Гэрээ алдагдаагүй.
Техникийн хувьд.
Үүнийг "хянаж үзсээр л байсан".
Энэ нь олон байгууллагад мэргэжлийн товчлол бөгөөд хэн ч үүнийг хаана байгааг, хэнд байгааг, эсвэл яагаад арван нэгэн өдрийн турш хөндөгдөөгүй байгааг мэдэхгүй.
Үүний зэрэгцээ борлуулалтынхан хэдэн цаг тутамд статусын шинэчлэлтийг хүсч байна. Худалдан авалтын хэлтэс төлбөрийн нөхцөлийг шинэчилж байна. Санхүүгийн хэлтэс нийцлийн эрсдэлийг шийдвэрлэсэн эсэхийг гайхаж байна. Хууль эрх зүйн асуудал хянасан өөрчлөлтүүд, давхардсан хувилбарууд болон зургаан өөр харилцан ярианд хуваагдсан имэйлийн сэдвүүдийн дор нуугдаж байна.
Чухам ийм учиртай гэрээний амьдралын мөчлөгийн менежмент орчин үеийн багуудын хувьд үйл ажиллагааны ноцтой тэргүүлэх чиглэл болсон.
Гэрээ гэнэт сонирхолтой болсон учраас биш. Тэд тийм биш байсан.
Гэвч бизнес эрхлэгчид эцэст нь зохион байгуулалтгүй гэрээний үйл явц нь орлогыг чимээгүйхэн бууруулж, өсөлтийг удаашруулж, эрсдэлд өртөх магадлалыг нэмэгдүүлж, хэлтэсүүдийн хооронд шаардлагагүй маргаан үүсгэдэг гэдгийг ойлгосон.
Бүтэцлэгдсэн гэрээний амьдралын мөчлөгийн менежментийн стратеги нь хамгийн чухал бизнесийн ажлын урсгалын нэгэнд эмх цэгц, харагдах байдал, хурдыг авчирснаар эдгээр асуудлыг шийддэг.
Гэрээний амьдралын мөчлөгийн менежмент гэдэг нь үнэндээ юу гэсэн үг вэ
Хамгийн энгийнээр хэлбэл, гэрээний амьдралын мөчлөгийн менежмент (CLM) нь эхнээс нь дуусталх үйл явцыг хэлнэ. үйл явц гэрээг анхны хүсэлтээс эхлээд гүйцэтгэх, сунгах, эцэст нь хугацаа дуусах хүртэл удирдах.
Онолын хувьд энгийн.
Практик дээр хамаагүй замбараагүй.
Ганц гэрээ нь ихэвчлэн олон оролцогч талууд, батлах сүлжээ, засвар, хууль эрх зүйн хяналт, нийцлийн шалгалт, хэлэлцээр, гарын үсэг, хадгалах систем, хугацаа хянах үйл явцаар дамждаг.
Орчин үеийн гэрээний мөчлөг нь ихэвчлэн дараахь зүйлийг агуулдаг.
- Гэрээний хүсэлт болон хүлээн авалт
- Ноороглох болон загвар бүтээх
- Дотоод хяналт шалгалт ба зөвшөөрөл
- Хэлэлцээр ба шугамын шугам
- Гүйцэтгэх болон цахим гарын үсэг
- Хадгалалт ба зохион байгуулалт
- Үүргийн хяналт
- Шинэчлэлтийн менежмент
- Тайлан гаргах, дүн шинжилгээ хийх
Гараар зохицуулах үед үе шат бүр саатал, төөрөгдөл, эрсдэл гарах боломжийг бий болгодог.
Олон жилийн турш олон компани энэ эмх замбараагүй байдлыг хэвийн зүйл гэж хүлээн зөвшөөрсөн.
Тиймээс төгсгөлгүй хүснэгтийн хянагч, ирсэн имэйлийн археологи, Final_Version_Approved_Actual_Final_v12 гэх мэт нууцлаг нэртэй баримт бичгүүд бий болсон.
Үнэнийг хэлэхэд зарим багууд ямар ч байсан ажлаа хийж чадсан нь гайхалтай.
Яагаад уламжлалт гэрээний үйл явц цаашид ажиллахаа больсон бэ
Гэрээг удирдах хуучин аргыг удаан үйл ажиллагаа явуулдаг байгууллагуудад зориулан бүтээсэн.
Олон жилийн өмнө гэрээний мөчлөгүүд илүү урьдчилан таамаглах боломжтой хурдаар хөдөлдөг байсан тул салгагдсан ажлын урсгалууд амьд үлдэх боломжтой байсан. Багууд жижиг байсан. Зөвшөөрлийн бүтэц нь тийм ч төвөгтэй биш байсан. Дагаж мөрдөх байдал шаардлага илүү хөнгөн байсан.
Тэр орчин одоо байхгүй болсон.
Орчин үеийн бизнесүүд өмнөхөөсөө илүү хурдан хөдөлж, цар хүрээгээ тэлж, хууль эрх зүй, зохицуулалтын хяналт дор үйл ажиллагаагаа явуулж байна. Гэрээнүүд нь файлын шүүгээнд хадгалагддаг хөдөлгөөнгүй хууль эрх зүйн баримт бичиг байхаа больсон.
