడుతోంది. కంప్లయన్స్ రిస్క్లను పరిష్కరించారా లేదా అని ఫైనాన్స్ విభాగం ఆలోచిస్తోంది. లీగల్ విభాగం ట్రాక్డ్ చేంజెస్, డూప్లికేట్ వెర్షన్లు, మరియు ఎలాగో ఆరు వేర్వేరు సంభాషణలుగా విడిపోయిన ఈమెయిల్ థ్రెడ్ల కింద కూరుకుపోయింది.
సరిగ్గా ఇందుకు కారణం ఒప్పంద జీవితచక్ర నిర్వహణ ఆధునిక జట్లకు ఇది ఒక తీవ్రమైన కార్యాచరణ ప్రాధాన్యతగా మారింది.
ఒప్పందాలు అకస్మాత్తుగా ఉత్తేజకరంగా మారినందువల్ల కాదు. అవి అలా మారలేదు.
కానీ, అస్తవ్యస్తమైన ఒప్పంద ప్రక్రియలు నిశ్శబ్దంగా ఆదాయాన్ని హరించివేస్తాయని, వృద్ధిని మందగింపజేస్తాయని, నష్టభయాన్ని పెంచుతాయని, మరియు విభాగాల మధ్య అనవసరమైన ఘర్షణను సృష్టిస్తాయని వ్యాపారాలు ఎట్టకేలకు గ్రహించాయి.
ఒక క్రమబద్ధమైన కాంట్రాక్ట్ లైఫ్సైకిల్ మేనేజ్మెంట్ వ్యూహం, అత్యంత కీలకమైన వ్యాపార వర్క్ఫ్లోలలో ఒకదానికి క్రమబద్ధత, పారదర్శకత మరియు వేగాన్ని తీసుకురావడం ద్వారా ఆ సమస్యలను పరిష్కరిస్తుంది.
కాంట్రాక్ట్ లైఫ్సైకిల్ మేనేజ్మెంట్ అంటే నిజానికి ఏమిటి
సరళంగా చెప్పాలంటే, కాంట్రాక్ట్ లైఫ్సైకిల్ మేనేజ్మెంట్ (CLM) అనేది ప్రారంభం నుండి ముగింపు వరకు ఉండే ప్రక్రియను సూచిస్తుంది. ప్రక్రియ ప్రారంభ అభ్యర్థన నుండి అమలు, పునరుద్ధరణ మరియు చివరి గడువు ముగిసే వరకు ఒప్పందాలను నిర్వహించడం.
సిద్ధాంతపరంగా సూటిగా ఉంటుంది.
ఆచరణలో మరింత గందరగోళంగా ఉంటుంది.
ఒకే ఒప్పందం తరచుగా పలు భాగస్వాములు, ఆమోద శ్రేణులు, సవరణలు, చట్టపరమైన సమీక్షలు, అనుపాలన తనిఖీలు, చర్చలు, సంతకాలు, నిల్వ వ్యవస్థలు మరియు గడువు పర్యవేక్షణ ప్రక్రియల గుండా వెళుతుంది.
ఆధునిక ఒప్పంద జీవితచక్రంలో సాధారణంగా ఇవి ఉంటాయి:
- ఒప్పంద అభ్యర్థనలు మరియు స్వీకరణ
- డ్రాఫ్టింగ్ మరియు టెంప్లేట్ సృష్టి
- అంతర్గత సమీక్షలు మరియు ఆమోదాలు
- సంప్రదింపులు మరియు రెడ్లైనింగ్
- అమలు మరియు ఇ-సంతకం
- నిల్వ మరియు సంస్థ
- బాధ్యత పర్యవేక్షణ
- పునరుద్ధరణ నిర్వహణ
- రిపోర్టింగ్ మరియు విశ్లేషణలు
మాన్యువల్గా నిర్వహించినప్పుడు ప్రతి దశ ఆలస్యం, గందరగోళం లేదా ప్రమాదానికి దారితీసే అవకాశాలను కల్పిస్తుంది.
