Di masa lalu, dokumen resmi mengharuskan seseorang untuk menulis tanda tangan mereka secara langsung dan dengan tangan dan kadang-kadang bahkan diaktakan. Namun, antara teknologi dan pandemi covid, waktu telah berubah.
Sekarang, negara bagian tertentu telah melegalkan opsi untuk melakukan penutupan virtual pada sebuah rumah. Saat Anda mendengar istilah “tanda tangan elektronik”, Anda mungkin menganggapnya identik dengan tanda tangan digital.
Padahal keduanya tidak identik. Lihatlah mereka dan lihat mana yang mungkin lebih sesuai untuk bisnis Anda.
Apa Itu Tanda Tangan Elektronik?
Sederhananya, tanda tangan elektronik adalah bagaimana seseorang menempelkan namanya ke dokumen digital. Tujuannya adalah untuk mengamankan dokumen daripada memverifikasinya.
Siapa pun dapat melampirkan nama ke dokumen, oleh karena itu tidak seaman atau kredibel seperti tanda tangan digital. Anggap saja sama dengan menandatangani selembar kertas di rumah Anda.
Tidak ada seorang pun di sana untuk menyaksikan Anda menandatanganinya; oleh karena itu, orang lain selain Anda mungkin dengan mudah memalsukannya. Tanda tangan elektronik mungkin dapat diterima untuk dokumen yang tidak penting atau sensitif.
Apa itu Tanda Tangan Digital?
Semua tanda tangan digital merupakan salah satu bentuk tanda tangan elektronik, namun tidak demikian halnya. Tanda tangan digital adalah cara yang lebih aman untuk mengonfirmasi identitas seseorang sebelum dia memiliki kemampuan untuk menandatangani.
Ini terjadi melalui otentikasi berbasis sertifikat. Itu bisa berupa PIN, kata sandi, atau kunci akses pribadi.
Anda bisa membandingkan ini dengan ketika notaris memverifikasi tanda tangan pada dokumen. Ini menegaskan bahwa Anda adalah siapa yang Anda klaim, mirip dengan cara orang ketiga bertindak sebagai saksi penandatanganan dokumen Anda setelah berkonsultasi dengan dokumentasi resmi identitas Anda.
Manfaat Tanda Tangan Elektronik
Ada manfaat besar untuk menggunakan tanda tangan elektronik. Pertama, itu jauh lebih nyaman. Dalam kasus penutupan rumah, penjual dapat dengan mudah pindah ke luar negeri sementara dalam proses penyelesaian rincian dengan pihak lain.
Dokumen dibagikan secara online melalui portal aman sehingga tidak perlu mencetak, menandatangani, dan mengunggah dokumen. Karena kesederhanaannya, ini mempercepat proses yang dulunya jauh lebih berlarut-larut.
Sekarang Anda dapat mencurahkan waktu untuk hal yang paling penting daripada harus memburu orang dan mengatur untuk bertemu langsung.
Dokumen aman yang menggunakan tanda tangan digital juga dapat mengikat secara hukum, tergantung pada wilayah Anda. Misalnya, Uni Eropa (UE) dan Inggris Raya (UK) keduanya memiliki peraturan terpisah yang berkaitan dengan pemberlakuan tanda tangan elektronik.
UE menerima tanda tangan digital sebagai sesuatu yang mengikat secara hukum, tetapi Inggris Raya hanya menganggap tanda tangan elektronik yang sah. Yang terakhir ini juga disebut sebagai tanda tangan basah seolah-olah telah dilakukan dengan pena dan kertas.
Anda harus selalu memastikan untuk memeriksa aturan untuk wilayah spesifik Anda sebelum menerapkan semua jenis tanda tangan elektronik.
Tentu saja, Anda tidak dapat berbicara tentang manfaat tanda tangan elektronik tanpa menyebutkan bahwa mereka ramah lingkungan. Penandatanganan dokumen tanpa kertas dapat menghemat lebih dari 2.5 miliar pohon dalam waktu kurang dari 20 tahun.
Menyimpan Uang Dengan Tanda Tangan Elektronik
Setiap bisnis mencari cara untuk mengurangi biaya keseluruhan. Menggunakan tanda tangan elektronik melalui platform yang aman dan aman dapat dengan mudah mendukung tujuan ini.
Penandatanganan secara langsung memerlukan printer, tinta, kertas, toner, perangko, belum lagi waktu perusahaan yang dihabiskan bagi karyawan untuk berkumpul di ruang fisik yang sama untuk mengumpulkan tanda tangan akhir.
Namun, tanda tangan elektronik memungkinkan Anda melakukan semuanya secara online. Tidak perlu tenaga ekstra atau mencetak item yang tidak perlu.
Semuanya dapat tetap aman di cloud setelah ditandatangani sehingga Anda juga tidak perlu menyimpan file fisik di kantor.
Setiap departemen Anda dapat mengambil manfaat dari penggunaan tanda tangan elektronik: sumber daya manusia untuk orientasi, penjualan untuk penutupan dengan klien, dan hukum untuk menyelesaikan kontrak, misalnya. Meningkatkan efisiensi dengan lebih banyak alur kerja digital yang efektif juga akan menyebabkan karyawan lebih bahagia dan lebih produktif.
