Kontrata nuk u humb.
Teknikisht.
Ishte "ende duke u shqyrtuar".
Gjë që, në shumë organizata, është një shkurtim profesional, sepse askush nuk e di saktësisht se ku ndodhet, kush e ka ose pse ka qëndruar i paprekur për njëmbëdhjetë ditë.
Ndërkohë, sektori i shitjeve kërkon përditësime të statusit çdo disa orë. Prokurimi po ndjek kushtet e rishikuara të pagesës. Financa po pyet veten nëse janë adresuar rreziqet e pajtueshmërisë. Sektori ligjor është i fshehur nën ndryshimet e gjurmuara, versionet e dyfishta dhe temat e email-eve që disi u degëzuan në gjashtë biseda të ndryshme.
Kjo është pikërisht arsyeja pse menaxhimi i ciklit te jetes se kontrates është bërë një përparësi serioze operacionale për ekipet moderne.
Jo sepse kontratat papritmas u bënë emocionuese. Nuk u bënë.
Por sepse bizneset më në fund e kanë kuptuar se proceset e çorganizuara të kontratave i shterojnë në heshtje të ardhurat, ngadalësojnë rritjen, rrisin ekspozimin ndaj riskut dhe krijojnë fërkime të panevojshme midis departamenteve.
Një strategji e strukturuar e menaxhimit të ciklit jetësor të kontratës zgjidh këto probleme duke sjellë rregull, dukshmëri dhe shpejtësi në një nga rrjedhat e punës më kritike të biznesit.
Çfarë do të thotë në të vërtetë Menaxhimi i Ciklit Jetësor të Kontratës
Në formën e tij më të thjeshtë, menaxhimi i ciklit jetësor të kontratës (CLM) i referohet procesit nga fillimi në fund. proces të menaxhimit të kontratave nga kërkesa fillestare deri te ekzekutimi, rinovimi dhe skadimi përfundimtar.
E drejtpërdrejtë në teori.
Shumë më e rrëmujshme në praktikë.
Një marrëveshje e vetme shpesh kalon nëpër shumë palë të interesuara, zinxhirë miratimi, rishikime, shqyrtime ligjore, kontrolle përputhshmërie, negociata, nënshkrime, sisteme ruajtjeje dhe procese ndjekjeje të afateve.
Një cikël jetësor kontrate moderne zakonisht përfshin:
- Kërkesat për kontrata dhe pranimi
- Hartimi dhe krijimi i shablloneve
- Rishikime dhe miratime të brendshme
- Negocimi dhe vendosja e vijave të kuqe
- Ekzekutimi dhe nënshkrimi elektronik
- Magazinimi dhe organizimi
- Monitorimi i detyrimeve
- Menaxhimi i rinovimit
- Raportimi dhe analitika
Çdo fazë sjell mundësi për vonesë, konfuzion ose rrezik kur trajtohet manualisht.
Dhe për vite me radhë, shumë kompani e pranuan atë kaos si normalitet.
Prandaj edhe gjurmuesit e pafund të spreadsheet-eve. Arkeologjia e kutisë hyrëse. Dokumentet me emra misterioz si Final_Version_Approved_Actual_Final_v12.
Sinqerisht, është mbresëlënëse që disa ekipe arritën të funksiononin fare.
Pse proceset tradicionale të kontratave nuk funksionojnë më
Mënyra e vjetër e menaxhimit të kontratave u ndërtua për organizatat më të ngadalta.
Vite më parë, rrjedhat e punës të shkëputura ishin të përballueshme sepse ciklet e marrëveshjeve lëviznin me një ritëm më të parashikueshëm. Ekipet ishin më të vogla. Strukturat e miratimit ishin më pak komplekse. Pajtueshmëria Kërkesat ishin më të lehta.
Ai mjedis nuk ekziston më.
Bizneset moderne lëvizin më shpejt, zgjerohen më shpejt dhe veprojnë nën një shqyrtim më të madh ligjor dhe rregullator se kurrë më parë. Kontratat nuk janë më dokumente ligjore statike që qëndrojnë në arkiva.