మరియు సంవత్సరాల తరబడి, అనేక కంపెనీలు ఆ గందరగోళాన్ని సాధారణమైనదిగా అంగీకరించాయి.
అందుకే ఈ అంతులేని స్ప్రెడ్షీట్ ట్రాకర్లు. ఈ ఇన్బాక్స్ పురావస్తు శాస్త్రం. Final_Version_Approved_Actual_Final_v12 వంటి రహస్యమైన పేర్లు గల డాక్యుమెంట్లు.
నిజం చెప్పాలంటే, కొన్ని జట్లు అసలు పనిచేయగలిగాయన్నదే ఆశ్చర్యకరమైన విషయం.
సాంప్రదాయ ఒప్పంద ప్రక్రియలు ఇకపై ఎందుకు పనిచేయవు
ఒప్పందాలను నిర్వహించే పాత పద్ధతి నెమ్మదిగా పనిచేసే సంస్థల కోసం రూపొందించబడింది.
సంవత్సరాల క్రితం, ఒప్పందాల చక్రాలు మరింత ఊహించదగిన వేగంతో సాగడం వల్ల, విడివిడిగా ఉండే కార్యప్రవాహాలను తట్టుకోవడం సాధ్యమయ్యేది. బృందాలు చిన్నవిగా ఉండేవి. ఆమోద నిర్మాణాలు తక్కువ సంక్లిష్టంగా ఉండేవి. అనుగుణ్యత అవసరాలు తేలికగా ఉండేవి.
ఆ వాతావరణం ఇప్పుడు లేదు.
ఆధునిక వ్యాపారాలు మునుపెన్నడూ లేనంత వేగంగా ముందుకు సాగుతున్నాయి, వేగంగా విస్తరిస్తున్నాయి మరియు అధిక చట్టపరమైన, నియంత్రణపరమైన పరిశీలనలో పనిచేస్తున్నాయి. ఒప్పందాలు ఇకపై ఫైలింగ్ క్యాబినెట్లలో మూలన పడి ఉండే నిశ్చలమైన చట్టపరమైన పత్రాలు కావు.
అవి కార్యాచరణ మౌలిక సదుపాయాలు.
ఒప్పంద ప్రక్రియలు విఫలమైనప్పుడు, దాని పర్యవసానాలు తక్షణమే ఉంటాయి:
- ఆదాయ గుర్తింపులో జాప్యం
- సేకరణ అడ్డంకులు
- కోల్పోయిన పునరుద్ధరణ అవకాశాలు
- సమ్మతి దుర్బలత్వాలు
- పెరిగిన న్యాయపరమైన పనిభారం
- నిరాశ చెందిన అంతర్గత వాటాదారులు
ఇక్కడ ఒక ఇబ్బందికరమైన నిజం ఉంది: చాలా ఆలస్యాలకు చట్టపరమైన సంక్లిష్టత కారణం కాదు.
వర్క్ఫ్లోలు విచ్ఛిన్నంగా ఉండటం వల్ల ఇవి జరుగుతాయి.
ఎవరైనా ఒక నిబంధనను ఆమోదించడం మర్చిపోతారు. ఒక సమీక్షకుడు తప్పుడు ప్రతిని సవరిస్తాడు. ఒక వాటాదారుడు గొలుసు నుండి మినహాయించబడతాడు. అమలు చేయబడిన ఒప్పందం ఎప్పటికీ సరిగ్గా నిల్వ చేయబడదు.
అకస్మాత్తుగా, రెండు రోజుల్లో పూర్తి కావాల్సిన ప్రక్రియ రెండు వారాల పాటు సాగుతుంది.
ఆధునిక CLM వ్యవస్థలు ఈ వైఫల్యాలను తొలగించడానికి రూపొందించబడ్డాయి.
