Вы уходите из офиса в 8, едете 35 минут на север к 9, затем 50 минут на юг к 11, потому что клиент смог приехать только утром, а затем в 2 возвращаетесь на север на звонок, который забронировали три недели назад. К 4 вы проехали 140 миль и провели три разговора. День был насыщенным, расписание выглядит прилично, и примерно четыре из этих восьми часов ушли на работу в автомобиле. Умножьте эту схему на команду из пяти человек, и небольшая компания будет платить две полные зарплаты за перемещение людей по карте.
Форма потерянной недели
Напрасные поездки имеют узнаваемую геометрию. Маршрут пересекается сам с собой, и встречи в одном и том же пригороде назначаются на разные дни недели. Представитель компании проезжает в пределах двух миль от клиента, с которым он не общался пять месяцев, и не замечает этого, потому что список клиентов составлен в алфавитном порядке, и ничто в плане на день не организовано по расположению на дороге.
Всё это не проблема дисциплины. Проблема возникает из-за того, что встречи назначаются по одной, в порядке, предложенном клиентами, без представления о том, где эти клиенты находятся на самом деле. Карта — это недостающий элемент информации.
Перекрывающиеся зоны покрытия и пересекающиеся маршруты
Худший вариант развития событий происходит, когда два представителя работают на одной территории. В небольших компаниях это часто случается, поскольку территории зачастую формируются благодаря личным связям, а не благодаря конкретным направлениям деятельности. У одного представителя есть клиент в восточном округе, потому что он учился в одной школе с владельцем. У другого три клиента в одном и том же промышленном районе. Оба проезжают одни и те же 30 миль в разные дни, чтобы обслуживать клиентов, которых конкурент обслуживает за один визит.
Определение границ маршрута до его оптимизации позволяет избежать дублирования поездок. Это также решает вопрос, который незаметно отнимает время в малом бизнесе: кто звонит, когда клиент сидит между двумя людьми? Каждая неоднозначная ситуация приводит к телефонному звонку, внутреннему электронному письму, а иногда и к двум визитам.
Устранение дублирования обычно занимает один день в небольшой компании. Нужно собрать список клиентов, отметить, кто звонил по каждому имени за последний год, и передать каждый спорный счет ближайшему к нему сотруднику. Несколько счетов стоит сохранить из-за родственных связей, а указание их в качестве исключений в данный момент предотвратит использование их в качестве прецедента в будущем.
Работы по разметке границ перед началом работ по прокладке маршрута.
Как только каждый аккаунт будет закреплен за одним человеком, можно будет правильно спланировать ежедневный маршрут. Для одного представителя, обслуживающего один округ, подойдут метки на бумажной карте. Двум или более представителям, работающим в одном регионе, необходимо видеть местоположение аккаунтов и информацию о владельце на одном экране, для чего и существует программное обеспечение для управления торговыми территориями , а электронная таблица, отсортированная по почтовым индексам, на некоторое время станет промежуточным вариантом.
Привычки бронирования — это та часть, которая не подходит для ремонта карт. Представитель, который принимает каждое предложение клиента, в любом случае будет работать в нерегулярном режиме в течение недели, независимо от того, насколько хорошо спланирован заказ.
Планирование последовательности встреч в течение дня
Последовательность встреч – вот где можно сэкономить большую часть времени. Запланировав четыре встречи в радиусе шести миль в один день и четыре в другом радиусе на следующий, вы получите те же восемь встреч, но примерно вдвое меньше поездок. Расположение остановок от самой дальней точки в направлении дома также позволяет избежать самой длинной поездки в начале дня, когда движение менее интенсивное и внимание еще свежее.
Математики изучают лежащую в основе загадку уже столетие под названием « задача коммивояжера» , и точный ответ для большого количества остановок действительно сложно вычислить. Однако торговому представителю точный ответ не нужен. Разумное расположение восьми остановок, рассчитанное на глаз, позволяет получить большую часть экономии, а разница между разумным и случайным заказом часто составляет 60 миль в день.
Бронирование по временным интервалам позволяет выстраивать последовательность встреч. Представитель, который сообщает клиенту, что находится в этом районе по вторникам и четвергам утром, в большинстве случаев получает запись на вторник или четверг. Клиенты соглашаются на это гораздо охотнее, чем ожидают менеджеры, потому что альтернативное предложение любого времени в течение следующих трех недель для них не более выгодно.
Скрытые издержки времени, проведенного за рулем.
Топливо — это видимая и наименьшая статья расходов. В 2025 году цены на бензин в стране колебались примерно от 2.79 до 4.56 долларов за галлон, что увеличивает ежемесячные расходы полевой команды на топливо на сотни долларов, даже без изменения маршрута.
Техника вождения немного влияет на этот показатель. Более плавное ускорение и более короткие холостые обороты расходуют меньше топлива , и экономия измеряется однозначными процентами. Единственное изменение, которое приводит к значительному увеличению расхода топлива, — это сокращение пробега.
Амортизация и техническое обслуживание транспортных средств напрямую зависят от пробега, поэтому разница между 22 000 и 12 000 милями в год является реальной в плане стоимости эксплуатации автопарка. Торговые представители, проводящие за рулем шесть часов в день, испытывают негативное воздействие длительного сидения , что впоследствии проявляется в виде прогулов и текучки кадров. А самым значительным фактором является упущенная выгода, поскольку представитель, компенсирующий 200 часов вождения в год, может использовать это время для общения с клиентами, что приводит к заключению сделок.
Страхование и риски аварий также заслуживают упоминания. Чем больше пробег, тем выше риск, и одна авария по вине водителя может повлиять на размер страховых взносов небольшой компании в течение трех лет.
Дни работы зон и ожидания клиентов
Распределение дней по районам работает хорошо, как только определены границы. Каждому району присваивается свой собственный день недели, клиенты в нем знают, какой это день, и стандартный график работы занимает 80% календарного времени, в то время как экстренные случаи по-прежнему обрабатываются.
Необходимо предусмотрительно оставить один свободный день в четверг после обеда. Оставив четверг после обеда незабронированным, вы дадите команде место для решения проблем с доставкой, внезапного запроса на расчет стоимости и встречи с клиентом, который может встретиться только в короткий срок, а также предотвратите срыв этих событий в три других дня. Команды, которые заполняют все свободные дни, постоянно переносят встречи, что обходится дороже, чем пустой день после обеда.
Преимущества для клиента реальны, и их стоит озвучить при внедрении изменений. Поставщика, который находится в районе в определенный день, проще согласовать с графиком, и клиенты перестают воспринимать визит как случайную услугу. Представители, которые сопротивляются этому, обычно боятся показаться негибкими. На практике клиенты ценят предсказуемый день, а свободная доступность, которой они никогда не пользовались, ничего им не стоит.
Число, оправдывающее проделанную работу
Прежде чем решить, стоит ли это усилий, произведите расчеты. Торговый представитель, проезжающий 140 миль в день со скоростью 45 миль в час, проводит за рулем около 3 часов. Сократите это время на треть за счет оптимизации маршрутов и упорядочивания, и представитель сможет сэкономить час в день, что составит 5 часов в неделю, или примерно 230 часов в год. При часе на каждое посещение клиента, включая последующее оформление заказа, это 230 дополнительных разговоров при том же количестве сотрудников и том же бюджете. Для команды из пяти человек экономия на пробеге сама по себе составит пятизначную сумму, еще до учета одного дополнительного заказа.