Ato janë infrastrukturë operative.
Kur proceset e kontratave prishen, pasojat janë të menjëhershme:
- Njohja e vonuar e të ardhurave
- Pengesa në prokurim
- Mundësi të humbura për rinovim
- Dobësitë e pajtueshmërisë
- Rritja e ngarkesës ligjore
- Palët e interesuara të brendshme të frustruara
Dhe ja e vërteta e pakëndshme: shumica e vonesave nuk shkaktohen nga kompleksiteti ligjor.
Ato ndodhin sepse rrjedhat e punës janë të fragmentuara.
Dikush harron të miratojë një klauzolë. Një recensues redakton versionin e gabuar. Një palë e interesuar përjashtohet nga zinxhiri. Një marrëveshje e ekzekutuar nuk ruhet kurrë siç duhet.
Papritmas, ajo që duhej të kishte qenë një proces dy-ditor zvarritet në dy javë.
Sistemet moderne CLM janë të dizajnuara për të eliminuar këto prishje.
Automatizimi ndryshon gjithçka
Avantazhi më i rëndësishëm i menaxhimit modern të ciklit jetësor të kontratave është automatizimi.
Në vend që të mbështeten në rrugëzimin manual, ndjekjet me email dhe memorien institucionale, rrjedhat e punës të automatizuara i lëvizin kontratat përmes shtigjeve të paracaktuara të miratimit bazuar në faktorë si:
- Lloji i kontratës
- Niveli i rrezikut
- Pronësia e departamentit
- Rajoni gjeografik
- Vlera e kontratës
- Kërkesat e pajtueshmërisë
Kjo do të thotë që nuk ka më nevojë të hamendësosh se kush duhet të rishikojë çfarë.
Sistemi e trajton drejtimin automatikisht.
Kjo mund të tingëllojë si një përmirësim i vogël operativ, por ndikimi është i jashtëzakonshëm.
Automatizimi zvogëlon pengesat sepse progresi nuk varet më nga monitorimi i kutisë hyrëse ose kujtesa. Kontratat lëvizin sipas rregullave të përcaktuara, duke krijuar një rrjedhë pune të parashikueshme që zvogëlon vonesat dhe përmirëson llogaridhënien.
Ekipet fitojnë dukshmëri të menjëhershme në:
- Ku kontratat janë aktualisht të bllokuara
- Kush e zotëron hapin tjetër
- Sa kohë zgjasin zakonisht miratimet
- Cilat faza krijojnë vazhdimisht vonesa
Ky nivel i qartësisë operacionale eliminon një sasi të jashtëzakonshme fërkimi në vendin e punës.
Dhe po, gjithashtu ul ndjeshëm numrin e emaileve që “thjesht kontrollohen”.
Standardizimi zvogëlon rrezikun
Një nga problemet më të zakonshme të kontratave brenda organizatave në rritje është mospërputhja.
Departamente të ndryshme shpesh përdorin versione të ndryshme të të njëjtit shabllon. Gjuha e trashëguar mbetet e ngulitur në dokumentet e vjetruara. Klauzolat redaktohen pa mbikëqyrje ligjore.
Kjo krijon rrezik.
Një klauzolë e vjetëruar dëmshpërblimi, mungesa e gjuhës së pajtueshmërisë ose një rishikim i paautorizuar mund të krijojnë probleme shumë kohë pasi të nënshkruhet marrëveshja.
Menaxhimi i ciklit jetësor të kontratës e zgjidh këtë nëpërmjet standardizimit të centralizuar.
Modelet e miratuara bëhen pika fillestare e parazgjedhur. Bibliotekat e klauzolave sigurojnë gjuhë të qëndrueshme në të gjitha marrëveshjet. Pikat e kontrollit të rishikimit automatik parandalojnë që kontratat të përparojnë pa miratimet e kërkuara.
Shumë platforma të përparuara përfshijnë gjithashtu aftësi rishikimi të asistuara nga inteligjenca artificiale që identifikojnë gjuhë të pazakontë, klauzola që mungojnë ose devijime nga standardet e miratuara.
