კონტრაქტი არ დაიკარგა.
ტექნიკურად.
ის „ჯერ კიდევ განხილვის პროცესში იყო“.
რაც, ბევრ ორგანიზაციაში, პროფესიული სტენოგრაფიულია, რადგან არავინ იცის ზუსტად სად არის ის, ვის აქვს ან რატომ იდგა ხელუხლებელი თერთმეტი დღის განმავლობაში.
ამასობაში, გაყიდვების განყოფილება სტატუსის განახლებას რამდენიმე საათში ერთხელ ითხოვს. შესყიდვები გადახდის პირობების გადახედვას ცდილობს. ფინანსები კი ფიქრობს, მოგვარდა თუ არა შესაბამისობის რისკები. იურიდიული საკითხები თვალყურის დევნების, დუბლიკატი ვერსიებისა და ელექტრონული ფოსტის თემების მიღმაა დამალული, რომლებიც რატომღაც ექვს სხვადასხვა საუბარში გადაიზარდა.
სწორედ ამიტომ ხელშეკრულების სასიცოცხლო ციკლის მართვა თანამედროვე გუნდებისთვის სერიოზულ ოპერაციულ პრიორიტეტად იქცა.
არა იმიტომ, რომ კონტრაქტები მოულოდნელად საინტერესო გახდა. არა.
მაგრამ იმიტომ, რომ ბიზნესებმა საბოლოოდ გააცნობიერეს, რომ არაორგანიზებული კონტრაქტის პროცესები ჩუმად ამცირებს შემოსავალს, ანელებს ზრდას, ზრდის რისკისადმი ზემოქმედებას და ქმნის ზედმეტ უთანხმოებას დეპარტამენტებს შორის.
სტრუქტურირებული კონტრაქტის სასიცოცხლო ციკლის მართვის სტრატეგია ამ პრობლემებს წყვეტს ერთ-ერთი ყველაზე კრიტიკული ბიზნეს სამუშაო პროცესის წესრიგის, ხილვადობისა და სიჩქარის შეტანით.
რას ნიშნავს სინამდვილეში კონტრაქტის სასიცოცხლო ციკლის მართვა
უმარტივესად რომ ვთქვათ, კონტრაქტის სასიცოცხლო ციკლის მართვა (CLM) გულისხმობს ყოვლისმომცველ პროცესი კონტრაქტების მართვის საწყისი მოთხოვნიდან ხელმოწერამდე, განახლებამდე და საბოლოო ვადის გასვლამდე.
თეორიულად პირდაპირი.
პრაქტიკაში გაცილებით არეულია.
ერთი შეთანხმება ხშირად გადის რამდენიმე დაინტერესებულ მხარეს, დამტკიცების ჯაჭვს, გადახედვას, იურიდიულ განხილვებს, შესაბამისობის შემოწმებას, მოლაპარაკებებს, ხელმოწერებს, შენახვის სისტემებს და ვადების თვალყურის დევნების პროცესებს.
თანამედროვე კონტრაქტის სასიცოცხლო ციკლი, როგორც წესი, მოიცავს:
- კონტრაქტის მოთხოვნები და მიღება
- ნახაზის შედგენა და შაბლონის შექმნა
- შიდა მიმოხილვები და დამტკიცებები
- მოლაპარაკება და წითელი ხაზის დადება
- შესრულება და ელექტრონული ხელმოწერა
- შენახვა და ორგანიზება
- ვალდებულების მონიტორინგი
- განახლების მართვა
- ანგარიშგება და ანალიზი
ხელით შესრულების შემთხვევაში, თითოეული ეტაპი ქმნის შეფერხების, დაბნეულობის ან რისკის შესაძლებლობებს.
და წლების განმავლობაში, ბევრმა კომპანიამ ეს ქაოსი ნორმალურად მიიღო.
აქედან გამომდინარე, დაუსრულებელი ცხრილების ტრეკერები. შემოსულების არქეოლოგია. იდუმალებით დასახელებული დოკუმენტები, როგორიცაა Final_Version_Approved_Actual_Final_v12.
