ماڻهو تعاون ڪري سگھن ٿا، حصيداري ڪري سگھن ٿا ۽ محفوظ طور تي دستاويز رکي سگھن ٿا ۽ آن لائن ڊيٽا رومز پاران پيش ڪيل محفوظ ۽ وسيلن واري ماحول ۾ پيچيده ڊيلز کي پار ڪري سگھن ٿا. VDR فراهم ڪندڙ ڪنهن به ڪاروباري صنعت ۾ عملي طور تي ڪنهن به صورتحال لاءِ حل پيدا ڪن ٿا. هڪ مجازي ڊيٽا روم جي سڀ کان وڌيڪ سڌي تعريف آهي بهترين مشق "ڊجيٽل انٽرنيٽ اسٽوريج." ٻئي طرف، اهي مختلف اوزار مهيا ڪن ٿا ڪم جي عمل کي بهتر ڪرڻ ۽ پروجيڪٽ جي مڪمل ٿيڻ کي تيز ڪرڻ لاءِ آن لائن مخزن هجڻ جي علاوه. هڪ مجازي ڊيٽا روم قائم ڪرڻ هڪ ڊگهو عمل آهي، تنهنڪري هتي هن مضمون ۾ پيروي ڪرڻ لاء آسان قدم آهن.
توهان کي هڪ ورچوئل ڊيٽا روم استعمال ڪرڻ جي ضرورت ڇو آهي
توهان دستاويزن مان ڪم ڪرڻ جي طريقن تي ڪيترو وقت ضايع ڪندا آهيو؟ جيڪڏهن اهو عمل تمام گهڻو اڳڪٿي ڪيو ويو آهي، ٻي صورت ۾، فائلن سان گڏ، ماڻهن جي ترتيب کي ٽوڙي ٿو، بي ترتيب جي حقيقت، جيڪو قيمتي پرولتاريه وقت جو اندازو لڳائي ٿو، بلڪل ناگزير آهي. جيتوڻيڪ ورچوئل ڊيٽا روم سافٽ ويئر ورچوئل ڊيل روم کي انهن مختلف پيچيده ڪيسن کي منهن ڏيڻ ۾ مدد ڏيندو:
- پهرين، توهان کي صرف پندرهن منٽن جي ضرورت پوندي مجازي روشني جي ذاتي آفيس ۾ رجسٽر ڪرڻ لاء.
- ٻيو، توهان کي هڪ تمام تيز رفتار تي فائلن جو هڪ اهم تعداد ڊائون لوڊ ڪرڻ جو موقعو آهي ۽ انهن کي منطقي طور تي قائم ڪرڻ. جيڪڏهن توهان وٽ ڪيترائي ڪاغذي دستاويز آهن، ته پوءِ ماهرن جي هڪ فوج توهان کي هر شي کي ڊجيٽل ڪرڻ ۽ درست ڪرڻ ۾ مدد ڪندي.
- ٽيون، توهان وري فوري طور تي فائيل فارميٽ ۾ ترميم ڪري سگهو ٿا ۽ گهربل دستاويز ڳولي سگهو ٿا سمارٽ سرچ استعمال ڪندي. ۽ سڀ کان اهم، توهان کي ان جي سيڪيورٽي جي باري ۾ پريشان ٿيڻ کان سواء فائل کي تمام جلدي ورهائڻ جو موقعو هوندو.
ورچوئل ڊيٽا چيمبرز نه رڳو ڪاروبار لاءِ خاموش اختيارن مان هڪ آهن پر هڪ تمام قابل اعتماد پڻ. سموري معلومات محفوظ سرور تي رکيل آهي ڪمري ۾ سختي سان محدود رسائي سان. ان صورت ۾ ته توهان جي ڪمپيوٽر جي ڊيٽا بيچيني سان ختم ٿي وئي آهي، توهان هميشه اضافي ڪاپيون استعمال ڪرڻ جي قابل هوندا.
اهو نوٽ ڪيو وڃي ٿو ته حفاظتي پروٽوڪول بجلي سان شروع ٿيندڙ خاص مسئلن کي ڇڪيندا آهن، انهي ڪري ته قدرتي آفت جي صورت ۾، توهان کي انٽرنيشنل ورچوئل ڊيٽا روم سافٽ ويئر جي بي ترتيب سروس جي ضمانت ڏني وئي آهي. ۽، يقينا، اهو سڀ ڪجهه ناهي. ساڳيء طرح، توهان جي وڊيو فائلون بنيادي طور تي محفوظ آهن رياست جي آرٽ ٽرانسميشن رڪارڊز طرفان. ان جي برعڪس، جڏهن پڙهندڙ توهان جو دستاويز وصول ڪري ٿو، تنهن ڪري هن کي انگن اکرن جي تصديق جي ٻن مرحلن مان گذرڻ تي مجبور ڪيو ويندو. صرف انهي جي نتيجي ۾ هو انهن فنڪشن کي استعمال ڪرڻ جي قابل هوندو جيڪو توهان هن ڏانهن کوليو آهي. مثال طور، رڪنيت کي محفوظ موڊ ۾ ڏسو، تبديليون رڪارڊ ڪريو، ڊائون لوڊ ڪريو يا پرنٽ ڪريو.