Тэдгээр нь үйл ажиллагааны дэд бүтэц юм.
Гэрээний үйл явц эвдэрвэл үр дагавар нь шууд гардаг:
- Орлогын хүлээн зөвшөөрөлт хойшлогдсон
- Худалдан авалтын саад бэрхшээлүүд
- Шинэчлэх боломжуудыг алдсан
- Дагаж мөрдөх эмзэг байдал
- Хуулийн ажлын ачаалал нэмэгдсэн
- Бухимдсан дотоод оролцогч талууд
Энд нэг таагүй үнэн байна: ихэнх саатал нь хууль эрх зүйн нарийн төвөгтэй байдлаас үүдэлтэй биш юм.
Эдгээр нь ажлын урсгалууд хуваагдмал байдагтай холбоотойгоор тохиолддог.
Хэн нэгэн заалтыг батлахаа мартдаг. Шүүмжлэгч буруу хувилбарыг засдаг. Оролцогч этгээдийг сүлжээнээс хасдаг. Гүйцэтгэсэн гэрээ хэзээ ч зохих ёсоор хадгалагддаггүй.
Хоёр өдөр үргэлжлэх ёстой байсан үйл явц гэнэт хоёр долоо хоног болж сунжирлаа.
Орчин үеийн CLM системүүд нь эдгээр эвдрэлийг арилгах зориулалттай.
Автоматжуулалт бүх зүйлийг өөрчилдөг
Орчин үеийн гэрээний амьдралын мөчлөгийн менежментийн хамгийн чухал давуу тал бол автоматжуулалт юм.
Гарын авлагын чиглүүлэлт, имэйлийн дараалал, байгууллагын санах ойд найдахын оронд автоматжуулсан ажлын урсгалууд нь гэрээг дараах хүчин зүйлс дээр үндэслэн урьдчилан тодорхойлсон батлах замаар дамжуулдаг:
- Гэрээний төрөл
- Эрсдлийн түвшин
- Департаментын өмчлөл
- Газарзүйн бүс
- Гэрээний үнэ цэнэ
- Нийцлийн шаардлага
Энэ нь хэн юуг хянах шаардлагатайг таамаглах шаардлагагүй гэсэн үг юм.
Систем нь чиглүүлэлтийг автоматаар зохицуулдаг.
Энэ нь үйл ажиллагааны багахан сайжруулалт мэт сонсогдож болох ч нөлөө нь асар их юм.
Автоматжуулалт нь саад бэрхшээлийг багасгадаг, учир нь ахиц дэвшил нь ирсэн имэйлийн хяналт эсвэл санах ойгоос хамаарахаа больсон. Гэрээнүүд нь тогтсон дүрмийн дагуу хөдөлдөг бөгөөд энэ нь саатлыг бууруулж, хариуцлагыг сайжруулдаг урьдчилан таамаглах боломжтой ажлын урсгалыг бий болгодог.
Багууд дараах зүйлсийг шууд харах боломжтой болно:
- Одоогоор гэрээнүүд зогссон газрууд
- Дараагийн алхамыг хэн эзэмшдэг вэ
- Зөвшөөрөл авахад ихэвчлэн хэр хугацаа шаардагддаг
- Аль үе шатууд нь тогтмол саатал үүсгэдэг
Энэхүү үйл ажиллагааны тодорхой байдал нь ажлын байрны асар их хэмжээний үрэлтийг арилгадаг.
Тийм ээ, энэ нь мөн "зүгээр л шалгаж байгаа" имэйлийг эрс багасгадаг.
Стандартчилал нь эрсдэлийг бууруулдаг
Өсөн нэмэгдэж буй байгууллагуудын доторх хамгийн түгээмэл гэрээний асуудлуудын нэг бол тогтворгүй байдал юм.
Өөр өөр хэлтэсүүд нэг загварын өөр өөр хувилбарыг ихэвчлэн ашигладаг. Хуучин хэл нь хуучирсан баримт бичигт шингэсэн хэвээр байна. Зүйлүүдийг хууль эрх зүйн хяналтгүйгээр засварладаг.
Энэ нь эрсдэлийг бий болгодог.
Хуучирсан нөхөн төлбөрийн заалт, дутуу дагаж мөрдөх хэллэг, эсвэл зөвшөөрөлгүй засвар нь гэрээнд гарын үсэг зурснаас хойш удаан хугацаанд асуудал үүсгэж болзошгүй.
Гэрээний амьдралын мөчлөгийн менежмент нь үүнийг төвлөрсөн стандартчилалаар шийддэг.
Батлагдсан загварууд нь анхдагч эхлэлийн цэг болдог. Зүйлийн сан нь гэрээний хэлний тогтвортой байдлыг хангадаг. Автомат хяналтын цэгүүд нь шаардлагатай зөвшөөрөлгүйгээр гэрээг урагшлуулахаас сэргийлдэг.
Олон дэвшилтэт платформууд нь ер бусын хэллэг, дутуу заалт эсвэл батлагдсан стандартаас хазайлтыг тодорхойлдог хиймэл оюун ухааны тусламжтайгаар хянах чадварыг агуулдаг.
