Samningurinn tapaðist ekki.
Tæknilega séð.
Það var „enn verið að skoða það“.
Sem, í mörgum stofnunum, er fagleg skammstöfun því enginn veit nákvæmlega hvar það er, hver á það eða hvers vegna það hefur legið ósnert í ellefu daga.
Á meðan biður sala um stöðuuppfærslur á nokkurra klukkustunda fresti. Innkaupadeildin er að eltast við endurskoðaða greiðsluskilmála. Fjármáladeildin veltir fyrir sér hvort tekið hafi verið á eftirlitsáhættu. Lögfræðideildin er grafin undir raktum breytingum, tvíteknum útgáfum og tölvupóstþráðum sem einhvern veginn greindust í sex mismunandi samræður.
Þetta er einmitt ástæðan líftímastjórnun samninga hefur orðið alvarlegt rekstrarforgangsverkefni fyrir nútímateymi.
Ekki vegna þess að samningar urðu skyndilega spennandi. Þeir gerðu það ekki.
En vegna þess að fyrirtæki hafa loksins áttað sig á því að óskipulagð samningsferli draga hljóðlega úr tekjum, hægja á vexti, auka áhættu og skapa óþarfa núning milli deilda.
Skipulögð stefna um stjórnun samningslíftíma leysir þessi vandamál með því að koma á reglu, yfirsýn og hraða í eitt mikilvægasta vinnuflæði fyrirtækisins.
Hvað samningslíftímastjórnun þýðir í raun og veru
Í einfaldasta máta vísar samningslíftímastjórnun (CLM) til heildarlausna. ferli að stjórna samningum frá upphaflegri beiðni til framkvæmdar, endurnýjunar og að lokum loks.
Einfalt í orði kveðnu.
Miklu meira ruglingslegt í reynd.
Einn samningur fer oft í gegnum marga hagsmunaaðila, samþykktarkeðjur, endurskoðanir, lagalegar endurskoðanir, samræmiseftirlit, samningaviðræður, undirskriftir, geymslukerfi og ferli til að fylgjast með frestum.
Líftími nútímasamnings felur yfirleitt í sér:
- Samningsumsóknir og inntaka
- Teikning og gerð sniðmáta
- Innri endurskoðanir og samþykki
- Samningaviðræður og rauðlínur
- Framkvæmd og rafræn undirskrift
- Geymsla og skipulag
- Eftirlit með skyldum
- Endurnýjunarstjórnun
- Skýrslur og greiningar
Hvert stig felur í sér tækifæri til tafa, ruglings eða áhættu þegar það er meðhöndlað handvirkt.
Og í mörg ár viðurkenndu mörg fyrirtæki þetta ringulreið sem eðlilegt ástand.
Þess vegna eru endalausar töflureiknar. Fornleifafræði pósthólfsins. Skjöl með dularfullum nöfnum eins og Final_Version_Approved_Actual_Final_v12.
Það er, satt að segja, ótrúlegt að sum lið hafi yfirhöfuð náð að starfa.
Af hverju hefðbundin samningsferli virka ekki lengur
Gamla leiðin til að stjórna samningum var hönnuð fyrir hægari fyrirtæki.
Fyrir árum síðan var hægt að lifa af ósamræmd vinnuflæði vegna þess að samningsferlar gengu fyrirsjáanlegri. Teymin voru minni. Samþykktarkerfi voru minna flókin. Samræmi við reglur kröfur voru léttari.
Það umhverfi er ekki lengur til staðar.
Nútímafyrirtæki hreyfa sig hraðar, stækka hraðar og starfa undir meira lagalegu og reglugerðarlegu eftirliti en nokkru sinni fyrr. Samningar eru ekki lengur kyrrstæð lögskjöl sem liggja í skjalaskápum.
Þau eru rekstrarinnviðir.
Þegar samningsferli bila eru afleiðingarnar strax:
- Seinkað tekjuviðurkenning
- Flöskuhálsar í innkaupum
- Misst af tækifærum til endurnýjunar
- Samræmisvarnarleysi
- Aukið álag á lögfræðideild
- Pirraðir innri hagsmunaaðilar
Og hér er óþægilegi sannleikurinn: flestar tafir eru ekki af völdum lagalegra flækjustiga.
Þau gerast vegna þess að vinnuflæði eru sundurlaus.
Einhver gleymir að samþykkja ákvæði. Yfirfarandi breytir rangri útgáfu. Hagsmunaaðili er útilokaður úr keðjunni. Undirritaður samningur er aldrei geymdur rétt.
Skyndilega dregur það sem átti að vera tveggja daga ferli sig yfir í tvær vikur.
Nútímaleg CLM-kerfi eru hönnuð til að útrýma þessum bilunum.
Sjálfvirkni breytir öllu
Mikilvægasti kosturinn við nútíma samningslíftímastjórnun er sjálfvirkni.
Í stað þess að reiða sig á handvirka leiðsögn, eftirfylgni með tölvupósti og minni stofnana, færa sjálfvirk vinnuflæði samninga í gegnum fyrirfram skilgreindar samþykktarleiðir byggðar á þáttum eins og:
- Tegund samnings
- Áhættustig
- Eignarhald deildar
- Landfræðilegt svæði
- Samningsvirði
- Kröfur um samræmi
Þetta þýðir að þú þarft ekki lengur að giska á hver þarf að endurskoða hvað.
Kerfið sér um leiðarvalið sjálfkrafa.