გულწრფელად რომ ვთქვათ, შთამბეჭდავია, რომ ზოგიერთმა გუნდმა საერთოდ მოახერხა ფუნქციონირება.
რატომ აღარ მუშაობს ტრადიციული საკონტრაქტო პროცესები
კონტრაქტების მართვის ძველი მეთოდი უფრო ნელი ორგანიზაციებისთვის იყო შექმნილი.
წლების წინ, გათიშული სამუშაო პროცესების გადარჩენა შესაძლებელი იყო, რადგან გარიგების ციკლები უფრო პროგნოზირებადი ტემპით მოძრაობდა. გუნდები უფრო პატარა იყო. დამტკიცების სტრუქტურები ნაკლებად რთული. შესაბამისობა მოთხოვნები უფრო მსუბუქები იყვნენ.
ეს გარემო აღარ არსებობს.
თანამედროვე ბიზნესები უფრო სწრაფად მოძრაობენ, უფრო სწრაფად ფართოვდებიან და მოქმედებენ უფრო დიდი სამართლებრივი და მარეგულირებელი კონტროლის ქვეშ, ვიდრე ოდესმე. კონტრაქტები აღარ არის სტატიკური იურიდიული დოკუმენტები, რომლებიც საქაღალდეებში დევს.
ისინი ოპერატიული ინფრასტრუქტურაა.
როდესაც კონტრაქტის პროცესები ირღვევა, შედეგები მყისიერია:
- შემოსავლის დაგვიანებული აღიარება
- შესყიდვების შეფერხებები
- განახლების ხელიდან გაშვებული შესაძლებლობები
- შესაბამისობის დაუცველობა
- გაზრდილი იურიდიული დატვირთვა
- იმედგაცრუებული შიდა დაინტერესებული მხარეები
და აი, არასასიამოვნო სიმართლე: დაგვიანებების უმეტესობა სამართლებრივი სირთულეებით არ არის გამოწვეული.
ეს ხდება იმიტომ, რომ სამუშაო პროცესები ფრაგმენტულია.
ვიღაცას ავიწყდება პუნქტის დამტკიცება. მიმომხილველი არასწორ ვერსიას არედაქტირებს. დაინტერესებული მხარე ჯაჭვიდან გამოირიცხება. შესრულებული შეთანხმება სათანადოდ არასდროს ინახება.
მოულოდნელად, ის, რაც ორდღიანი უნდა ყოფილიყო, ორ კვირად გადაიზარდა.
თანამედროვე CLM სისტემები შექმნილია ამ ავარიების აღმოსაფხვრელად.
ავტომატიზაცია ყველაფერს ცვლის
თანამედროვე კონტრაქტის სასიცოცხლო ციკლის მართვის ყველაზე მნიშვნელოვანი უპირატესობა ავტომატიზაციაა.
ხელით მარშრუტიზაციაზე, ელექტრონული ფოსტით შემდგომ კონტაქტებსა და ინსტიტუციურ მეხსიერებაზე დაყრდნობის ნაცვლად, ავტომატიზირებული სამუშაო პროცესები კონტრაქტებს წინასწარ განსაზღვრული დამტკიცების გზებით გადააქვს, ისეთი ფაქტორების საფუძველზე, როგორიცაა:
- კონტრაქტის ტიპი
- რისკის დონე
- დეპარტამენტის საკუთრება
- გეოგრაფიული რეგიონი
- კონტრაქტის ღირებულება
- შესაბამისობის მოთხოვნები
ეს ნიშნავს, რომ აღარ არის საჭირო იმის გამოცნობა, თუ ვის რა უნდა გადახედოს.
სისტემა ავტომატურად ამუშავებს მარშრუტიზაციას.
ეს შეიძლება მცირე ოპერაციულ გაუმჯობესებად ჟღერდეს, მაგრამ გავლენა უზარმაზარია.