ఆటోమేషన్ ప్రతిదీ మారుస్తుంది
ఆధునిక కాంట్రాక్ట్ లైఫ్సైకిల్ మేనేజ్మెంట్ యొక్క అత్యంత ముఖ్యమైన ప్రయోజనం ఆటోమేషన్.
మాన్యువల్ రూటింగ్, ఇమెయిల్ ఫాలో-అప్లు మరియు సంస్థాగత జ్ఞాపకశక్తిపై ఆధారపడటానికి బదులుగా, ఆటోమేటెడ్ వర్క్ఫ్లోలు ఈ క్రింది అంశాల ఆధారంగా ముందుగా నిర్వచించిన ఆమోద మార్గాల ద్వారా కాంట్రాక్టులను ముందుకు నడిపిస్తాయి:
- ఒప్పంద రకం
- ప్రమాద స్థాయి
- విభాగ యాజమాన్యం
- భౌగోళిక ప్రాంతం
- ఒప్పంద విలువ
- వర్తింపు అవసరాలు
దీని అర్థం, ఎవరు దేనిని సమీక్షించాలో ఇకపై ఊహించాల్సిన అవసరం లేదు.
సిస్టమ్ రూటింగ్ను స్వయంచాలకంగా నిర్వహిస్తుంది.
అది ఒక చిన్న కార్యాచరణ మెరుగుదలలా అనిపించవచ్చు, కానీ దాని ప్రభావం అపారమైనది.
పురోగతి ఇకపై ఇన్బాక్స్ పర్యవేక్షణ లేదా జ్ఞాపకశక్తిపై ఆధారపడదు కాబట్టి, ఆటోమేషన్ అడ్డంకులను తగ్గిస్తుంది. కాంట్రాక్టులు నిర్ధారిత నియమాల ప్రకారం జరుగుతాయి, ఇది ఆలస్యాలను తగ్గించి, జవాబుదారీతనాన్ని మెరుగుపరిచే ఊహించదగిన కార్యప్రవాహాన్ని సృష్టిస్తుంది.
జట్లు వీటిని తక్షణమే చూడగలుగుతాయి:
- ప్రస్తుతం ఒప్పందాలు నిలిచిపోయిన చోట
- తదుపరి దశకు యజమాని ఎవరు?
- ఆమోదాలకు సాధారణంగా ఎంత సమయం పడుతుంది
- ఏ దశలు నిరంతరం ఆలస్యాన్ని కలిగిస్తాయి
ఈ స్థాయి కార్యాచరణ స్పష్టత కార్యాలయ ఘర్షణను అసాధారణ స్థాయిలో తొలగిస్తుంది.
అవును, ఇది కేవలం పలకరించడానికి పంపే ఈమెయిల్లను కూడా గణనీయంగా తగ్గిస్తుంది.
ప్రామాణీకరణ ప్రమాదాన్ని తగ్గిస్తుంది
అభివృద్ధి చెందుతున్న సంస్థలలో సర్వసాధారణంగా ఎదురయ్యే ఒప్పంద సమస్యలలో ఒకటి అస్థిరత.
వివిధ విభాగాలు తరచుగా ఒకే టెంప్లేట్ యొక్క విభిన్న వెర్షన్లను ఉపయోగిస్తాయి. పాత భాష కాలం చెల్లిన పత్రాలలో పొందుపరచబడి ఉంటుంది. చట్టపరమైన పర్యవేక్షణ లేకుండా నిబంధనలు సవరించబడతాయి.
ఇది ప్రమాదాన్ని సృష్టిస్తుంది.
కాలం చెల్లిన నష్టపరిహార నిబంధన, లోపించిన అనుపాలన భాష, లేదా అనధికార సవరణ వంటివి ఒప్పందంపై సంతకం చేసిన చాలా కాలం తర్వాత కూడా సమస్యలను సృష్టించగలవు.
