Договорот не беше изгубен.
Технички.
„Сè уште се разгледуваше“.
Што, во многу организации, е професионална кратенка за тоа што никој не знае точно каде е, кој го има или зошто стои недопрено единаесет дена.
Во меѓувреме, продажбата бара ажурирања на статусот на секои неколку часа. Набавките бркаат ревидирани услови за плаќање. Финансиите се прашуваат дали се адресирани ризиците од усогласеност. Правниот сектор е закопан под следените промени, дупликатните верзии и низите е-пошта што некако се разгранија во шест различни разговори.
Токму затоа управување со животниот циклус стана сериозен оперативен приоритет за современите тимови.
Не затоа што договорите одеднаш станаа возбудливи. Не станаа.
Но, бидејќи бизнисите конечно сфатија дека неорганизираните процеси на договори тивко ги исцрпуваат приходите, го забавуваат растот, ја зголемуваат изложеноста на ризик и создаваат непотребни триења меѓу одделите.
Структурираната стратегија за управување со животниот циклус на договорите ги решава тие проблеми со тоа што воведува ред, видливост и брзина во еден од најкритичните деловни работни процеси.
Што всушност значи управување со животниот циклус на договорите
Наједноставно кажано, управувањето со животниот циклус на договорите (CLM) се однесува на целокупниот процес процес за управување со договори од првично барање до нивно извршување, обновување и евентуално истекување.
Едноставно во теорија.
Далеку понеуредно во пракса.
Еден единствен договор честопати поминува низ повеќе засегнати страни, синџири на одобрување, ревизии, правни прегледи, проверки на усогласеноста, преговори, потпишувања, системи за складирање и процеси на следење на роковите.
Современиот животен циклус на договори обично вклучува:
- Барања за договори и прием
- Изработка на нацрти и шаблони
- Внатрешни прегледи и одобрувања
- Преговори и поставување црвени линии
- Извршување и е-потпис
- Складирање и организација
- Мониторинг на обврските
- Управување со обнова
- Известување и аналитика
Секоја фаза воведува можности за одложување, конфузија или ризик кога се ракува рачно.
И со години, многу компании го прифаќаа тој хаос како нормален.
Оттука и бескрајните тракери за табеларни пресметки. Археологијата на приемните сандачиња. Мистериозно именуваните документи како Final_Version_Approved_Actual_Final_v12.
Искрено, импресивно е што некои тимови воопшто успеаја да функционираат.
Зошто традиционалните договорни процеси повеќе не функционираат
Стариот начин на управување со договори беше изграден за побавни организации.
Пред години, неповрзаните работни процеси беа издржливи бидејќи циклусите на зделки се движеа со попредвидливо темпо. Тимовите беа помали. Структурите за одобрување беа помалку сложени. Усогласеност барања беа полесни.
Таа средина повеќе не постои.
Современите бизниси се движат побрзо, побрзо се шират и работат под поголема правна и регулаторна контрола од кога било досега. Договорите повеќе не се статични правни документи што стојат во архиви.
Тие се оперативна инфраструктура.
Кога договорните процеси се распаѓаат, последиците се непосредни:
- Одложено признавање на приходи
- Тесни грла во набавките
- Пропуштени можности за обнова
- Ранливости во усогласеноста
- Зголемен обем на работа во правните работи
- Фрустрирани внатрешни засегнати страни
И еве ја непријатната вистина: повеќето одложувања не се предизвикани од правна сложеност.
Тие се случуваат затоа што работните процеси се фрагментирани.
Некој заборава да одобри клаузула. Рецензент ја уредува погрешната верзија. Заинтересираната страна е исклучена од синџирот. Потврдениот договор никогаш не се складира правилно.
Одеднаш, она што требаше да биде дводневен процес се одолговлекува на две недели.
Современите CLM системи се дизајнирани да ги елиминираат овие дефекти.
Автоматизацијата менува сè
Најзначајната предност на модерното управување со животниот циклус на договорите е автоматизацијата.
Наместо да се потпираат на рачно насочување, следење преку е-пошта и институционална меморија, автоматизираните работни процеси ги движат договорите низ однапред дефинирани патеки за одобрување врз основа на фактори како што се:
- Вид на договор
- Ниво на ризик
- Сопственост на одделот
- Географски регион
- Вредност на договорот
- Барања за усогласеност
Ова значи дека повеќе нема да се нагаѓа кој што треба да прегледа.
Системот автоматски го обработува рутирањето.
Тоа може да звучи како мало оперативно подобрување, но влијанието е огромно.
