Sutartis nebuvo prarasta.
Techniškai.
Jis vis dar buvo „peržiūrimas“.
Kas daugelyje organizacijų yra profesionalus trumpinys, nes niekas tiksliai nežino, kur jis yra, kas jį turi ar kodėl jis jau vienuolika dienų guli neliečiamas.
Tuo tarpu pardavimų skyrius kas kelias valandas prašo atnaujinimų. Pirkimų skyrius ieško atnaujintų mokėjimo sąlygų. Finansų skyrius svarsto, ar buvo išspręstos atitikties rizikos. Teisinė dalis skendi po stebimais pakeitimais, pasikartojančiomis versijomis ir el. laiškų gijomis, kurios kažkaip išsišakoja į šešis skirtingus pokalbius.
Būtent dėl to sutarties gyvavimo ciklo valdymas tapo rimtu šiuolaikinių komandų veiklos prioritetu.
Ne todėl, kad sutartys staiga tapo įdomios. Jos irgi ne.
Tačiau todėl, kad įmonės pagaliau suprato, jog neorganizuoti sutarčių procesai tyliai sekina pajamas, lėtina augimą, didina riziką ir sukuria nereikalingą trintį tarp skyrių.
Struktūrizuota sutarčių gyvavimo ciklo valdymo strategija išsprendžia šias problemas, užtikrindama tvarką, matomumą ir greitį viename iš svarbiausių verslo darbo eigų.
Ką iš tikrųjų reiškia sutarties gyvavimo ciklo valdymas
Paprasčiausiai tariant, sutarties gyvavimo ciklo valdymas (CLM) reiškia visą procesą nuo pradžios iki pabaigos. procesas sutarčių valdymas nuo pradinio prašymo iki įvykdymo, atnaujinimo ir galutinio galiojimo pabaigos.
Teoriškai paprasta.
Praktiškai daug chaotiškiau.
Vienas susitarimas dažnai pereina per daugelį suinteresuotųjų šalių, tvirtinimo grandinių, peržiūrų, teisinių peržiūrų, atitikties patikrinimų, derybų, parašų, saugojimo sistemų ir terminų stebėjimo procesų.
Šiuolaikinis sutarties gyvavimo ciklas paprastai apima:
- Sutarčių užklausos ir priėmimas
- Braižymas ir šablonų kūrimas
- Vidinės peržiūros ir patvirtinimai
- Derybos ir perkvalifikavimas
- Vykdymas ir elektroninis parašas
- Sandėliavimas ir organizavimas
- Įsipareigojimų stebėsena
- Atnaujinimo valdymas
- Ataskaitų teikimas ir analizė
Kiekvienas etapas, kai atliekamas rankiniu būdu, sukuria vėlavimo, painiavos ar rizikos galimybių.
Ir daugelį metų daugelis įmonių tą chaosą priėmė kaip normalų reiškinį.
Todėl ir nesibaigiantys skaičiuoklių sekikliai. Gautųjų laiškų archeologija. Paslaptingai pavadinti dokumentai, tokie kaip „Final_Version_Approved_Actual_Final_v12“.
Atvirai kalbant, įspūdinga, kad kai kurioms komandoms apskritai pavyko funkcionuoti.
Kodėl tradiciniai sutarčių procesai nebeveikia
Senasis sutarčių valdymo būdas buvo sukurtas lėtesnėms organizacijoms.
Prieš daugelį metų nesusieti darbo eigos buvo įveikiamos, nes sandorių ciklai vyko labiau nuspėjamu tempu. Komandos buvo mažesnės. Patvirtinimo struktūros buvo mažiau sudėtingos. Atitiktis. reikalavimai buvo lengvesni.
Tos aplinkos nebėra.
Šiuolaikinis verslas juda greičiau, plečiasi greičiau ir veikia griežtesnės teisinės ir reguliavimo kontrolės sąlygomis nei bet kada anksčiau. Sutartys nebėra statiški teisiniai dokumentai, gulintys dokumentų spintose.