وڃو datarooms.org.uk ورچوئل ڊيٽا روم استعمال ڪرڻ جي خاصيتن ۽ ڪاروبار لاءِ انهن جي فائدن بابت وڌيڪ سکڻ لاءِ.
هڪ ورچوئل ڊيٽا روم ڪيئن سيٽ اپ ڪجي
1. بهترين VDR حل چونڊيو
صحيح VDR فراهم ڪندڙ چونڊڻ توهان کي M&A ٽرانزيڪشن، فنڊ گڏ ڪرڻ جي رائونڊ، آڊٽ، ۽ ڪنهن به صورتحال لاءِ تيار ڪرڻ ۾ مدد ڏيندو جتي توهان کي حساس معلومات ٽئين پارٽي سان شيئر ڪرڻ جي ضرورت آهي. فڪٽرن تي غور ڪرڻ جي پڪ ڪريو جهڙوڪ:
- فيچر سيٽ: VDRs سادي فائل جي ذخيرن کان گهڻو وڌيڪ آهن - اهي پڻ توهان کي منظم ڪرڻ، ٽيگ ڪرڻ، ۽ دستاويزن جي ڳولا ۾ مدد ڪري سگهن ٿيون، ٻين خاصيتن جي وچ ۾ (وڌيڪ هن تي بعد ۾).
- استعمال ۾ آسان: ٽرانزيڪشن دوران وقت ضايع ڪرڻ کان بچڻ لاء، وي ڊي آرز کي آسان ۽ سيٽ اپ ڪرڻ ۽ استعمال ڪرڻ ۾ آسان هجڻ گهرجي.
- سيڪيورٽي: توهان جي VDR جي پسند کي مضبوط حفاظتي خاصيتون هجڻ گهرجن انهي کي يقيني بڻائڻ لاءِ ته توهان جو ڊيٽا تالا ۽ چاٻي جي تحت محفوظ هوندو.
- استعمال ڪندڙ جو بنياد: اچو ته ھڪڙي اندازي سان تخميني استعمال ڪندڙن جي تعداد لاءِ جيڪي VDR تائين پھچندا، ۽ پڪ ڪريو ته توھان جو چونڊيو حل انھن کي گڏ ڪري سگھي ٿو.
- قيمت: VDRs قيمتي پوائنٽن جي وسيع رينج تي موجود آهن. Cloud-based VDR حل گهڻو ڪري مقبول ٿي رهيا آهن ڇاڪاڻ ته اهي هڪ وقت جي سرمائي جي خرچ جي بدران بار بار آپريٽنگ خرچ چارج ڪندا آهن، جيڪي ننڍن بجيٽ سان ڪمپنين جي پهچ کان ٻاهر ٿي سگهن ٿيون.
2. فيصلو ڪيو ته ڪهڙن دستاويزن کي VDR ۾ رکڻو آهي
هڪ دفعو توهان پنهنجو VDR حل چونڊيو آهي، توهان کي اهو ڄاڻڻ جي ضرورت آهي ته ڪهڙيون فائلون ۽ دستاويز ان جي اندر وڃڻ گهرجن. هتي صحيح جواب ان تي منحصر هوندو ته توهان ڪيئن VDR استعمال ڪرڻ جو منصوبو ٺاهيو. ڇا توھان کي بنيادي طور تي ھڪڙي ايندڙ M&A ڊيل لاءِ تيار ڪرڻ جي ضرورت آھي، يا ڇا توھان ان کي استعمال جاري رکندا رھندؤ ان کي ھڪڙي جاري بنياد تي ھڪڙي مخزن جي طور تي محدود ڪارپوريٽ معلومات لاءِ؟
3. فائلون ۽ فولڊر منظم ڪريو
توهان جي محفوظ ورچوئل ڊيٽا روم کي منظم ڪرڻ ۾ مدد ملندي مڪمل عملن جهڙوڪ واجبي محنت ۽ آڊٽ تمام گهڻو جلدي. توھان جي VDR ۾ فائلن کي منظم ڪرڻ لاء ڪجھ سٺي صلاح آھي:
- واضح فائل-نالن جي اسڪيم جي وضاحت ڪريو جيڪا صارفين کي اجازت ڏئي ٿي ته ان کي کولڻ کان سواءِ دستاويز جي سڃاڻپ ڪري.
