Orang-orang dapat bekerja sama, berbagi, dan menyimpan dokumen dengan aman dan melintasi kesepakatan kompleks dalam lingkungan yang aman dan banyak akal yang ditawarkan oleh ruang data online. Penyedia VDR menghasilkan solusi untuk hampir semua skenario dalam industri bisnis apa pun. Definisi paling mudah dari praktik terbaik ruang data virtual adalah "penyimpanan internet digital". Mereka, di sisi lain, menyediakan berbagai alat untuk meningkatkan proses kerja dan mempercepat penyelesaian proyek selain menjadi tempat penyimpanan online. Menyiapkan ruang data virtual adalah proses yang panjang, jadi inilah langkah-langkah mudah yang harus diikuti dalam artikel ini.
Mengapa Anda Perlu Menggunakan Ruang Data Virtual
Berapa banyak waktu yang Anda buang untuk metode kerja dari dokumentasi? Jika prosedur ini sangat diramalkan, jika tidak, bersama dengan file-file, tatanan orang-orang akan rusak, fakta kekacauan, yang disimpulkan oleh waktu proletar yang berharga, sama sekali tidak dapat dihindari. Meskipun perangkat lunak ruang data virtual akan membantu ruang kesepakatan virtual mengatasi berbagai kasus rumit ini:
- Pertama, Anda hanya perlu lima belas menit untuk mendaftar di kantor pribadi pencahayaan virtual.
- Kedua, Anda akan memiliki kesempatan untuk mengunduh sejumlah besar file dengan kecepatan sangat tinggi dan membuatnya secara rasional. Jika Anda memiliki banyak dokumen kertas, pasukan profesional akan membantu Anda mendigitalkan dan mengoreksi semuanya.
- Ketiga, Anda kemudian dapat langsung mengubah format file dan menemukan dokumen yang diperlukan menggunakan pencarian cerdas. Dan yang terpenting, Anda akan memiliki kesempatan untuk membagi file dengan sangat cepat tanpa mengkhawatirkan keamanannya.
Ruang data virtual bukan hanya salah satu opsi paling tenang untuk bisnis tetapi juga salah satu yang paling andal. Semua informasi disimpan di server aman di ruangan dengan akses yang sangat terbatas. Jika data komputer Anda dihapus dengan enggan, Anda selalu dapat menggunakan salinan tambahan.
Perlu dicatat bahwa protokol perlindungan menyerap masalah khusus yang dimulai dengan listrik, sehingga bahkan jika terjadi bencana alam, Anda dijamin mendapatkan layanan tanpa gangguan dari perangkat lunak ruang data virtual perusahaan. Dan, tentu saja, ini belum semuanya. Dengan cara yang sama, file video Anda dilindungi terutama oleh catatan transmisi canggih. Sebaliknya, ketika pembaca menerima dokumen Anda, maka ia akan dipaksa untuk melalui dua tahap konfirmasi gambar tersebut. Hanya sebagai hasil dari ini dia akan dapat menggunakan fungsi-fungsi yang telah Anda buka untuknya. Misalnya, melihat langganan dalam mode terlindungi, mengedit rekaman, mengunduh, atau mencetak.
Pergi ke datarooms.org.uk untuk mempelajari lebih lanjut tentang fitur menggunakan ruang data virtual dan keuntungannya untuk bisnis.
Cara Menyiapkan Ruang Data Virtual
1. Pilih solusi VDR terbaik
Memilih penyedia VDR yang tepat akan membantu Anda mempersiapkan transaksi M&A, putaran penggalangan dana, audit, dan situasi apa pun di mana Anda perlu berbagi informasi sensitif dengan pihak ketiga. Pastikan untuk mempertimbangkan faktor-faktor seperti:
- Rangkaian fitur: VDR lebih dari sekadar repositori file sederhana — VDR juga dapat membantu Anda mengatur, memberi tag, dan mencari dokumen, di antara fitur-fitur lainnya (lebih lanjut tentang ini nanti).
- Kemudahan penggunaan: untuk menghindari pemborosan waktu selama transaksi, VDR harus nyaman dan mudah diatur dan digunakan.
- Keamanan: VDR pilihan Anda harus memiliki fitur keamanan yang kuat untuk memastikan bahwa data Anda akan aman di bawah kunci dan kunci.
