Պայմանագիրը չի կորել։
Տեխնիկապես։
Այն «դեռևս վերանայման փուլում էր»։
Որը, շատ կազմակերպություններում, մասնագիտական հապավում է, քանի որ ոչ ոք ճշգրիտ չգիտի, թե որտեղ է այն գտնվում, ում մոտ է այն կամ ինչու է այն տասնմեկ օր անձեռնմխելի մնացել։
Մինչդեռ, վաճառքի բաժինը խնդրում է կարգավիճակի թարմացումներ յուրաքանչյուր մի քանի ժամը մեկ: Գնումները հետապնդում են վճարման վերանայված պայմանները: Ֆինանսական բաժինը հետաքրքրվում է, թե արդյոք համապատասխանության ռիսկերը լուծվել են: Իրավաբանական բաժինը թաքնված է հետևողական փոփոխությունների, կրկնօրինակ տարբերակների և էլեկտրոնային նամակների թեմաների տակ, որոնք ինչ-որ կերպ ճյուղավորվել են վեց տարբեր զրույցների:
Հենց սա է պատճառը պայմանագրի կյանքի ցիկլի կառավարում դարձել է լուրջ գործառնական առաջնահերթություն ժամանակակից թիմերի համար։
Ոչ թե այն պատճառով, որ պայմանագրերը հանկարծակի հետաքրքիր դարձան։ Բայց այդպես չեղավ։
Բայց քանի որ բիզնեսները վերջապես հասկացել են, որ անկազմակերպ պայմանագրային գործընթացները աննկատելիորեն նվազեցնում են եկամուտը, դանդաղեցնում աճը, մեծացնում ռիսկերի ենթարկվելը և ավելորդ բախումներ են ստեղծում բաժինների միջև։
Կառուցվածքային պայմանագրերի կյանքի ցիկլի կառավարման ռազմավարությունը լուծում է այդ խնդիրները՝ կարգուկանոն, տեսանելիություն և արագություն բերելով բիզնեսի ամենակարևոր աշխատանքային հոսքերից մեկին։
Ի՞նչ է իրականում նշանակում պայմանագրի կյանքի ցիկլի կառավարումը
Ամենապարզ ձևով՝ պայմանագրի կյանքի ցիկլի կառավարումը (CLM) վերաբերում է ծայրից ծայր պրոցես պայմանագրերի կառավարման գործընթաց՝ սկզբնական հայտից մինչև կատարում, երկարաձգում և վերջնական ժամկետի ավարտ։
Տեսականորեն պարզ։
Գործնականում շատ ավելի խառնաշփոթ է։
Մեկ համաձայնագիրը հաճախ անցնում է բազմաթիվ շահագրգիռ կողմերի, հաստատման շղթաների, վերանայումների, իրավական վերանայումների, համապատասխանության ստուգման, բանակցությունների, ստորագրությունների, պահեստավորման համակարգերի և վերջնաժամկետների հետևման գործընթացների միջով։
Ժամանակակից պայմանագրերի կյանքի ցիկլը սովորաբար ներառում է.
- Պայմանագրային հարցումներ և ընդունում
- Նախագծում և ձևանմուշի ստեղծում
- Ներքին վերանայումներ և հաստատումներ
- Բանակցություններ և կարմիր գիծ
- Կատարում և էլեկտրոնային ստորագրություն
- Պահպանում և կազմակերպում
- Պարտավորությունների մոնիթորինգ
- Վերանորոգման կառավարում
- Հաշվետվություն և վերլուծություն
Յուրաքանչյուր փուլ ձեռքով կատարելիս ստեղծում է ուշացման, շփոթության կամ ռիսկի հնարավորություններ։
Եվ տարիներ շարունակ շատ ընկերություններ այդ քաոսը որպես նորմալ երևույթ ընդունեցին։
Այստեղից էլ՝ անվերջ աղյուսակների հետևորդները։ Մուտքային արկղի հնագիտությունը։ Առեղծվածային անուններով փաստաթղթերը, ինչպիսիք են՝ Final_Version_Approved_Actual_Final_v12-ը։
Անկեղծ ասած, տպավորիչ է, որ որոշ թիմեր ընդհանրապես կարողացան գործել։
Ինչու՞ ավանդական պայմանագրային գործընթացները այլևս չեն գործում
Պայմանագրերի կառավարման հին եղանակը մշակվել է դանդաղ աշխատող կազմակերպությունների համար։
Տարիներ առաջ անկապ աշխատանքային հոսքերը հաղթահարելի էին, քանի որ գործարքների ցիկլերը զարգանում էին ավելի կանխատեսելի տեմպերով։ Թիմերը ավելի փոքր էին։ Հաստատման կառուցվածքները՝ ավելի քիչ բարդ։ Համապատասխանություն պահանջներ ավելի թեթև էին։
Այդ միջավայրը այլևս գոյություն չունի։
Ժամանակակից բիզնեսները ավելի արագ են զարգանում, ավելի արագ են ընդլայնվում և գործում են ավելի մեծ իրավական և կարգավորող վերահսկողության ներքո, քան երբևէ։ Պայմանագրերն այլևս ստատիկ իրավական փաստաթղթեր չեն, որոնք պահվում են արխիվներում։
Դրանք գործառնական ենթակառուցվածքներ են։
Երբ պայմանագրային գործընթացները խափանվում են, հետևանքները անմիջապես են լինում.