Jie yra operacinė infrastruktūra.
Kai sutarčių procesai nutrūksta, pasekmės yra tiesioginės:
- Atidėtas pajamų pripažinimas
- Viešųjų pirkimų kliūtys
- Praleistos atsinaujinimo galimybės
- Atitikties pažeidžiamumai
- Padidėjęs teisinis darbo krūvis
- Nusivylę vidiniai suinteresuotieji subjektai
Ir štai nemaloni tiesa: dauguma vėlavimų kyla ne dėl teisinio sudėtingumo.
Jie nutinka todėl, kad darbo eigos yra suskaidytos.
Kažkas pamiršta patvirtinti sąlygą. Recenzentas redaguoja neteisingą versiją. Suinteresuotasis asmuo pašalinamas iš grandinės. Pasirašyta sutartis niekada nėra tinkamai saugoma.
Staiga tai, kas turėjo trukti dvi dienas, užsitęsia į dvi savaites.
Šiuolaikinės CLM sistemos yra sukurtos taip, kad pašalintų šiuos gedimus.
Automatizavimas keičia viską
Svarbiausias šiuolaikinio sutarčių gyvavimo ciklo valdymo privalumas yra automatizavimas.
Užuot pasikliovus rankiniu maršrutizavimu, el. pašto stebėjimu ir institucine atmintimi, automatizuoti darbo eigos perkelia sutartis iš anksto nustatytais patvirtinimo keliais, remdamiesi tokiais veiksniais kaip:
- Sutarties tipas
- Rizikos lygis
- Skyriaus nuosavybė
- Geografinis regionas
- Sutarties vertė
- Atitikties reikalavimai
Tai reiškia, kad nebereikės spėlioti, kas ką turi peržiūrėti.
Sistema automatiškai tvarko maršrutą.
Tai gali skambėti kaip nedidelis operacinis patobulinimas, tačiau poveikis yra milžiniškas.
Automatizavimas sumažina kliūtis, nes progresas nebepriklauso nuo gautų laiškų stebėjimo ar atminties. Sutartys juda pagal nustatytas taisykles, sukuriant nuspėjamą darbo eigą, kuri sumažina vėlavimus ir pagerina atskaitomybę.
Komandos iš karto gauna matomumą apie:
- Kur šiuo metu stringa sutartys
- Kam priklauso kitas žingsnis
- Kiek laiko paprastai užtrunka patvirtinimai
- Kurie etapai nuolat sukelia vėlavimus
Toks veiklos aiškumas pašalina nepaprastai daug trinties darbo vietoje.
Taip, tai taip pat smarkiai sumažina „tik registracijos“ el. laiškų skaičių.
Standartizacija sumažina riziką
Viena iš labiausiai paplitusių sutarčių problemų augančiose organizacijose yra nenuoseklumas.
Skirtingi skyriai dažnai naudoja skirtingas to paties šablono versijas. Pasenusiuose dokumentuose lieka sena kalba. Išlygos redaguojamos be teisinės priežiūros.
Tai sukuria riziką.
Pasenusi žalos atlyginimo sąlyga, trūkstama atitikties formuluotė arba neteisėtas pakeitimas gali sukelti problemų ilgai po sutarties pasirašymo.
Sutarties gyvavimo ciklo valdymas tai išsprendžia centralizuotu standartizavimu.
Patvirtinti šablonai tampa numatytuoju atspirties tašku. Sąlygų bibliotekos užtikrina nuoseklią kalbą visose sutartyse. Automatizuoti peržiūros kontroliniai taškai neleidžia tęsti sutarčių vykdymo be reikiamų patvirtinimų.
Daugelyje pažangių platformų taip pat yra dirbtinio intelekto padedamos peržiūros funkcijos, kurios nustato neįprastą kalbą, trūkstamas sąlygas ar nukrypimus nuo patvirtintų standartų.
