Келісімшарт жоғалған жоқ.
Техникалық тұрғыдан.
Ол «әлі де қарастырылып жатыр».
Көптеген ұйымдарда бұл кәсіби қысқартылған нұсқа болып табылады, себебі ешкім оның қайда екенін, кімде бар екенін немесе неге он бір күн бойы қол тигізілмегенін нақты білмейді.
Сонымен қатар, сату бөлімі әр бірнеше сағат сайын мәртебені жаңартуды сұрап отыр. Сатып алу бөлімі төлем шарттарының қайта қаралуын күтуде. Қаржы бөлімі сәйкестік тәуекелдері жойылды ма деп ойлап отыр. Заңды ақпарат бақыланатын өзгерістердің, қайталанатын нұсқалардың және алты түрлі әңгімеге бөлінген электрондық пошта ағындарының астында жасырылған.
Дәл осы себепті келісімшарт бойынша өмірлік циклды басқару қазіргі заманғы командалар үшін маңызды операциялық басымдыққа айналды.
Келісімшарттар кенеттен қызықты болғандықтан емес. Олар қызықты болған жоқ.
Бірақ бизнестер ақыры ұйымдастырылмаған келісімшарт процестері кірісті тыныш азайтатынын, өсуді баяулататынын, тәуекелге ұшырауды арттыратынын және бөлімдер арасында қажетсіз үйкеліс тудыратынын түсінді.
Құрылымдалған келісімшарттың өмірлік циклін басқару стратегиясы ең маңызды бизнес жұмыс процестерінің біріне тәртіп, көріну және жылдамдық әкелу арқылы осы мәселелерді шешеді.
Келісімшарттың өмірлік циклін басқару шын мәнінде нені білдіреді
Ең қарапайым тілмен айтқанда, келісімшарттың өмірлік циклін басқару (CLM) толыққанды жұмысты білдіреді. процесс келісімшарттарды бастапқы сұраныстан бастап орындауға, жаңартуға және ақырында мерзімінің аяқталуына дейін басқару.
Теория жүзінде қарапайым.
Тәжірибеде әлдеқайда шатастырады.
Бір келісім көбінесе бірнеше мүдделі тараптардан, бекіту тізбектерінен, қайта қараулардан, заңды шолулардан, сәйкестікті тексерулерден, келіссөздерден, қол қоюлардан, сақтау жүйелерінен және мерзімдерді бақылау процестерінен өтеді.
Қазіргі келісімшарттың өмірлік циклі әдетте мыналарды қамтиды:
- Келісімшартқа өтінімдер және қабылдау
- Жобалау және шаблон жасау
- Ішкі шолулар мен мақұлдаулар
- Келіссөздер және қайта жоспарлау
- Орындау және электрондық қолтаңба
- Сақтау және ұйымдастыру
- Міндеттемелерді бақылау
- Жаңартуларды басқару
- Есеп беру және талдау
Әрбір кезең қолмен өңделген кезде кідіріс, шатасу немесе тәуекел мүмкіндіктерін тудырады.
Жылдар бойы көптеген компаниялар бұл хаосты қалыпты жағдай ретінде қабылдады.
Сондықтан электрондық кестелерді бақылау құралдары шексіз. Кіріс жәшігінің археологиясы. Final_Version_Approved_Actual_Final_v12 сияқты жұмбақ атаулары бар құжаттар.
Шынын айтқанда, кейбір командалардың мүлдем жұмыс істей алғаны таңқаларлық.
Неліктен дәстүрлі келісімшарт процестері енді жұмыс істемейді
Келісімшарттарды басқарудың ескі тәсілі баяу ұйымдар үшін жасалған.
Бірнеше жыл бұрын, мәміле циклдары болжамды қарқынмен өзгергендіктен, ажыратылған жұмыс процестері сақталатын еді. Командалар кішірек болды. Мақұлдау құрылымдары онша күрделі болмады. Сәйкестік талаптар жеңілірек болды.
Ол орта енді жоқ.
Қазіргі заманғы бизнес бұрынғыдан да жылдам қозғалады, жылдамырақ масштабталады және заңдық және нормативтік бақылаудың қатаң бақылауында жұмыс істейді. Келісімшарттар енді құжат шкафтарында тұрған статикалық заңды құжаттар емес.
