아침 8시에 사무실을 나서 9시 약속을 위해 북쪽으로 35분 운전하고, 그 고객이 오전에만 시간이 가능하다고 해서 11시 약속을 위해 남쪽으로 50분 운전한 다음, 3주 전에 예약했던 통화를 위해 오후 2시에 다시 북쪽으로 갑니다. 오후 4시까지 140마일을 운전하고 세 건의 통화를 합니다. 하루는 꽉 찼고 일정도 꽤 괜찮아 보이지만, 8시간 중 약 4시간은 차 안에서 보낸 시간입니다. 이런 패턴을 5인 팀에 적용하면, 작은 회사는 두 명의 직원에게 급여를 지급하면서 사람들을 지도상에서 이동시키는 데만 돈을 쓰는 셈이 됩니다.
헛된 한 주의 모습
헛걸음에는 특정한 기하학적 패턴이 있습니다. 경로가 교차하고, 같은 동네의 약속이 요일마다 다르게 잡히기도 합니다. 영업 사원은 5개월 동안 방문하지 않은 거래처에서 불과 3km(2마일) 떨어진 곳을 지나가면서도 알아채지 못하는데, 거래처 목록이 알파벳순으로 정리되어 있고 당일 일정표에 도로 위치별로 정리된 것이 없기 때문입니다.
이 모든 것은 규율의 문제가 아닙니다. 고객이 제시하는 순서대로 회의를 하나씩 예약하면서, 고객이 실제로 어디에 있는지에 대한 정보도 없는 데서 비롯된 문제입니다. 지도가 바로 그 부족한 요소입니다.
중복되는 커버리지 및 교차 경로
최악의 경우는 두 영업사원이 담당 구역을 공유할 때 발생합니다. 소규모 회사에서는 영업 구역이 단순히 판매망이 아닌 개인적인 관계를 통해 형성되는 경우가 많아 이러한 상황이 흔합니다. 한 영업사원은 회사 사장과 같은 학교를 다녀서 동부 지역에 있는 고객을 담당하고, 다른 영업사원은 같은 산업 단지에 있는 세 곳의 거래처를 맡고 있습니다. 두 영업사원은 경쟁사가 한 번 방문으로 처리하는 거래처들을 방문하기 위해 서로 다른 날에 30마일(약 48km)을 운전해서 갑니다.
최적의 경로를 설정하기 전에 먼저 경계를 명확히 하면 중복되는 이동 거리를 줄일 수 있습니다. 또한, 소규모 사업장에서 조용히 시간을 낭비하게 만드는 문제, 즉 고객이 담당자 두 명 사이에 있을 때 누가 전화를 걸어야 하는지에 대한 문제를 해결할 수 있습니다. 애매한 상황 하나만으로도 전화 통화, 내부 이메일, 심지어는 두 번의 방문으로 이어지기도 합니다.
중복되는 부분을 해결하는 것은 소규모 회사에서는 보통 오후 시간 정도면 충분합니다. 고객 목록을 가져와서 지난 1년 동안 누가 각 고객에게 연락했는지 표시하고, 분쟁이 있는 고객은 가장 가까운 담당자에게 배정합니다. 관계를 고려하여 몇몇 고객은 유지하는 것이 좋을 수 있으며, 이러한 고객들을 예외로 지정해 두면 나중에 누군가가 이를 선례로 삼는 것을 방지할 수 있습니다.
경로 작업 전 경계 작업
각 계정이 담당자 한 명에게 배정되면 일일 방문 경로를 효율적으로 계획할 수 있습니다. 한 명의 영업 담당자가 한 지역을 담당할 경우에는 종이 지도에 핀을 꽂아두는 것으로 충분합니다. 하지만 두 명 이상의 영업 담당자가 한 지역을 공유하는 경우에는 계정 위치와 담당자 정보를 한 화면에서 확인할 수 있어야 하는데, 바로 이를 위해 영업 지역 관리 소프트웨어가 필요합니다. 당분간은 우편번호별로 정리된 스프레드시트가 그 중간 역할을 해낼 수 있습니다.
예약 습관은 계획 수정이 불가능한 부분입니다. 고객이 제안하는 모든 약속을 수락하는 담당자는 아무리 계획을 잘 세웠더라도 한 주 일정이 엉망이 될 수밖에 없습니다.
하루 일정 내 예약 순서
일정을 짜는 것이 회복 가능한 시간의 대부분을 차지합니다. 예를 들어, 하루에 반경 6마일 이내에서 4개의 미팅을 예약하고, 다음 날에는 다른 반경 내에서 4개의 미팅을 예약하면 운전 시간을 절반으로 줄이면서 동일한 8개의 미팅을 진행할 수 있습니다. 또한, 가장 먼 곳에서 집 방향으로 미팅 일정을 잡으면 교통량이 적고 집중력이 좋은 하루 초반에 가장 긴 운전 시간을 확보할 수 있습니다.