Хуулийн багууд олон арван гэрээг нэгэн зэрэг хянаж байгаа үед энэхүү дэмжлэг нь ялангуяа их хэмжээний гэрээний үеэр үнэ цэнэтэй болдог.
Учир нь хамгийн туршлагатай хууль эрх зүйн мэргэжилтнүүд хүртэл тухайн өдрийн хорь дахь борлуулагчийн улаан шугамаа харьцуулсны дараа эцэст нь танин мэдэхүйн хязгаартаа хүрсэн байдаг.
Харагдах байдал нь ихэнх байгууллагуудын ойлгосноос илүү чухал юм
Олон бизнес эрхлэгчид гэрээ байгуулахад ихээхэн анхаарал хандуулдаг.
Дараа нь тэднийг тэр даруй алга бол.
Сунгалтын хугацаа анзаарагдалгүй өнгөрдөг. Үүрэг нь мартагддаг. Гол нэр томьёог олоход хэцүү болдог. Эзэмших эрх нь тодорхойгүй болдог.
Хуваалцсан дискний хаа нэгтээ хэдэн сарын өмнө дахин хэлэлцэх ёстой байсан гэрээ байдаг.
Хүчтэй CLM систем нь гэрээний бүх багцад төвлөрсөн харагдах байдлыг бий болгодог.
Багууд шууд дараах зүйлсийг хийж чадна:
- Гүйцэтгэсэн гэрээнүүдийг хайх
- Шинэчлэлтийн хугацааг хянах
- Үүрэг хариуцлага болон үе шатуудыг хянах
- Зөвшөөрлийн түүхийг хянах
- Аудитын тайлан үүсгэх
- Гэрээний гүйцэтгэлийн чиг хандлагыг шинжлэх
Энэхүү харагдах байдал нь аудит, нийцлийн хяналт, нийлүүлэгчдийн маргаан эсвэл удирдлагын тайлангийн мөчлөгийн үед онцгой ач холбогдолтой юм.
Гүйцэтгэх захирлууд гэнэт хариулт авах шаардлагатай болсон үед хайлт хийх боломжтой, төвлөрсөн гэрээний мэдээлэлтэй байх нь өөртөө итгэх итгэл болон сандралын хоорондох ялгаа юм.
Багуудын хамтын ажиллагааг сайжруулах
Гэрээ бараг бүх хэлтэст хамаарна.
Хууль эрх зүй, борлуулалт, худалдан авалт, санхүү, үйл ажиллагаа, хууль тогтоомжийн хэрэгжилт зэрэг нь бүгд өөр өөр үе шатанд үүрэг гүйцэтгэдэг.
Хамтын системгүйгээр хамтын ажиллагаа хуваагдмал болдог.
Орчин үеийн гэрээний амьдралын мөчлөгийн удирдлагын платформууд нь оролцогч тал бүр үнэний нэг эх сурвалжаас ажиллах боломжтой нэгдсэн орчинг бүрдүүлдэг.
Сэтгэгдэл, засвар, зөвшөөрөл, төлөвийн шинэчлэлт болон хувилбарын түүхүүд харагдахуйц, цэгцтэй хэвээр байна.
Энэ нь давхардсан ажлыг багасгаж, хяналтын мөчлөгийг богиносгож, функц хоорондын уялдаа холбоог сайжруулдаг.
Энэ нь мөн байгууллага бүр эцэст нь сонсдог аймшигтай асуултыг арилгадаг:
"Хүлээгээрэй... бид аль хувилбарыг нь хянаж байна вэ?"
Гэрээний амьдралын мөчлөгийн менежмент нь үнэндээ хяналттай холбоотой
"Гэрээний амьдралын мөчлөгийн менежмент" гэсэн хэллэг нь техникийн хувьд сонсогдож байна.
Магадгүй бүр бага зэрэг хуурай байж магадгүй.
Гэхдээ нэр томьёоны цаана илүү энгийн зүйл бий.
Хяналт.
Орчин үеийн байгууллагуудад шаардлагагүй эрсдэл үүсгэхгүйгээр хурдан ажиллах гэрээ хэрэгтэй. Тэдэнд төөрөгдөлгүйгээр хамтын ажиллагаа, хатуужилгүйгээр стандартчилал, төгсгөлгүй статусын уулзалтгүйгээр харагдах байдал хэрэгтэй.
Гэрээний амьдралын мөчлөгийн үр дүнтэй менежмент нь үүнийг л хангаж өгдөг.
Гялалзсан хяналтын самбар биш.
Хоосон програм хангамжийн амлалт биш.
Өөр нэг ч платформ ажилтан ажилд орсны дараа чимээгүйхэн орхиж яваагүй.
Зүгээр л илүү цэвэр ажлын урсгалууд.
Илүү хурдан зөвшөөрөл.
Илүү сайн хяналт.
Алдаа багатай.
Магадгүй хамгийн чухал нь бүхэл бүтэн баг гэрээ хаашаа алга болсныг гайхаж орхих мөчүүд цөөрсөн байх.