Олар операциялық инфрақұрылым.
Келісімшарттық процестер бұзылған кезде, салдары бірден пайда болады:
- Кірістерді танудың кешіктірілуі
- Сатып алудағы кедергілер
- Жаңарту мүмкіндіктерін жіберіп алдыңыз
- Сәйкестіктің осал тұстары
- Заңгерлік жұмыс жүктемесінің артуы
- Ашуланған ішкі мүдделі тараптар
Міне, ыңғайсыз шындық: кідірістердің көпшілігі заңды күрделіліктен туындамайды.
Олар жұмыс процестерінің бөлшектенуіне байланысты орын алады.
Біреу тармақты бекітуді ұмытып кетеді. Сарапшы қате нұсқаны өңдейді. Мүдделі тарап тізбектен шығарылады. Орындалған келісім ешқашан дұрыс сақталмайды.
Кенеттен екі күндік процесс болуы керек нәрсе екі аптаға созылып кетті.
Қазіргі заманғы CLM жүйелері осы бұзылуларды жоюға арналған.
Автоматтандыру бәрін өзгертеді
Қазіргі заманғы келісімшарттың өмірлік циклін басқарудың ең маңызды артықшылығы - автоматтандыру.
Қолмен бағыттауға, электрондық пошта арқылы хабарлама жіберуге және мекемелік жадқа сүйенудің орнына, автоматтандырылған жұмыс процестері келісімшарттарды келесі факторларға негізделген алдын ала анықталған бекіту жолдары арқылы жылжытады:
- Шарт түрі
- Тәуекел деңгейі
- Департаменттің меншігі
- Географиялық аймақ
- Келісімшарт құны
- Сәйкестік талаптары
Бұл енді кімнің нені қайта қарауы керек екенін болжаудың қажеті жоқ дегенді білдіреді.
Жүйе маршруттауды автоматты түрде өңдейді.
Бұл шағын операциялық жақсару сияқты естілуі мүмкін, бірақ әсері өте зор.
Автоматтандыру кедергілерді азайтады, себебі прогресс енді кіріс жәшігін бақылауға немесе жадқа тәуелді емес. Келісімшарттар белгіленген ережелерге сәйкес қозғалады, бұл кідірістерді азайтатын және есеп берушілікті жақсартатын болжамды жұмыс процесін жасайды.
Командалар келесі ақпаратты бірден көре алады:
- Қазіргі уақытта келісімшарттар тоқтап қалған жағдайлар
- Келесі қадам кімге тиесілі
- Мақұлдау әдетте қанша уақытты алады
- Қандай кезеңдер үнемі кідірістерді тудырады
Жұмыстың бұл айқындығы жұмыс орнындағы ерекше үйкелісті жояды.
Иә, бұл сонымен қатар электрондық пошталардың «тек тексеріліп» кетуін айтарлықтай азайтады.
Стандарттау тәуекелді азайтады
Өсіп келе жатқан ұйымдардағы ең көп таралған келісімшарт мәселелерінің бірі - сәйкессіздік.
Әртүрлі департаменттер көбінесе бір үлгінің әртүрлі нұсқаларын пайдаланады. Ескірген тіл ескірген құжаттарда сақталады. Баптар заңды бақылаусыз өңделеді.
Бұл тәуекел тудырады.
Ескірген өтемақы туралы ереже, сәйкестік тілінің болмауы немесе рұқсатсыз қайта қарау келісімге қол қойылғаннан кейін ұзақ уақыт бойы мәселелер тудыруы мүмкін.
Келісімшарттың өмірлік циклін басқару бұл мәселені орталықтандырылған стандарттау арқылы шешеді.
Бекітілген үлгілер әдепкі бастапқы нүктеге айналады. Бап кітапханалары келісімдер бойынша тілдің біркелкілігін қамтамасыз етеді. Автоматтандырылған шолу бақылау нүктелері келісімшарттардың қажетті мақұлдаусыз алға жылжуына жол бермейді.