కాంట్రాక్ట్ లైఫ్సైకిల్ మేనేజ్మెంట్ కేంద్రీకృత ప్రామాణీకరణ ద్వారా దీనిని పరిష్కరిస్తుంది.
ఆమోదించబడిన టెంప్లేట్లు డిఫాల్ట్ ప్రారంభ స్థానంగా మారతాయి. క్లాజ్ లైబ్రరీలు ఒప్పందాలన్నింటిలో స్థిరమైన భాషను నిర్ధారిస్తాయి. ఆటోమేటెడ్ రివ్యూ చెక్పాయింట్లు అవసరమైన ఆమోదాలు లేకుండా కాంట్రాక్టులు ముందుకు సాగకుండా నిరోధిస్తాయి.
అనేక అధునాతన ప్లాట్ఫారమ్లు అసాధారణమైన భాష, లోపించిన నిబంధనలు లేదా ఆమోదించబడిన ప్రమాణాల నుండి విచలనాలను గుర్తించే AI-సహాయక సమీక్ష సామర్థ్యాలను కూడా కలిగి ఉంటాయి.
న్యాయ బృందాలు ఒకేసారి డజన్ల కొద్దీ ఒప్పందాలను సమీక్షిస్తున్న అధిక పనిభారం గల సమయాల్లో ఆ మద్దతు ప్రత్యేకంగా విలువైనదిగా మారుతుంది.
ఎందుకంటే అత్యంత అనుభవజ్ఞులైన న్యాయ నిపుణులు కూడా, ఆ రోజు ఇరవయ్యవ వెండర్ రెడ్లైన్ను పోల్చిన తర్వాత, చివరికి వారి గ్రహణశక్తి పరిమితికి చేరుకుంటారు.
చాలా సంస్థలు గ్రహించిన దానికంటే దృశ్యమానతకే ఎక్కువ ప్రాముఖ్యత ఉంది
చాలా వ్యాపారాలు ఒప్పందాలపై సంతకాలు చేయించుకోవడంపై తీవ్రంగా దృష్టి పెడతాయి.
తర్వాత వెంటనే వారి జాడను కోల్పోతారు.
పునరుద్ధరణ తేదీలు గమనించకుండానే గడిచిపోతాయి. బాధ్యతలు మరచిపోతారు. ముఖ్యమైన నిబంధనలను గుర్తించడం కష్టమవుతుంది. యాజమాన్యం అస్పష్టంగా మారుతుంది.
షేర్డ్ డ్రైవ్లో ఎక్కడో ఒక ఒప్పందం ఉంది, దానిని ఖచ్చితంగా నెలల క్రితమే పునఃసమీక్షించి ఉండాల్సింది.
పటిష్టమైన CLM వ్యవస్థ మొత్తం కాంట్రాక్ట్ పోర్ట్ఫోలియో అంతటా కేంద్రీకృత పర్యవేక్షణను కల్పిస్తుంది.
జట్లు తక్షణమే చేయగలవు:
- అమలు చేయబడిన ఒప్పందాలను శోధించండి
- పునరుద్ధరణ గడువులను ట్రాక్ చేయండి
- బాధ్యతలు మరియు మైలురాళ్లను పర్యవేక్షించండి
- ఆమోద చరిత్రలను సమీక్షించండి
- ఆడిట్ నివేదికలను రూపొందించండి
- ఒప్పంద పనితీరు ధోరణులను విశ్లేషించండి
ఆడిట్లు, కంప్లయన్స్ సమీక్షలు, వెండర్ వివాదాలు లేదా నాయకత్వ రిపోర్టింగ్ సైకిల్స్ సమయంలో ఈ విజిబిలిటీ ప్రత్యేకంగా విలువైనది.
అధికారులకు అకస్మాత్తుగా సమాధానాలు అవసరమైనప్పుడు, శోధించగలిగే, కేంద్రీకృత కాంట్రాక్ట్ సమాచారం ఉండటమే విశ్వాసానికి, భయానికి మధ్య ఉన్న తేడా.
