午前8時にオフィスを出て、9時の打ち合わせのために北へ35分運転し、その顧客は午前中しか都合がつかなかったため、11時の打ち合わせのために南へ50分運転し、3週間前に予約した電話のために午後2時に北へ戻る。午後4時までに走行距離は140マイル、打ち合わせは3件。1日は予定がぎっしり詰まっており、カレンダーも申し分ないが、8時間のうち約4時間は車内で過ごしたことになる。このパターンを5人チームで繰り返すと、小規模企業は地図上で人を移動させるだけで2人分の給料を支払っていることになる。
無駄に過ごした一週間の形
無駄な移動には、ある一定のパターンがある。ルートは何度も交差し、同じ郊外でのアポイントメントが曜日ごとにずれてしまう。営業担当者は、5ヶ月間訪問していない顧客の2マイル以内を通過しても気づかない。なぜなら、顧客リストはアルファベット順になっており、その日の予定は道路上の位置に基づいて整理されていないからだ。
これは規律の問題ではありません。顧客の所在地を把握せずに、顧客が申し出る順番に、1件ずつミーティングを予約していることが原因なのです。地図こそが、欠けている情報です。
重複するカバレッジと交差するルート
最悪のケースは、2人の営業担当者が同じ担当地域を共有する場合だ。小規模企業では、営業担当地域が営業ラインではなく個人的な関係から生まれることが多いため、これはよくあることだ。例えば、ある営業担当者は、オーナーと学校が一緒だったという理由で東部の郡に顧客がいる。別の営業担当者は、同じ工業団地内に3つの顧客を抱えている。両者は別々の日に同じ30マイルの距離を車で移動し、競合他社が1回の訪問で対応できる顧客を担当している。
ルート最適化の前にまず境界線を明確にすることで、重複走行をなくすことができます。また、顧客が2人の担当者の間にいる場合にどちらが電話をかけるべきかという、小規模ビジネスでひっそりと時間を浪費してしまう問題も解決できます。担当者が曖昧なアカウントは、電話、社内メール、場合によっては2回の訪問といった事態を招く原因となります。
重複しているアカウントの修正は、小規模な会社であれば通常午後1時間で完了する作業です。顧客リストを取り出し、過去1年間に各アカウントに誰が連絡したかを記録し、担当者が競合しているアカウントは、道路で最も近い担当者に割り当てます。数件は関係性を考慮して残しておく価値がありますが、それらを例外としてその場で明記することで、後々前例として扱われることを防ぎます。
ルート工事の前に境界工事を行う
各アカウントが担当者一人に分かれれば、日々のルートを適切に計画できます。1人の営業担当者が1つの郡を担当する場合は、紙の地図にピンを刺すだけで十分です。2人以上の営業担当者が同じ地域を担当する場合は、アカウントの所在地と担当者を同じ画面で確認する必要があります。これは営業テリトリー管理ソフトウェアの本来の目的であり、郵便番号でソートしたスプレッドシートは、当面の間は中間的な解決策となります。
予約習慣は、地図に載っていない修理作業の重要な部分です。顧客が提示するすべての予約を受ける担当者は、どんなに綿密な計画を立てても、バラバラな週になってしまうでしょう。
1日内の予約順序
時間の節約につながる最大のポイントは、ミーティングの順番を工夫することです。例えば、ある日は半径6マイル以内で4件のミーティングを予定し、次の日は別の半径で4件のミーティングを予定すれば、同じ8件のミーティングを約半分の移動時間でこなすことができます。また、ミーティングの順番を最も遠い地点から自宅方面へ向かうようにすれば、交通量が少なく集中力も高い一日の始まりに、最も長い移動時間を確保できます。
数学者たちは、この問題の根底にある難問を「巡回セールスマン問題」という名で1世紀にわたって研究してきたが、多数の立ち寄り先に対する正確な答えを計算するのは本当に難しい。しかし、営業担当者は正確な答えを必要としない。8つの立ち寄り先を感覚的に合理的に順序付けるだけで、利用可能な節約効果のほとんどを捉えることができ、合理的な順序と無作為な順序の差は、1日あたり60マイルにも及ぶことが多い。
予約枠を設定することで、予約の順番をスムーズに調整できます。担当者が顧客に火曜日と木曜日の午前中にその地域にいると伝えれば、ほとんどの場合、火曜日か木曜日の予約が取れます。顧客は、マネージャーの予想をはるかに上回るほど容易にこれに同意します。なぜなら、今後3週間のどの時間帯でも構わないという代替案は、顧客にとってそれほど有利ではないからです。
運転時間の隠れたコスト
燃料費は目に見えるコストであり、最も小さなコストです。2025年を通して、ガソリン価格は1ガロンあたり約2.79ドルから4.56ドルの間で変動しましたが、これは、ルートを一切変更しなくても、現場チームの月々の燃料費を数百ドルも変化させることになります。
運転技術によって燃費は多少変化します。スムーズな加速と短いアイドリングは燃料消費量を抑え、その節約効果は一桁台のパーセンテージで表されます。燃費を大幅に改善できるのは、走行距離そのものを短くすることだけです。
車両の減価償却費とメンテナンス費用は走行距離に直接連動するため、年間22,000マイルと12,000マイルでは、車両運行コストに大きな差が生じます。1日に6時間運転する営業担当者は、長時間座り続けることによる健康上の負担を抱えることになり、それが後に欠勤や離職率の上昇という形で現れます。そして、最大の損失は機会費用です。年間200時間の運転時間を節約できる営業担当者は、その時間を顧客との会話に充て、受注につなげることができるからです。
保険と事故リスクについても触れておく必要がある。走行距離が増えればリスクも増え、たった一度の過失事故で小規模企業の保険料が3年間も跳ね上がる可能性がある。
ゾーンデイと顧客の期待
エリアごとに曜日を割り当てる方法は、境界線が確定すればうまく機能します。各エリアにはそれぞれ曜日が割り当てられ、そのエリアの顧客は曜日を把握し、定常的なスケジュールで年間80%の稼働率を確保しつつ、緊急事態にも対応できます。
このパターンには、意図的に空けておくべき空白期間が必要です。木曜の午後を空けておくことで、配送トラブル、急な見積もり依頼、急な面談しかできない顧客などに対応できる余裕が生まれ、これらのイベントが他の3日間を圧迫するのを防ぐことができます。すべての枠を埋めてしまうと、チームは頻繁にスケジュール変更をすることになり、空けておく午後の運転コストよりもはるかに多くの費用がかかります。
顧客にとってのメリットは明白であり、変更を導入する際には声に出して伝える価値がある。特定の曜日に訪問予定のサプライヤーがいれば、スケジュール調整が容易になり、顧客は訪問を単なる好意として捉えなくなる。これに抵抗する営業担当者は、たいてい融通が利かないと思われたくないと考えている。しかし実際には、顧客は訪問予定日が予測できることを重視しており、これまで利用したことのない無期限の訪問を手放しても何の損失もない。
仕事の正当性を証明してくれる数字
これが労力に見合うかどうか判断する前に、計算してみてください。営業担当者が1日に140マイルを時速45マイルで運転する場合、約3時間を運転に費やします。境界の整理と順序付けによってこれを3分の1に短縮すると、営業担当者は1日に1時間、つまり週に5時間、年間約230時間を確保できます。顧客訪問1回につき、その後の報告書作成を含めて1時間かかるとすると、同じ人員と給与で230件の追加会話が可能になります。5人チームの場合、走行距離の削減だけでも、追加注文を1件も計上する前から5桁の金額になります。