- استعمال ڪريو فولڊر ۽ ڊاريڪٽري فائلن کي درست ڀاڱن ۾ ورهائڻ ۾ مدد لاءِ.
- باقاعده جانچ ۽ تازه ڪاري ڪريو VDR کي يقيني بڻائڻ لاء ته ان ۾ صحيح دستاويز شامل آهن.
4. صارف ڪردار ۽ رسائي قائم ڪريو
توهان جي VDR ۾ فائلن ۽ فولڊرن کي ترتيب ڏيڻ پڻ آسان بڻائي ٿي استعمال ڪندڙن جي مناسب دستاويزن تائين رسائي جي استحقاق کي بيان ڪرڻ. مثال طور، آڊيٽرز کي شايد ڪجهه دستاويزن تائين رسائي جي ضرورت هجي جيڪي فرشتي سيڙپڪارن لاءِ دستياب نه هجن ۽ ان جي برعڪس.
ڪنهن به ٽئين پارٽي تائين پهچ ڏيڻ کان پهريان، وقت ڪڍيو مختلف قسم جي صارف ڪردارن کي پلان ڪرڻ لاءِ جيڪي توهان چاهيو ٿا توهان جي VDR ۾ ۽ مختلف قسم جون فائلون جيڪي اهي ڏسڻ جي قابل هجن. اضافي تحفظ لاءِ، توهان VDR خاصيتون استعمال ڪري سگهو ٿا جهڙوڪ واٽر مارڪنگ ۽ لاگ لاگ ان کي يقيني بڻائڻ لاءِ ته حساس دستاويز غلط هٿن ۾ نه وڃن.
5. NDAs قائم ڪريو
هڪ غير ظاهر ڪرڻ واري معاهدي تي دستخط ڪرڻ ڪڏهن ڪڏهن، پر هميشه نه، هڪ VDR تائين رسائي حاصل ڪرڻ يا ڪجهه دستاويز ڏسڻ لاء هڪ شرط آهي. جڏهن ته NDAs سڀني حالتن ۾ سختي سان ضروري نه آهن، توهان کي مضبوط طور تي غور ڪرڻ گهرجي ته توهان جي پنهنجي NDA کي تحفظ جي اضافي پرت جي طور تي مسودو ڪرڻ گهرجي. ڪيترائي VDR حل ايندا آھن پنھنجي اسٽاڪ اين ڊي اي ٽيڪسٽ سان جيڪي توھان تبديل ڪري سگھوٿا پنھنجي صورتحال کي پورو ڪرڻ لاءِ.
6. سافٽ ويئر سيٽنگن جي تصديق ڪريو
مٿي ڏنل قدمن جي مڪمل ٿيڻ کان پوء، توهان کي توهان جي سڀني VDR سيٽنگن جي حتمي جانچ ڪرڻ گهرجي، بشمول سيڪيورٽي پروٽوڪول ۽ صارف جي اجازتون، سافٽ ويئر جي رهنمائي ٿيڻ کان اڳ. هڪ دفعو توهان هر شي کي ٻه ڀيرا چيڪ ڪيو ۽ ٽي ڀيرا چيڪ ڪيو، توهان پنهنجي صارف جي بنياد تي دعوتون موڪلڻ شروع ڪري سگهو ٿا.
ٿڪل
توهان ڪهڙي طريقي سان ان نتيجي تي پهچي سگهو ٿا ته مجازي ڊيٽا روم وڌيڪ موثر ڪم لاءِ موزون آهن؟ برابر قسمت جي حقيقت اها آهي ته هي تجزياتي ۽ اضافي معلومات جو هڪ سيٽ آهي. توهان ڪم جي عملن کي بهتر سمجهي سگهو ٿا ۽ هميشه سڄي ڪاروبار کان واقف ٿي سگهو ٿا، تنهنڪري اهو تمام آسان آهي ته گڏجي گڏجي معمول کي منهن ڏيڻ. اڄ تائين، ڪاروبار ڪنهن به تضاد کي برداشت نٿو ڪري، تنهنڪري مستقبل ۾ توهان جي فيلڊ ۾ ترقي ۾ دير نه ڪريو. ويجھي مستقبل ۾ خاصيتن جي مجازي ڪمري جي مفت ٽيسٽ اسٽيج جو فائدو وٺو. موجوده ترقي جي مدد سان، ڊالر جي بارن کان وڌيڪ معاهدو اڳ ۾ ئي نوازيو ويو آهي. گلوبل ڪمپنيون هن ترقي کي ڊگهي چونڊيو آهي. توهان ڇا چونڊيندا؟