Көптеген озық платформаларда ерекше тілді, жетіспейтін тармақтарды немесе бекітілген стандарттардан ауытқуларды анықтайтын жасанды интеллект көмегімен шолу мүмкіндіктері де бар.
Бұл қолдау, әсіресе, заңгерлік топтар бір уақытта ондаған келісімдерді қарастырып жатқан көп көлемді кезеңдерде өте құнды болады.
Өйткені тіпті ең тәжірибелі заңгерлер де өздерінің жиырмасыншы сатушыларының қызыл сызығын салыстырғаннан кейін когнитивтік шегіне жетті.
Көріну көптеген ұйымдар түсінгеннен де маңызды
Көптеген компаниялар келісімшарттарға қол қоюға баса назар аударады.
Содан кейін оларды бірден ізінен тайдырады.
Жаңарту күндері байқалмай өтеді. Міндеттемелер ұмытылады. Негізгі терминдерді табу қиындай түседі. Меншік құқығы түсініксіз болады.
Ортақ дискінің бір жерінде бірнеше ай бұрын қайта келісілуі керек келісім бар.
Күшті CLM жүйесі бүкіл келісімшарт портфолиосы бойынша орталықтандырылған көрінуді қамтамасыз етеді.
Командалар бірден:
- Орындалған келісімдерді іздеу
- Жаңарту мерзімдерін бақылау
- Міндеттемелер мен кезеңдерді бақылау
- Мақұлдау тарихтарын қарап шығу
- Аудит есептерін жасау
- Келісімшарттың орындалу үрдістерін талдау
Бұл көріну әсіресе аудиттер, сәйкестікті қарау, жеткізушілер арасындағы даулар немесе басшылықтың есеп беру циклдері кезінде құнды.
Басшыларға кенеттен жауап қажет болған кезде, іздеуге болатын, орталықтандырылған келісімшарттық ақпараттың болуы сенімділік пен үрейдің арасындағы айырмашылық болып табылады.
Топтар арасындағы жақсы ынтымақтастық
Келісімшарттар барлық дерлік бөлімдерге қатысты.
Заңдық, сату, сатып алу, қаржы, операциялар және сәйкестік - бәрі әртүрлі кезеңдерде рөл атқарады.
Ортақ жүйе болмаса, ынтымақтастық бөлшектенеді.
Қазіргі заманғы келісімшарттың өмірлік циклін басқару платформалары әрбір мүдделі тарап бір шындық көзінен жұмыс істей алатын бірыңғай орта жасайды.
Түсініктемелер, түзетулер, бекітулер, күй жаңартулары және нұсқалар тарихы көрінетін және реттелген күйде қалады.
Бұл қайталанатын жұмысты азайтады, шолу циклдарын қысқартады және функцияаралық үйлестіруді жақсартады.
Бұл сондай-ақ әрбір ұйымның ақырында еститін қорқынышты сұрағын жояды:
«Күте тұрыңыз... біз қай нұсқаны қарастырып жатырмыз?»
Келісімшарттың өмірлік циклін басқару шынымен бақылау туралы
«Келісімшарттың өмірлік циклін басқару» деген сөз тіркесі техникалық тұрғыдан естіледі.
Тіпті аздап құрғақ болуы мүмкін.
Бірақ терминологияның астында әлдеқайда қарапайым нәрсе бар.
Басқару.
Қазіргі заманғы ұйымдарға қажетсіз тәуекелдерді тудырмай, тез әрекет ету үшін келісімшарттар қажет. Оларға шатасусыз ынтымақтастық қажет. Қатаңдықсыз стандарттау. Шексіз мәртебелік кездесулерсіз көріну қажет.
Келісімшарттың өмірлік циклін тиімді басқару осыны қамтамасыз етеді.
Жарқыраған басқару тақталары емес.
Бағдарламалық жасақтаманың бос уәделері емес.
Басқа платформа қызметкерлері тіркелгеннен кейін үнсіз кетіп қалған жоқ.
Тек таза жұмыс процестері.
Жылдам мақұлдау.
Жақсырақ бақылау.
Аз қателіктер.
Және, мүмкін, ең бастысы, бүкіл команданың келісімшарттың осы уақытқа дейін қайда жоғалып кеткенін ойлап отырған сәттері азайған.