జట్ల మధ్య మెరుగైన సహకారం
ఒప్పందాలు దాదాపు ప్రతి విభాగాన్ని ప్రభావితం చేస్తాయి.
చట్టపరమైన, అమ్మకాల, సేకరణ, ఆర్థిక, కార్యకలాపాలు మరియు నియమపాలన అన్నీ వేర్వేరు దశలలో పాత్ర పోషిస్తాయి.
ఉమ్మడి వ్యవస్థ లేకపోతే, సహకారం విచ్ఛిన్నమవుతుంది.
ఆధునిక కాంట్రాక్ట్ లైఫ్సైకిల్ మేనేజ్మెంట్ ప్లాట్ఫారమ్లు ఒక ఏకీకృత వాతావరణాన్ని సృష్టిస్తాయి, దీనిలో ప్రతి వాటాదారుడు ఒకే ప్రామాణిక సమాచార మూలం నుండి పని చేయగలరు.
వ్యాఖ్యలు, సవరణలు, ఆమోదాలు, స్థితి నవీకరణలు మరియు వెర్షన్ చరిత్రలు కనిపించేలా మరియు వ్యవస్థీకృతంగా ఉంటాయి.
ఇది పునరావృతమయ్యే పనిని తగ్గిస్తుంది, సమీక్షా చక్రాలను కుదించి, వివిధ విభాగాల మధ్య సమన్వయాన్ని మెరుగుపరుస్తుంది.
అంతేకాకుండా, ప్రతి సంస్థ చివరికి ఎదుర్కొనే భయంకరమైన ప్రశ్నను కూడా ఇది తొలగిస్తుంది:
ఒక్క నిమిషం... మనం ఏ వెర్షన్ను సమీక్షిస్తున్నాం?
కాంట్రాక్ట్ లైఫ్సైకిల్ మేనేజ్మెంట్ అనేది నిజానికి నియంత్రణకు సంబంధించినది.
“కాంట్రాక్ట్ లైఫ్సైకిల్ మేనేజ్మెంట్” అనే పదబంధం సాంకేతికంగా అనిపిస్తుంది.
బహుశా కొద్దిగా పొడిగా కూడా ఉండవచ్చు.
కానీ ఈ పదజాలం వెనుక చాలా సరళమైన విషయం ఉంది.
కంట్రోల్.
ఆధునిక సంస్థలకు అనవసరమైన నష్టాన్ని కలిగించకుండా వేగంగా ముందుకు సాగడానికి ఒప్పందాలు అవసరం. వాటికి గందరగోళం లేని సహకారం కావాలి. కఠినత్వం లేని ప్రామాణీకరణ కావాలి. అంతులేని స్థితి సమావేశాలు లేని పారదర్శకత కావాలి.
సమర్థవంతమైన కాంట్రాక్ట్ లైఫ్సైకిల్ మేనేజ్మెంట్ అందించేది అదే.
ఆడంబరమైన డాష్బోర్డ్లు కాదు.
సాఫ్ట్వేర్ ఇచ్చేవి వట్టి వాగ్దానాలు కావు.
ఆన్బోర్డింగ్ తర్వాత ఉద్యోగులు మౌనంగా వదిలివేసే మరో ప్లాట్ఫారమ్ ఇది కాదు.
మరింత శుభ్రమైన కార్యప్రవాహాలు.
వేగవంతమైన ఆమోదాలు.
మెరుగైన పర్యవేక్షణ.
తక్కువ తప్పులు.
మరియు బహుశా అన్నింటికన్నా ముఖ్యంగా, ఈసారి కాంట్రాక్ట్ ఎక్కడికి మాయమైపోయిందో అని మొత్తం జట్టు ఆశ్చర్యపోయే సందర్భాలు తక్కువగా ఉంటాయి.