ავტომატიზაცია ამცირებს შეფერხებებს, რადგან პროგრესი აღარ არის დამოკიდებული შემოსულების მონიტორინგზე ან მეხსიერებაზე. კონტრაქტები მოძრაობს დადგენილი წესების შესაბამისად, რაც ქმნის პროგნოზირებად სამუშაო პროცესს, რაც ამცირებს შეფერხებებს და აუმჯობესებს ანგარიშვალდებულებას.
გუნდები დაუყოვნებლივ იძენენ ხილვადობას:
- სად არის ამჟამად შეჩერებული კონტრაქტები
- ვის ეკუთვნის შემდეგი ნაბიჯი
- რამდენ ხანს გრძელდება დამტკიცება, როგორც წესი
- რომელი ეტაპები იწვევს მუდმივად შეფერხებებს
ოპერაციული სიცხადის ეს დონე სამუშაო ადგილზე არსებულ არაჩვეულებრივ უსიამოვნებებს გამორიცხავს.
და დიახ, ეს ასევე მკვეთრად ამცირებს ელფოსტის „უბრალოდ შემოწმების“ რაოდენობას.
სტანდარტიზაცია ამცირებს რისკს
მზარდ ორგანიზაციებში კონტრაქტებთან დაკავშირებული ერთ-ერთი ყველაზე გავრცელებული პრობლემა შეუსაბამობაა.
სხვადასხვა დეპარტამენტი ხშირად იყენებს ერთი და იგივე შაბლონის სხვადასხვა ვერსიას. მოძველებულ დოკუმენტებში ჩადებულია მემკვიდრეობით მიღებული ენა. პუნქტები რედაქტირებულია იურიდიული ზედამხედველობის გარეშე.
ეს რისკს ქმნის.
მოძველებულმა ანაზღაურების პუნქტმა, შესაბამისობის ფორმულირების ნაკლებობამ ან არაავტორიზებული გადახედვამ შეიძლება პრობლემები შექმნას ხელშეკრულების ხელმოწერიდან დიდი ხნის შემდეგ.
კონტრაქტის სასიცოცხლო ციკლის მართვა ამ პრობლემას ცენტრალიზებული სტანდარტიზაციის გზით წყვეტს.
დამტკიცებული შაბლონები ნაგულისხმევ საწყის წერტილად იქცევა. პუნქტების ბიბლიოთეკები უზრუნველყოფენ თანმიმდევრულ ენას ყველა შეთანხმებისთვის. ავტომატური განხილვის საკონტროლო წერტილები ხელს უშლის კონტრაქტების წინსვლას საჭირო დამტკიცებების გარეშე.
ბევრი მოწინავე პლატფორმა ასევე მოიცავს ხელოვნური ინტელექტის დახმარებით განხილვის შესაძლებლობებს, რომლებიც ადგენენ უჩვეულო ენას, გამოტოვებულ პუნქტებს ან დამტკიცებული სტანდარტებიდან გადახრებს.
ეს მხარდაჭერა განსაკუთრებით ღირებული ხდება მაღალი მოცულობის პერიოდებში, როდესაც იურიდიული გუნდები ერთდროულად ათობით ხელშეკრულებას განიხილავენ.
რადგან ყველაზე გამოცდილი იურისტებიც კი საბოლოოდ აღწევენ თავიანთ კოგნიტურ ზღვარს დღის მეოცე მომწოდებლის წითელი ხაზის შედარების შემდეგ.
ხილვადობა უფრო მნიშვნელოვანია, ვიდრე ორგანიზაციების უმეტესობა აცნობიერებს
ბევრი ბიზნესი დიდ ყურადღებას აქცევს კონტრაქტების გაფორმებას.
შემდეგ კი მაშინვე დაკარგავ მათ კვალს.
განახლების თარიღები შეუმჩნეველი რჩება. ვალდებულებები დავიწყებას ეძლევა. საკვანძო ტერმინების პოვნა ძნელი ხდება. საკუთრება ბუნდოვანი ხდება.
სადღაც საერთო სადარბაზოში დევს შეთანხმება, რომელიც აუცილებლად რამდენიმე თვის წინ უნდა გადახედილიყო.