Ši parama tampa ypač vertinga didelių operacijų metu, kai teisininkų komandos vienu metu peržiūri dešimtis sutarčių.
Nes net ir labiausiai patyrę teisininkai galiausiai pasiekia savo pažinimo ribą, palyginę dvidešimtąją savo tiekėjo ribą tą dieną.
Matomumas yra svarbesnis nei dauguma organizacijų suvokia
Daugelis įmonių daug dėmesio skiria sutarčių pasirašymui.
Tada iš karto jų nebestebi.
Atnaujinimo datos praeina nepastebimai. Įsipareigojimai pamirštami. Svarbius terminus sunku rasti. Nuosavybė tampa neaiški.
Kažkur bendrame diske slypi susitarimas, kuris absoliučiai turėjo būti iš naujo derėtas prieš kelis mėnesius.
Tvirta CLM sistema sukuria centralizuotą viso sutarčių portfelio matomumą.
Komandos gali akimirksniu:
- Ieškoti įvykdytų sutarčių
- Trasos atnaujinimo terminai
- Stebėkite įsipareigojimus ir etapus
- Peržiūrėti patvirtinimo istorijas
- Sukurti audito ataskaitas
- Analizuokite sutarčių vykdymo tendencijas
Šis matomumas ypač vertingas auditų, atitikties peržiūrų, tiekėjų ginčų ar vadovybės ataskaitų teikimo ciklų metu.
Kai vadovams staiga prireikia atsakymų, centralizuota, paieškos pagrindu veikianti sutarčių analizė yra skirtumas tarp pasitikėjimo ir panikos.
Geresnis bendradarbiavimas tarp komandų
Sutartys apima beveik kiekvieną skyrių.
Teisės, pardavimo, pirkimų, finansų, operacijų ir atitikties skyriai atlieka svarbų vaidmenį skirtinguose etapuose.
Be bendros sistemos bendradarbiavimas tampa fragmentiškas.
Šiuolaikinės sutarčių gyvavimo ciklo valdymo platformos sukuria vieningą aplinką, kurioje visos suinteresuotosios šalys gali dirbti iš to paties patikimo šaltinio.
Komentarai, pataisymai, patvirtinimai, būsenos atnaujinimai ir versijų istorijos lieka matomos ir sutvarkytos.
Tai sumažina pasikartojantį darbą, sutrumpina peržiūros ciklus ir pagerina skirtingų funkcijų suderinamumą.
Tai taip pat pašalina baimę keliantį klausimą, kurį galiausiai išgirsta kiekviena organizacija:
„Palaukite... kurią versiją mes peržiūrime?“
Sutarties gyvavimo ciklo valdymas iš tikrųjų yra apie kontrolę
Frazė „sutarties gyvavimo ciklo valdymas“ skamba techniškai.
Galbūt net šiek tiek sausoka.
Tačiau po terminologija slypi kažkas daug paprastesnio.
Kontrolė.
Šiuolaikinėms organizacijoms reikia, kad sutartys būtų įgyvendinamos greitai, nesukeliant nereikalingos rizikos. Joms reikalingas bendradarbiavimas be painiavos. Standartizavimas be griežtumo. Matomumas be nesibaigiančių susitikimų dėl statuso.
Būtent tai ir užtikrina efektyvus sutarčių gyvavimo ciklo valdymas.
Ne prašmatnūs prietaisų skydeliai.
Ne tušti programinės įrangos pažadai.
Nei vienos platformos darbuotojai tyliai palieka savo darbą po įdarbinimo.
Tiesiog švaresnės darbo eigos.
Greitesni patvirtinimai.
Geresnė priežiūra.
Mažiau klaidų.
Ir galbūt svarbiausia, kad šį kartą mažiau akimirkų, kai visa komanda svarsto, kur dingo sutartis.