- Եկամտի ուշացած ճանաչում
- Գնումների խոչընդոտներ
- Բաց թողնված նորացման հնարավորություններ
- Համապատասխանության խոցելիություններ
- Իրավական ծանրաբեռնվածության ավելացում
- Հիասթափված ներքին շահագրգիռ կողմեր
Եվ ահա անհարմար ճշմարտությունը. ուշացումների մեծ մասը պայմանավորված չէ իրավական բարդություններով։
Դրանք տեղի են ունենում, քանի որ աշխատանքային հոսքերը մասնատված են։
Ինչ-որ մեկը մոռանում է հաստատել կետը։ Վերանայողը խմբագրում է սխալ տարբերակը։ Հետաքրքրված կողմը բացառվում է շղթայից։ Կնքված համաձայնագիրը երբեք պատշաճ կերպով չի պահպանվում։
Հանկարծ, այն, ինչը պետք է երկօրյա գործընթաց լիներ, վերածվեց երկու շաբաթվա։
Ժամանակակից CLM համակարգերը նախատեսված են այդ խափանումները վերացնելու համար։
Ավտոմատացումը փոխում է ամեն ինչ
Ժամանակակից պայմանագրերի կյանքի ցիկլի կառավարման ամենակարևոր առավելությունը ավտոմատացումն է։
Ձեռքով ուղղորդման, էլեկտրոնային փոստով հետևողական գործողությունների և ինստիտուցիոնալ հիշողության վրա հույսը դնելու փոխարեն, ավտոմատացված աշխատանքային հոսքերը պայմանագրերը տեղափոխում են նախապես սահմանված հաստատման ուղիներով՝ հիմնվելով հետևյալ գործոնների վրա.
- Պայմանագրի տեսակը
- Ռիսկի մակարդակը
- Բաժնի սեփականությունը
- Աշխարհագրական շրջան
- Պայմանագրի արժեքը
- Համապատասխանության պահանջներ
Սա նշանակում է, որ այլևս անհրաժեշտ չէ կռահել, թե ով ինչ պետք է վերանայի։
Համակարգը ավտոմատ կերպով կարգավորում է երթուղայնացումը։
Դա կարող է թվալ որպես փոքր գործառնական բարելավում, բայց ազդեցությունը հսկայական է։
Ավտոմատացումը նվազեցնում է խոչընդոտները, քանի որ առաջընթացը այլևս կախված չէ մուտքային արկղի մոնիթորինգից կամ հիշողությունից: Պայմանագրերը շարժվում են սահմանված կանոնների համաձայն՝ ստեղծելով կանխատեսելի աշխատանքային հոսք, որը նվազեցնում է ուշացումները և բարելավում հաշվետվողականությունը:
Թիմերը անմիջապես տեսանելիություն են ստանում հետևյալի մեջ՝
- Որտեղ պայմանագրերը ներկայումս կասեցված են
- Ո՞վ է հաջորդ քայլի տերը
- Որքա՞ն ժամանակ են սովորաբար տևում հաստատումները
- Ո՞ր փուլերն են անընդհատ ուշացումներ առաջացնում
Գործառնական պարզության այս մակարդակը վերացնում է աշխատավայրում առկա արտակարգ լարվածությունը։
Եվ այո, այն նաև զգալիորեն կրճատում է «պարզապես էլեկտրոնային նամակների ստուգումը»։
Ստանդարտացումը նվազեցնում է ռիսկը
Զարգացող կազմակերպություններում պայմանագրային ամենատարածված խնդիրներից մեկը անհամապատասխանությունն է։
Տարբեր բաժիններ հաճախ օգտագործում են նույն ձևանմուշի տարբեր տարբերակներ: Հնացած փաստաթղթերում մնում է ներդրված հնացած լեզուն: Կետերը խմբագրվում են առանց իրավական վերահսկողության:
Սա ռիսկ է ստեղծում։
Հնացած փոխհատուցման կետը, համապատասխանության լեզվի բացակայությունը կամ չարտոնված վերանայումը կարող են խնդիրներ ստեղծել համաձայնագրի ստորագրումից շատ ժամանակ անց։
Պայմանագրերի կյանքի ցիկլի կառավարումը լուծում է այս խնդիրը կենտրոնացված ստանդարտացման միջոցով։
Հաստատված ձևանմուշները դառնում են լռելյայն մեկնարկային կետ: Կետերի գրադարանները ապահովում են համաձայնագրերի միջև համապատասխան լեզու: Ավտոմատացված վերանայման ստուգիչ կետերը կանխում են պայմանագրերի առաջխաղացումը առանց անհրաժեշտ հաստատումների:
Շատ առաջադեմ հարթակներ ներառում են նաև արհեստական բանականության օգնությամբ վերանայման հնարավորություններ, որոնք բացահայտում են անսովոր լեզուն, բացակայող կետերը կամ հաստատված ստանդարտներից շեղումները։
Այդ աջակցությունը հատկապես արժեքավոր է դառնում մեծ ծավալի ժամանակահատվածներում, երբ իրավաբանական թիմերը միաժամանակ վերանայում են տասնյակ համաձայնագրեր։
Որովհետև նույնիսկ ամենափորձառու իրավաբանական մասնագետները, ի վերջո, հասնում են իրենց ճանաչողական սահմանին՝ օրվա քսաներորդ մատակարարի կարմիր գիծը համեմատելուց հետո։
Տեսանելիությունն ավելի կարևոր է, քան կազմակերպությունների մեծ մասը գիտակցում է
Շատ բիզնեսներ մեծ ուշադրություն են դարձնում պայմանագրերի կնքմանը։
Ապա անմիջապես կորցրեք նրանց հետքը։
Երկարաձգման ամսաթվերը աննկատ են անցնում։ Պարտավորությունները մոռացվում են։ Հիմնական տերմինները դժվար է գտնել։ Սեփականատիրությունը դառնում է անորոշ։
Համատեղ տանող ճանապարհի ինչ-որ տեղում գտնվում է մի համաձայնագիր, որը անպայման պետք է վերանայվեր ամիսներ առաջ։
Հզոր CLM համակարգը ստեղծում է կենտրոնացված տեսանելիություն ամբողջ պայմանագրային պորտֆելի համար։
Թիմերը կարող են անմիջապես.
