A szerződés nem veszett el.
Technikailag.
„Még mindig felülvizsgálat alatt áll.”
Ami sok szervezetben szakmai rövidítés, mivel senki sem tudja pontosan, hol van, kinél van, vagy miért pihent érintetlenül tizenegy napja.
Eközben az értékesítés néhány óránként állapotfrissítéseket kér. A beszerzés a módosított fizetési feltételeket üldözi. A pénzügyi részleg azon tűnődik, hogy vajon kezelték-e a megfelelési kockázatokat. A jogi részleg a követett változtatások, a duplikált verziók és az e-mail-szálak alatt van eltemetve, amelyek valahogy hat különböző beszélgetésre ágaztak szét.
Pontosan ezért szerződés életciklus-menedzsment komoly működési prioritássá vált a modern csapatok számára.
Nem azért, mert a szerződések hirtelen izgalmassá váltak. Nem azok.
De azért, mert a vállalkozások végre felismerték, hogy a rendezetlen szerződéskötési folyamatok csendben elszívják a bevételeket, lassítják a növekedést, növelik a kockázatoknak való kitettséget, és szükségtelen súrlódásokat hoznak létre a részlegek között.
Egy strukturált szerződéses életciklus-kezelési stratégia megoldja ezeket a problémákat azáltal, hogy rendet, láthatóságot és gyorsaságot visz az egyik legfontosabb üzleti munkafolyamatba.
Mit jelent valójában a szerződéses életciklus-kezelés?
A legegyszerűbben fogalmazva, a szerződés életciklus-kezelése (CLM) a teljes folyamatot jelenti. folyamat a szerződések kezelésének folyamata a kezdeti kéréstől a végrehajtáson, megújításon és végül lejáraton át.
Elméletben egyértelmű.
A gyakorlatban sokkal kaotikusabb.
Egyetlen megállapodás gyakran több érdekelt félen, jóváhagyási láncon, módosításon, jogi felülvizsgálaton, megfelelőségi ellenőrzésen, tárgyaláson, aláíráson, tárolási rendszereken és határidő-követési folyamatokon megy keresztül.
Egy modern szerződéses életciklus jellemzően a következőket tartalmazza:
- Szerződésigénylések és felvétel
- Rajzolás és sablonkészítés
- Belső felülvizsgálatok és jóváhagyások
- Tárgyalás és redlining
- Végrehajtás és elektronikus aláírás
- Tárolás és szervezés
- Kötelezettségfelügyelet
- Megújításkezelés
- Jelentéskészítés és elemzés
Minden szakasz késedelmet, zavart vagy kockázatot rejt magában, ha manuálisan kezelik.
És évekig sok vállalat normálisnak fogadta el ezt a káoszt.
Ezért a végtelen táblázatkövetők. A beérkező levelek régészete. A rejtélyes nevű dokumentumok, mint például a Final_Version_Approved_Actual_Final_v12.
Őszintén szólva lenyűgöző, hogy néhány csapatnak egyáltalán sikerült működnie.
Miért nem működnek már a hagyományos szerződéskötési folyamatok?
A szerződések kezelésének régi módszerét a lassabb szervezetek számára tervezték.
Évekkel ezelőtt a szétválasztott munkafolyamatok túlélhetőek voltak, mivel az üzletkötési ciklusok kiszámíthatóbb ütemben zajlottak. A csapatok kisebbek voltak. A jóváhagyási struktúrák kevésbé voltak összetettek. Megfelelőség követelmények könnyebbek voltak.
Az a környezet már nem létezik.
A modern vállalkozások gyorsabban fejlődnek, gyorsabban növekednek, és minden eddiginél nagyobb jogi és szabályozási ellenőrzés alatt működnek. A szerződések már nem statikus jogi dokumentumok, amelyek irattartó szekrényekben hevernek.
Ezek működőképes infrastruktúra.
Amikor a szerződéses folyamatok meghiúsulnak, a következmények azonnaliak:
- Késleltetett bevétel-elszámolás
- Beszerzési szűk keresztmetszetek
- Elmulasztott megújulási lehetőségek
- Megfelelőségi sebezhetőségek
- Megnövekedett jogi munkaterhelés
- Frusztrált belső érdekelt felek
És itt a kellemetlen igazság: a legtöbb késedelmet nem a jogi bonyolultság okozza.
Azért történnek, mert a munkafolyamatok széttöredezettek.
Valaki elfelejt jóváhagyni egy záradékot. Egy felülvizsgáló a rossz verziót szerkeszti. Egy érdekelt felet kizárnak a láncból. Egy aláírt megállapodás soha nem kerül megfelelően tárolásra.
Hirtelen egy kétnapos folyamat két hétre húzódik.
A modern CLM rendszereket úgy tervezték, hogy kiküszöböljék ezeket a meghibásodásokat.
Az automatizálás mindent megváltoztat
A modern szerződéses életciklus-kezelés legfontosabb előnye az automatizálás.
A manuális útvonalazás, az e-mailes nyomon követés és az intézményi memória helyett az automatizált munkafolyamatok előre meghatározott jóváhagyási útvonalakon keresztül mozgatják a szerződéseket, olyan tényezők alapján, mint:
- Szerződéstípus
- Kockázati szint
- Osztály tulajdonjoga
- Földrajzi régió
- Szerződéses érték
- Megfelelési követelmények
Ez azt jelenti, hogy többé nem kell találgatni, kinek mit kell ellenőriznie.
A rendszer automatikusan kezeli az útvonaltervezést.
Ez talán apró működési fejlesztésnek hangzik, de a hatása óriási.