ძლიერი CLM სისტემა ქმნის ცენტრალიზებულ ხილვადობას მთელი კონტრაქტის პორტფელზე.
გუნდებს შეუძლიათ მყისიერად:
- ხელმოწერილი შეთანხმებების ძიება
- ტრეკების განახლების ვადები
- ვალდებულებებისა და ეტაპების მონიტორინგი
- დამტკიცების ისტორიის გადახედვა
- აუდიტის ანგარიშების გენერირება
- კონტრაქტის შესრულების ტენდენციების ანალიზი
ეს ხილვადობა განსაკუთრებით ფასეულია აუდიტის, შესაბამისობის მიმოხილვის, მომწოდებლებთან დავების ან ლიდერობის ანგარიშგების ციკლების დროს.
როდესაც აღმასრულებლებს მოულოდნელად სჭირდებათ პასუხები, ცენტრალიზებული კონტრაქტული ინფორმაციის ქონა თავდაჯერებულობასა და პანიკას შორის განსხვავებას წარმოადგენს.
გუნდებს შორის უკეთესი თანამშრომლობა
კონტრაქტები თითქმის ყველა დეპარტამენტს ეხება.
იურიდიული, გაყიდვების, შესყიდვების, ფინანსების, ოპერაციების და შესაბამისობის განყოფილებები - ყველა მათგანი მნიშვნელოვან როლს ასრულებს სხვადასხვა ეტაპზე.
საერთო სისტემის გარეშე, თანამშრომლობა ფრაგმენტული ხდება.
თანამედროვე კონტრაქტის სასიცოცხლო ციკლის მართვის პლატფორმები ქმნის ერთიან გარემოს, სადაც ყველა დაინტერესებულ მხარეს შეუძლია იმუშაოს ერთი და იგივე წყაროდან.
კომენტარები, შესწორებები, დამტკიცებები, სტატუსის განახლებები და ვერსიების ისტორია ხილული და ორგანიზებული რჩება.
ეს ამცირებს დუბლიკატ სამუშაოს, ამცირებს განხილვის ციკლებს და აუმჯობესებს ფუნქციებს შორის შესაბამისობას.
ეს ასევე გამორიცხავს საშინელ კითხვას, რომელსაც საბოლოოდ ყველა ორგანიზაცია ისმენს:
„მოიცადეთ... რომელ ვერსიას განვიხილავთ?“
კონტრაქტის სასიცოცხლო ციკლის მართვა რეალურად კონტროლს ეხება
ფრაზა „კონტრაქტის სასიცოცხლო ციკლის მართვა“ ტექნიკურად ჟღერს.
შესაძლოა ოდნავ მშრალიც კი იყოს.
მაგრამ ტერმინოლოგიის მიღმა გაცილებით მარტივი რამ იმალება.
კონტროლი.
თანამედროვე ორგანიზაციებს კონტრაქტები სჭირდებათ სწრაფი რეაგირებისთვის ზედმეტი რისკების გარეშე. მათ სჭირდებათ თანამშრომლობა დაბნეულობის გარეშე. სტანდარტიზაცია რიგიდობის გარეშე. ხილვადობა გაუთავებელი სტატუსის შეხვედრების გარეშე.
სწორედ ამას იძლევა ეფექტური კონტრაქტის სასიცოცხლო ციკლის მართვა.
არა მოციმციმე დაფები.
არა ცარიელი პროგრამული უზრუნველყოფის დაპირებები.
არც ერთი სხვა პლატფორმა, რომელსაც თანამშრომელი ჩუმად არ ტოვებს ინტეგრაციის შემდეგ.
უბრალოდ უფრო სუფთა სამუშაო პროცესები.
უფრო სწრაფი დამტკიცებები.
უკეთესი ზედამხედველობა.
ნაკლები შეცდომები.
და, ალბათ, ყველაზე მნიშვნელოვანი ის არის, რომ ნაკლები მომენტი დარჩა, როდესაც მთელი გუნდი ფიქრობს, თუ სად გაქრა კონტრაქტი ამ დრომდე.