- Որոնել կնքված համաձայնագրերը
- Հետագծի երկարաձգման վերջնաժամկետներ
- Հետևեք պարտավորություններին և կարևորագույն նվաճումներին
- Վերանայեք հաստատումների պատմությունը
- Ստեղծեք աուդիտի հաշվետվություններ
- Վերլուծեք պայմանագրերի կատարողականի միտումները
Այս տեսանելիությունը հատկապես արժեքավոր է աուդիտների, համապատասխանության վերանայումների, մատակարարների հետ վեճերի կամ ղեկավարության հաշվետվողականության ցիկլերի ժամանակ։
Երբ ղեկավարները հանկարծակի պատասխանների կարիք ունեն, որոնելի, կենտրոնացված պայմանագրային հետախուզության առկայությունը վստահության և խուճապի միջև տարբերությունն է։
Ավելի լավ համագործակցություն թիմերի միջև
Պայմանագրերը վերաբերում են գրեթե բոլոր բաժիններին։
Իրավական, վաճառքի, գնումների, ֆինանսների, գործառնությունների և համապատասխանության բաժինները՝ բոլորը դեր են խաղում տարբեր փուլերում։
Առանց համատեղ համակարգի, համագործակցությունը դառնում է մասնատված։
Ժամանակակից պայմանագրերի կյանքի ցիկլի կառավարման հարթակները ստեղծում են միասնական միջավայր, որտեղ յուրաքանչյուր շահագրգիռ կողմ կարող է աշխատել ճշմարտության նույն աղբյուրից։
Մեկնաբանությունները, վերանայումները, հաստատումները, կարգավիճակի թարմացումները և տարբերակների պատմությունը մնում են տեսանելի և կազմակերպված։
Սա նվազեցնում է կրկնակի աշխատանքը, կրճատում վերանայման ցիկլերը և բարելավում է միջֆունկցիոնալ համաձայնեցումը։
Այն նաև վերացնում է այն սարսափելի հարցը, որը յուրաքանչյուր կազմակերպություն ի վերջո լսում է.
«Սպասեք… որ տարբերակն ենք վերանայում»։
Պայմանագրի կյանքի ցիկլի կառավարումը իրականում վերահսկողության մասին է
«Պայմանագրի կյանքի ցիկլի կառավարում» արտահայտությունը տեխնիկական է հնչում։
Գուցե նույնիսկ մի փոքր չորանա։
Բայց տերմինաբանության տակ թաքնված է շատ ավելի պարզ բան։
Վերահսկում:
Ժամանակակից կազմակերպություններին անհրաժեշտ են պայմանագրեր՝ արագ գործելու համար՝ առանց ավելորդ ռիսկերի ներմուծման։ Նրանց անհրաժեշտ է համագործակցություն՝ առանց շփոթության։ Ստանդարտացում՝ առանց կոշտության։ Տեսանելիություն՝ առանց անվերջ կարգավիճակի հանդիպումների։
Ահա թե ինչ է ապահովում արդյունավետ պայմանագրերի կյանքի ցիկլի կառավարումը։
Ոչ թե փայլուն վահանակներ։
Ոչ թե ծրագրային ապահովման դատարկ խոստումներ։
Ոչ մի այլ հարթակի աշխատակից լուռ չլքի միանալուց հետո։
Պարզապես ավելի մաքուր աշխատանքային հոսքեր։
Ավելի արագ հաստատումներ։
Ավելի լավ վերահսկողություն։
Ավելի քիչ սխալներ։
Եվ, թերևս, ամենակարևորը՝ ավելի քիչ պահեր, երբ ամբողջ թիմը մտածում է, թե որտեղ է անհետացել պայմանագիրը մինչև այս պահը։