Kjo mbështetje bëhet veçanërisht e vlefshme gjatë periudhave me volum të lartë, kur ekipet ligjore po shqyrtojnë dhjetëra marrëveshje njëkohësisht.
Sepse edhe profesionistët ligjorë më me përvojë përfundimisht arrijnë limitin e tyre njohës pasi krahasojnë kufirin e tyre të njëzetë të kuq të shitësve të ditës.
Dukshmëria ka më shumë rëndësi sesa e kuptojnë shumica e organizatave
Shumë biznese përqendrohen intensivisht në nënshkrimin e kontratave.
Pastaj humbisni menjëherë gjurmët e tyre.
Datat e rinovimit kalojnë pa u vënë re. Detyrimet harrohen. Termat kyç bëhen të vështirë për t'u gjetur. Pronësia bëhet e paqartë.
Diku në një makinë të përbashkët ndodhet një marrëveshje që absolutisht duhej të ishte rinegociuar muaj më parë.
Një sistem i fortë CLM krijon dukshmëri të centralizuar në të gjithë portofolin e kontratave.
Ekipet mund të bëjnë menjëherë:
- Kërko marrëveshjet e ekzekutuara
- Afatet e rinovimit të pistave
- Monitoroni detyrimet dhe arritjet
- Rishikoni historikun e miratimeve
- Gjeneroni raportet e auditimit
- Analizoni trendet e performancës së kontratës
Kjo dukshmëri është veçanërisht e vlefshme gjatë auditimeve, rishikimeve të pajtueshmërisë, mosmarrëveshjeve me shitësit ose cikleve të raportimit të lidershipit.
Kur drejtuesit papritmas kanë nevojë për përgjigje, të paturit e inteligjencës së kontratave të centralizuar dhe të kërkueshme është ndryshimi midis besimit dhe panikut.
Bashkëpunim më i mirë midis ekipeve
Kontratat prekin pothuajse çdo departament.
Sektori ligjor, ai i shitjeve, i prokurimit, i financave, i operacioneve dhe i pajtueshmërisë luajnë të gjitha një rol në faza të ndryshme.
Pa një sistem të përbashkët, bashkëpunimi bëhet i fragmentuar.
Platformat moderne të menaxhimit të ciklit jetësor të kontratave krijojnë një mjedis të unifikuar ku çdo palë e interesuar mund të punojë nga i njëjti burim i së vërtetës.
Komentet, rishikimet, miratimet, përditësimet e statusit dhe historiku i versioneve mbeten të dukshme dhe të organizuara.
Kjo zvogëlon punën e dyfishtë, shkurton ciklet e rishikimit dhe përmirëson harmonizimin ndërfunksional.
Gjithashtu eliminon pyetjen e frikshme që çdo organizatë e dëgjon përfundimisht:
"Prit… cilin version po shqyrtojmë?"
Menaxhimi i Ciklit Jetësor të Kontratës ka të bëjë me Kontrollin
Fraza "menaxhimi i ciklit jetësor të kontratës" tingëllon teknike.
Ndoshta edhe pak e thatë.
Por poshtë terminologjisë fshihet diçka shumë më e thjeshtë.
Kontrollit.
Organizatat moderne kanë nevojë për kontrata për të lëvizur shpejt pa futur rreziqe të panevojshme. Ato kanë nevojë për bashkëpunim pa konfuzion. Standardizim pa ngurtësi. Dukshmëri pa takime të pafundme për statusin.
Kjo është ajo që ofron menaxhimi efektiv i ciklit jetësor të kontratës.
Jo panele të shndritshme.
Jo premtime boshe për softuerë.
Asnjë tjetër platformë që punonjësit e tyre e braktisin në heshtje pasi janë integruar në kompani.
Vetëm rrjedha pune më të pastra.
Miratime më të shpejta.
Mbikëqyrje më e mirë.
Më pak gabime.
Dhe ndoshta më e rëndësishmja, më pak momente kur një ekip i tërë mbetet duke menduar se ku u zhduk kontrata deri në këtë kohë.