수학자들은 외판원 문제 라는 이름으로 한 세기 동안 이 문제의 근본적인 난제를 연구해 왔으며 , 많은 정류장을 고려해야 할 경우 정확한 해답을 계산하는 것은 실제로 매우 어렵습니다. 하지만 영업 사원은 정확한 해답이 필요하지 않습니다. 눈대중으로 8개의 정류장을 효율적으로 배치하는 것만으로도 대부분의 비용 절감을 실현할 수 있으며, 효율적인 배치와 임의 배치의 차이는 하루에 60마일에 달하는 경우가 많습니다.
예약 가능 시간대를 활용하면 예약 순서를 정할 수 있습니다. 상담원이 고객에게 화요일과 목요일 오전에 해당 지역에 있다고 말하면 대부분 화요일이나 목요일 예약을 잡을 수 있습니다. 고객은 관리자들이 예상하는 것보다 훨씬 쉽게 이러한 예약 방식에 동의하는데, 그 이유는 향후 3주 이내의 다른 시간대를 제시하는 것이 고객에게 특별히 더 유리한 점이 없기 때문입니다.
자동차 앞 유리창 청소에 드는 숨겨진 비용
연료비는 눈에 보이는 비용이지만 가장 적은 부분을 차지합니다. 2025년 한 해 동안 전국 휘발유 가격은 갤런당 약 2.79달러에서 4.56달러 사이를 오르내렸는데, 이는 현장 팀의 월별 연료비에 수백 달러의 차이를 가져올 수 있으며, 이는 누구도 경로를 변경하지 않아도 마찬가지입니다.
운전 기술은 연료 소비량을 약간 줄여줍니다. 부드러운 가속과 짧은 공회전은 연료를 덜 소모하며 , 그 절감 효과는 한 자릿수 퍼센트에 불과합니다. 주행 거리를 줄이는 것만이 연료 소비량을 크게 줄여주는 유일한 방법입니다.
차량 감가상각 및 유지 보수 비용은 주행 거리에 직접적으로 비례하므로 연간 22,000마일과 12,000마일은 차량 운영 비용에 상당한 차이를 가져옵니다. 하루 6시간씩 운전하는 영업 사원은 장시간 앉아 있는 자세로 인해 건강에 부담을 느끼게 되고 , 이는 결국 결근과 이직으로 이어집니다. 무엇보다 가장 큰 손실은 기회비용입니다. 연간 200시간의 운전 시간을 절약한 영업 사원은 그 시간을 고객 상담에 활용하여 주문을 성사시킬 수 있기 때문입니다.
보험과 사고 위험도 언급할 필요가 있습니다. 주행 거리가 많아질수록 사고 위험도 커지며, 단 한 번의 과실 사고로도 소규모 회사의 보험료가 3년 동안 변동될 수 있습니다.
구역별 영업일수 및 고객 기대치
구역별 요일 지정은 경계가 정해지면 효과적입니다. 각 구역에는 고유한 요일이 할당되고, 해당 구역의 고객들은 무슨 요일인지 알게 되며, 정기적인 일정이 달력의 80%를 차지하는 동안 응급 상황도 처리할 수 있습니다.
이러한 패턴에는 의도적인 비워두는 시간이 필요합니다. 목요일 오후를 비워두면 배송 문제, 갑작스러운 견적 요청, 그리고 급하게 만나야 하는 고객과의 미팅 등 예상치 못한 상황에 대처할 수 있는 여유가 생기고, 이러한 일들이 다른 세 날에 겹치는 것을 방지할 수 있습니다. 모든 시간을 꽉 채우는 팀은 끊임없이 일정을 변경해야 하는데, 이는 비워둔 오후 시간보다 훨씬 더 많은 운전 비용을 초래합니다.
고객에게 실질적인 이점이 있으며, 이러한 변화를 소개할 때 분명히 강조할 가치가 있습니다. 정해진 요일에 방문하는 공급업체는 고객이 일정을 잡기가 더 쉽고, 고객은 더 이상 공급업체의 방문을 임의적인 호의로 여기지 않게 됩니다. 이러한 변화에 저항하는 담당자는 대개 융통성이 없어 보일까 봐 두려워합니다. 하지만 실제로 고객은 예측 가능한 요일을 선호하며, 기존에 이용하지 않았던 무기한 방문 서비스를 포기하는 데에는 아무런 손해도 없습니다.
그 일을 정당화하는 숫자
이 작업이 수고를 들일 가치가 있는지 계산해 보세요. 영업 담당자가 시속 45마일로 하루 140마일을 운전한다고 가정하면 약 3시간을 운전대 뒤에서 보냅니다. 경계 정리 및 순서 조정을 통해 이 시간을 3분의 1로 줄이면 담당자는 하루에 1시간, 즉 주당 5시간, 연간 약 230시간을 절약할 수 있습니다. 고객 방문당 1시간(후속 기록 작성 포함)이 소요된다고 하면, 동일한 인력과 급여로 230건의 추가 상담을 진행할 수 있습니다. 5인 팀의 경우, 추가 주문 건수를 계산하기 전에 절약되는 주행 거리만으로도 수만 달러의 가치를 창출할 수 있습니다.