- Basis pengguna: buat perkiraan kasar untuk jumlah pengguna yang akan mengakses VDR, dan pastikan solusi yang Anda pilih dapat mengakomodasi mereka.
- Harga: VDR tersedia di berbagai titik harga. Solusi VDR berbasis cloud semakin populer karena membebankan biaya operasional berulang alih-alih biaya modal satu kali, yang mungkin di luar jangkauan perusahaan dengan anggaran lebih kecil.
2. Tentukan dokumen mana yang akan ditempatkan di VDR
Setelah Anda memilih solusi VDR Anda, Anda perlu mencari tahu file dan dokumen mana yang harus ada di dalamnya. Jawaban yang tepat di sini akan bergantung pada bagaimana tepatnya Anda berencana menggunakan VDR. Apakah Anda terutama membutuhkannya untuk mempersiapkan kesepakatan M&A yang akan datang, atau apakah Anda akan terus menggunakannya secara berkelanjutan sebagai tempat penyimpanan informasi perusahaan yang dibatasi?
3. Atur file dan folder
Mengatur ruang data virtual Anda yang aman akan membantu menyelesaikan proses seperti uji tuntas dan audit jauh lebih cepat. Beberapa saran bagus untuk mengatur file di VDR Anda adalah:
- Tetapkan skema penamaan file yang jelas yang memungkinkan pengguna mengidentifikasi dokumen tanpa membukanya.
- Gunakan folder dan direktori untuk membantu mengklasifikasikan file ke dalam kategori yang tepat.
- Uji dan perbarui VDR secara teratur untuk memastikannya berisi dokumen yang benar.
4. Tetapkan peran dan akses pengguna
Mengatur file dan folder di VDR Anda juga akan lebih memudahkan untuk menentukan hak akses pengguna ke dokumen yang sesuai. Misalnya, auditor mungkin memerlukan akses ke dokumen tertentu yang seharusnya tidak tersedia bagi angel investor dan sebaliknya.
Sebelum memberikan akses ke pihak ketiga mana pun, luangkan waktu untuk merencanakan berbagai jenis peran pengguna yang ingin Anda miliki di VDR Anda dan berbagai jenis file yang seharusnya dapat mereka lihat. Untuk perlindungan tambahan, Anda dapat menggunakan fitur VDR seperti tanda air dan log akses untuk memastikan bahwa dokumen sensitif tidak jatuh ke tangan yang salah.
5. Tetapkan NDA
Menandatangani perjanjian non-disclosure terkadang, namun tidak selalu, merupakan prasyarat untuk mendapatkan akses ke VDR atau untuk melihat dokumen tertentu. Meskipun NDA tidak sepenuhnya diperlukan dalam semua situasi, Anda harus benar-benar mempertimbangkan untuk menyusun NDA Anda sendiri sebagai lapisan perlindungan tambahan. Banyak solusi VDR dilengkapi dengan stok teks NDA mereka sendiri yang dapat Anda modifikasi agar sesuai dengan situasi Anda.
6. Konfirmasikan pengaturan perangkat lunak
Setelah langkah-langkah di atas selesai, Anda harus menjalankan pemeriksaan akhir semua pengaturan VDR Anda, termasuk protokol keamanan dan izin pengguna, sebelum perangkat lunak ditayangkan. Setelah Anda memeriksa ulang dan memeriksa tiga kali semuanya, Anda dapat mulai mengirim undangan ke basis pengguna Anda.
Kesimpulan
Dengan cara apa Anda dapat menyimpulkan bahwa ruang data virtual cocok untuk pekerjaan yang lebih efisien? Tak kalah pentingnya adalah fakta bahwa ini adalah sekumpulan analitik dan informasi tambahan. Anda dapat lebih memahami proses kerja dan selalu waspada terhadap keseluruhan bisnis, sehingga jauh lebih mudah untuk mengatasi rutinitas bersama. Sampai saat ini, bisnis tidak mentolerir kontraindikasi apa pun, jadi jangan tunda kemajuan di bidang Anda di masa mendatang. Manfaatkan tahap uji gratis ruang virtual karakteristik dalam waktu dekat. Dengan bantuan perkembangan saat ini, kontrak bernilai lebih dari satu gudang dolar telah diberikan. Perusahaan global telah lama memilih perkembangan ini. Apa yang akan Anda pilih?