Az automatizálás csökkenti a szűk keresztmetszeteket, mivel a folyamat előrehaladása már nem a beérkező levelek figyelésétől vagy a memóriától függ. A szerződések a megállapított szabályok szerint haladnak, ami kiszámítható munkafolyamatot hoz létre, ami csökkenti a késedelmeket és javítja az elszámoltathatóságot.
A csapatok azonnali rálátást kapnak a következőkre:
- Ahol a szerződések jelenleg elakadtak
- Kié a következő lépés?
- Mennyi ideig tartanak általában az engedélyezések
- Mely szakaszok okoznak következetesen késéseket
Ez a szintű működési átláthatóság rendkívüli mennyiségű munkahelyi súrlódást szüntet meg.
És igen, drámaian csökkenti a „csak bejelentkezés” jellegű e-mailek számát is.
A szabványosítás csökkenti a kockázatot
A növekvő szervezeteken belüli egyik leggyakoribb szerződéses probléma az inkonzisztencia.
A különböző részlegek gyakran ugyanazon sablon különböző verzióit használják. A régi nyelvezet elavult dokumentumokba ágyazva marad. A záradékokat jogi felügyelet nélkül szerkesztik.
Ez kockázatot teremt.
Egy elavult kártalanítási záradék, hiányzó megfelelőségi szöveg vagy jogosulatlan módosítás problémákat okozhat jóval a megállapodás aláírása után.
A szerződéses életciklus-kezelés ezt a problémát központosított szabványosítással oldja meg.
A jóváhagyott sablonok az alapértelmezett kiindulóponttá válnak. A záradékkönyvtárak biztosítják a megállapodások egységes nyelvezetét. Az automatizált ellenőrzési pontok megakadályozzák, hogy a szerződések a szükséges jóváhagyások nélkül továbbhaladjanak.
Számos fejlett platform mesterséges intelligencia által támogatott felülvizsgálati funkciókat is tartalmaz, amelyek azonosítják a szokatlan nyelvezetet, a hiányzó záradékokat vagy az elfogadott szabványoktól való eltéréseket.
Ez a támogatás különösen értékessé válik a nagy volumenű időszakokban, amikor a jogi csapatok egyszerre több tucat megállapodást vizsgálnak felül.
Mert még a legtapasztaltabb jogi szakemberek is elérik végül a kognitív határukat, miután összehasonlították a napi huszadik beszállítójukkal szemben támasztott elvárásaikat.
A láthatóság fontosabb, mint a legtöbb szervezet gondolja
Sok vállalkozás nagy hangsúlyt fektet a szerződések megkötésére.
Aztán azonnal elveszíted a szemük elől.
A megújítási dátumok észrevétlenül eltelnek. A kötelezettségek feledésbe merülnek. A kulcsszavak nehezen megtalálhatók. A tulajdonjog nem egyértelmű.
Valahol egy megosztott meghajtón lapul egy megállapodás, amit már hónapokkal ezelőtt újra kellett volna tárgyalni.
Egy erős CLM rendszer központosított átláthatóságot biztosít a teljes szerződésportfólióra vonatkozóan.
A csapatok azonnal:
- Végrehajtott megállapodások keresése
- Pályamegújítási határidők
- Kötelezettségek és mérföldkövek nyomon követése
- Jóváhagyási előzmények áttekintése
- Auditjelentések generálása
- Szerződéses teljesítménytrendek elemzése
Ez a láthatóság különösen értékes az auditok, a megfelelőségi felülvizsgálatok, a szállítói viták vagy a vezetői jelentési ciklusok során.
Amikor a vezetőknek hirtelen válaszokra van szükségük, a kereshető, központosított szerződéses információk jelentik a különbséget a magabiztosság és a pánik között.
Jobb együttműködés a csapatok között
A szerződések szinte minden részleget érintenek.
A jogi, értékesítési, beszerzési, pénzügyi, működési és megfelelőségi területek mind szerepet játszanak a folyamat különböző szakaszaiban.
Megosztott rendszer nélkül az együttműködés széttöredezetté válik.
A modern szerződéses életciklus-kezelési platformok egységes környezetet teremtenek, ahol minden érdekelt fél ugyanarról az igazságról dolgozhat.
A megjegyzések, javítások, jóváhagyások, állapotfrissítések és verzióelőzmények továbbra is láthatók és rendezettek maradnak.
Ez csökkenti a duplikált munkát, lerövidíti az ellenőrzési ciklusokat és javítja a funkciók közötti összehangolást.
Ez kiküszöböli azt a rettegett kérdést is, amelyet minden szervezet előbb-utóbb hall:
„Várjunk csak… melyik verziót nézzük meg?”
A szerződéses életciklus-kezelés valójában az irányításról szól
A „szerződéséletciklus-menedzsment” kifejezés technikai jellegűnek hangzik.
Talán még egy kicsit száraz is.
De a terminológia mögött valami sokkal egyszerűbb dolog rejlik.
Ellenőrzés.
A modern szervezeteknek gyorsan, felesleges kockázatok nélkül kell tudniuk szerződéseket kötni. Zűrzavarmentes együttműködésre van szükségük. Rugalmasság nélküli szabványosításra. Láthatóságra végtelen státuszértekezletek nélkül.
Ezt nyújtja a hatékony szerződéses életciklus-menedzsment.
Nem hivalkodó műszerfalak.
Nem üres szoftverígéretek.
Nem egy újabb platform alkalmazottai hagyják ott csendben a munkát a belépés után.
Csak tisztább munkafolyamatok.
Gyorsabb jóváhagyások.
Jobb felügyelet.
Kevesebb hiba.
És talán a legfontosabb, hogy ezúttal kevesebb olyan pillanat van, amikor egy egész csapat azon tűnődik, hová tűnt a szerződés.