Автоматизацијата ги намалува тесните грла бидејќи напредокот повеќе не зависи од следењето на приемните сандачиња или меморијата. Договорите се движат според утврдените правила, создавајќи предвидлив работен тек што ги намалува доцнењата и ја подобрува одговорноста.
Тимовите добиваат моментална видливост во:
- Каде договорите се моментално застојани
- Кој го поседува следниот чекор
- Колку време обично траат одобрувањата
- Кои фази постојано создаваат одложувања
Ова ниво на оперативна јасност отстранува извонредно количество на триење на работното место.
И да, тоа исто така драматично го намалува бројот на „само пријавувања“ на е-пошта.
Стандардизацијата го намалува ризикот
Еден од најчестите проблеми со договорите во рамките на организациите во развој е недоследноста.
Различните оддели често користат различни верзии од истиот шаблон. Застарениот јазик останува вграден во застарените документи. Клаузулите се уредуваат без правен надзор.
Ова создава ризик.
Застарена клаузула за обештетување, недостаток на формулација за усогласеност или неовластена ревизија може да создаде проблеми долго по потпишувањето на договорот.
Управувањето со животниот циклус на договорите го решава ова преку централизирана стандардизација.
Одобрените шаблони стануваат стандардна почетна точка. Библиотеките со клаузули обезбедуваат конзистентен јазик низ договорите. Автоматизираните контролни точки за преглед спречуваат договорите да напредуваат без потребните одобренија.
Многу напредни платформи вклучуваат и можности за преглед со помош на вештачка интелигенција кои идентификуваат необичен јазик, недостасувачки клаузули или отстапувања од одобрените стандарди.
Таа поддршка станува особено вредна во периоди со голем обем на работа кога правните тимови истовремено разгледуваат десетици договори.
Бидејќи дури и најискусните правни професионалци на крајот ја достигнуваат својата когнитивна граница откако ќе ја споредат својата дваесетта црвена линија на добавувачите во денот.
Видливоста е поважна отколку што повеќето организации сфаќаат
Многу бизниси интензивно се фокусираат на потпишување договори.
Потоа веднаш изгуби им трага.
Датумите за обновување минуваат незабележано. Обврските се забораваат. Клучните термини стануваат тешки за лоцирање. Сопственоста станува нејасна.
Некаде во заедничкиот простор се наоѓа договор за кој апсолутно требаше да се преговара пред неколку месеци.
Силниот CLM систем создава централизирана видливост низ целото портфолио на договори.
Тимовите можат веднаш:
- Пребарување на склучени договори
- Рокови за обновување на трагата
- Следете ги обврските и пресвртниците
- Преглед на историјата на одобрување
- Генерирај извештаи за ревизија
- Анализирајте ги трендовите на извршување на договорите
Оваа видливост е особено вредна за време на ревизии, прегледи на усогласеност, спорови со добавувачи или циклуси на известување за раководството.
Кога на раководителите одеднаш им се потребни одговори, разликата помеѓу самодовербата и паниката е поседувањето централизирана, пребарувачка, интелигенција за договори.
Подобра соработка меѓу тимовите
Договорите се однесуваат на речиси секој оддел.
Правните, продажните, набавките, финансиите, операциите и усогласеноста играат улога во различни фази.
Без заеднички систем, соработката станува фрагментирана.
Современите платформи за управување со животниот циклус на договорите создаваат унифицирана средина каде што секој засегнат може да работи од истиот извор на вистина.
Коментарите, ревизиите, одобрувањата, ажурирањата на статусот и историјата на верзиите остануваат видливи и организирани.
Ова го намалува дуплирањето на работата, ги скратува циклусите на преглед и го подобрува меѓуфункционалното усогласување.
Исто така, го елиминира страшното прашање што секоја организација на крајот го слуша:
„Чекај… која верзија ја разгледуваме?“
Управувањето со животниот циклус на договорите е всушност за контрола
Фразата „управување со животниот циклус на договорите“ звучи технички.
Можеби дури и малку суво.
Но, под терминологијата се крие нешто многу поедноставно.
Контрола.
На модерните организации им се потребни договори за брзо дејствување без внесување непотребен ризик. Им е потребна соработка без конфузија. Стандардизација без ригидност. Видливост без бесконечни состаноци за статус.
Тоа е она што го нуди ефикасното управување со животниот циклус на договорите.
Не впечатливи контролни табли.
Не празни софтверски ветувања.
Ниту една друга платформа што вработените тивко ја напуштаат по нивното вработување.
Само почисти работни процеси.
Побрзи одобрувања.
Подобар надзор.
Помалку грешки.
И можеби најважно од сè, помалку моменти кога целиот тим се прашува каде исчезнал договорот до овој момент.