Þetta kann að hljóma eins og lítil framför í rekstri, en áhrifin eru gríðarleg.
Sjálfvirkni dregur úr flöskuhálsum þar sem framfarir eru ekki lengur háðar eftirliti með pósthólfi eða minni. Samningar ganga eftir settum reglum, sem skapar fyrirsjáanlegt vinnuflæði sem dregur úr töfum og bætir ábyrgð.
Lið fá strax innsýn í:
- Þar sem samningar eru nú í stöðvun
- Hver á næsta skref
- Hversu langan tíma samþykki tekur venjulega
- Hvaða stig valda stöðugt töfum
Þessi skýrleiki í rekstri fjarlægir ótrúlegan mikinn núning á vinnustaðnum.
Og já, það dregur líka verulega úr tölvupóstum sem „bara skrá sig inn“.
Staðlun dregur úr áhættu
Eitt algengasta vandamálið með samninga innan vaxandi fyrirtækja er ósamræmi.
Mismunandi deildir nota oft mismunandi útgáfur af sama sniðmáti. Eldri texti er enn innifalinn í úreltum skjölum. Ákvæði eru breytt án lagalegs eftirlits.
Þetta skapar áhættu.
Úrelt skaðabótaákvæði, vantar orðalag um samræmi eða óheimil endurskoðun getur skapað vandamál löngu eftir að samningur er undirritaður.
Stjórnun samningslíftíma leysir þetta með miðlægri stöðlun.
Samþykkt sniðmát verða sjálfgefið upphafspunkt. Ákvæðasöfn tryggja samræmi í orðalagi í öllum samningum. Sjálfvirkir endurskoðunarstaðir koma í veg fyrir að samningar gangi áfram án nauðsynlegra samþykkis.
Margar háþróaðar kerfir bjóða einnig upp á gervigreindaraðstoðaða endurskoðunargetu sem greinir óvenjulegt orðalag, vantar ákvæði eða frávik frá samþykktum stöðlum.
Sá stuðningur verður sérstaklega mikilvægur á tímabilum þar sem umfangsmikil vinna er að fara yfir fjölda samninga samtímis.
Vegna þess að jafnvel reyndustu lögfræðingarnir ná að lokum vitsmunalegum mörkum sínum eftir að hafa borið saman við tuttugasta söluaðila dagsins.
Sýnileiki skiptir meira máli en flestir stofnanir gera sér grein fyrir
Mörg fyrirtæki leggja mikla áherslu á að fá samninga undirritaða.
Missir þá strax sjónar á þeim.
Endurnýjunardagsetningar líða hjá án þess að taka eftir þeim. Skyldur gleymast. Lykilhugtök verða erfið að finna. Eignarhald verður óljóst.
Einhvers staðar í sameiginlegu drifinu er samningur sem hefði algerlega átt að vera endursaminn fyrir mörgum mánuðum.
Sterkt CLM kerfi skapar miðlæga yfirsýn yfir allt samningasafn.
Lið geta samstundis:
- Leita að undirrituðum samningum
- Fylgstu með endurnýjunarfrestum
- Fylgjast með skuldbindingum og áföngum
- Yfirfara samþykktarsögu
- Búa til endurskoðunarskýrslur
- Greina þróun samningsárangurs
Þessi sýnileiki er sérstaklega mikilvægur við endurskoðanir, eftirlitsúttektir, deilur milli birgja eða skýrslugerðarlotur stjórnenda.
Þegar stjórnendur þurfa skyndilega svör, þá er leitarhæf og miðlæg samningsupplýsingagjöf munurinn á sjálfstrausti og ótta.
Betri samvinna milli teyma
Samningar snerta nánast allar deildir.
Lögfræði, sala, innkaup, fjármál, rekstur og reglufylgni gegna öll hlutverki á mismunandi stigum.
Án sameiginlegs kerfis verður samstarf sundurleitt.
Nútímaleg stjórnunarkerfi fyrir samningslíftíma skapa sameinað umhverfi þar sem allir hagsmunaaðilar geta unnið út frá sömu uppsprettu sannleikans.
Athugasemdir, breytingar, samþykki, stöðuuppfærslur og útgáfusaga eru áfram sýnileg og skipulögð.
Þetta dregur úr tvíverknaði, styttir endurskoðunarferla og bætir samræmingu milli starfsgreina.
Það útilokar einnig þá hræðilegu spurningu sem allar stofnanir heyra að lokum:
„Bíddu… hvaða útgáfu erum við að skoða?“
Stjórnun samningslíftíma snýst í raun um stjórn
Orðasambandið „stjórnun samningstíma“ hljómar tæknilegt.
Kannski jafnvel örlítið þurrt.
En undir hugtökunum leynist eitthvað miklu einfaldara.
Control.
Nútímafyrirtæki þurfa að geta unnið hratt að samningum án þess að valda óþarfa áhættu. Þau þurfa samvinnu án ruglings. Staðlun án stífleika. Sýnileika án endalausra stöðufunda.
Það er það sem skilvirk stjórnun samningstímans skilar.
Ekki glæsileg mælaborð.
Ekki innantóm hugbúnaðarloforð.
Ekki annar starfsmaður yfirgefur hljóðlega vettvang eftir að hafa verið ráðinn.
Bara hreinni vinnuflæði.
Hraðari samþykki.
Betra eftirlit.
Færri mistök.
Og kannski mikilvægast, færri augnablik þar sem allt liðið situr eftir að velta fyrir sér hvert samningurinn hvarf til þessa dags.
