8-kor indulsz el az irodából, 35 percet autózol észak felé egy 9 órás hívásért, majd 50 percet dél felé egy 11 órás hívásért, mert az ügyfél csak délelőtt tudott érkezni, majd 2-kor visszamész északra egy három héttel ezelőtt lefoglalt hívás miatt. 4-re már 140 mérföldet teszel meg és három beszélgetést folytatsz. A nap tele van, a naptár tiszteletre méltónak tűnik, és ebből a nyolc órából nagyjából négyet egy jármű belsejében töltesz. Szorozd meg ezt a mintát egy ötfős csapattal, és egy kis cég két teljes fizetést fizet azért, hogy embereket mozgassanak a térképen.
Egy elvesztegetett hét alakja
A felesleges utazásnak felismerhető geometriája van. Az útvonal keresztezi önmagát, és az ugyanabban a külvárosban lévő találkozók a hét különböző napjaira esnek. Egy ügyintéző két mérföldön belül elhalad egy olyan ügyfél mellett, akit öt hónapja nem keresett fel anélkül, hogy észrevenné, mivel az ügyféllista betűrendben van, és a napi tervben semmi sincs az út elhelyezkedése szerint rendezve.
Mindez nem fegyelmi probléma. Ez abból adódik, hogy a találkozókat egyesével, az ügyfelek ajánlatának sorrendjében foglalják le, anélkül, hogy lenne kép arról, hogy az ügyfelek valójában hol vannak. A térkép a hiányzó bemenet.
Átfedő lefedettség és keresztezett útvonalak
A legrosszabb változat akkor fordul elő, amikor két képviselő osztozik a területen. Kisvállalatoknál ez gyakori, mivel a területek gyakran személyes kapcsolatokból, nem pedig vonalakból nőttek ki. Az egyik képviselőnek azért van ügyfele a keleti megyében, mert a tulajdonossal együtt járt iskolába. A másiknak három ügyfele van ugyanabban az ipari parkban. Mindketten ugyanazon a 30 kilométeren vezetnek különböző napokon, hogy kiszolgálják azokat az ügyfeleket, akiket egy versenytárs egyetlen látogatással ellát.
Ha először meghúzzuk a határokat, mielőtt optimalizálnánk bárki útvonalát, azzal megszüntetjük a duplikált kilométereket. Emellett tisztázunk egy kérdést, ami csendben időt pazarol egy kisvállalkozásban, nevezetesen, hogy ki hív, ha egy ügyfél két ember között ül. Minden kétértelmű ügyfél egy telefonhívást, egy belső e-mailt, és néha két látogatást is eredményez.
Egy kis cégnél az átfedés javítása általában egy délutános munka. Elő kell venni a partnerlistát, meg kell jelölni, hogy ki hívta az elmúlt évben az egyes ügyfeleket, és minden vitatott partnert oda kell adni annak a személynek, aki a legközelebb áll hozzájuk. Néhányat érdemes megtartani kapcsolati alapon, és ha pillanatnyi kivételként említjük őket, megakadályozhatjuk, hogy bárki később precedensként kezelje őket.
Határmunkák az útvonalmunkák előtt
Miután minden fiók egy személyhez tartozik, a napi útvonal megfelelően megtervezhető. Egy papírtérképen lévő kitűzők elegendőek egy megyét lefedő képviselő számára. Két vagy több, egy régióban osztozó képviselő esetében a fiókok helyének és a tulajdonjognak láthatónak kell lennie ugyanazon a képernyőn, ami az értékesítési területkezelő szoftverek feladata, és egy irányítószám szerint rendezett táblázat egy ideig lefedi a köztes megoldást.
Az időpontfoglalási szokások nem a térképjavítás részét képezik. Egy olyan képviselő, aki minden ügyfél által felajánlott időpontot elfogad, szétszórt hetet fog produkálni, függetlenül attól, hogy mennyire jó a tervezés.
Időpontfoglalások sorrendje egy napon belül
A legtöbb behajtható óra a sorrendbe foglalásból származik. Ha az egyik napon négy találkozót szervezünk egy hat mérföldes körzetben, a következőn pedig négyet egy másikban, akkor ugyanazt a nyolc találkozót kapjuk nagyjából feleannyi vezetéssel. Ha ezeket a megállókat a legtávolabbi ponttól hazafelé rendezzük, akkor a leghosszabb utazás a nap elején marad, amikor kisebb a forgalom és a figyelem friss.
A matematikusok egy évszázada tanulmányozzák az alapvető rejtélyt az utazó ügynök problémája néven , és egy nagyszámú megállóra valóban nehéz pontos választ adni. Egy terepi képviselőnek nincs szüksége a pontos válaszra. Nyolc megálló ésszerű, szemmel történő megrendelése a rendelkezésre álló megtakarítás nagy részét elnyeli, és egy ésszerű és egy véletlenszerű rendelés közötti különbség gyakran napi 60 mérföld.
Az időpontfoglalási ablakok teszik lehetővé a sorrendiséget. Egy ügyintéző, aki azt mondja az ügyfélnek, hogy kedd és csütörtök reggelente az adott területen tartózkodik, az esetek többségében keddi vagy csütörtöki időpontot kap. Az ügyfelek sokkal könnyebben beleegyeznek ebbe, mint ahogy a vezetők várnák, mivel a következő három hétben bármelyik alternatív ajánlat sem hasznosabb számukra.
A szélvédő idő rejtett költségei
Az üzemanyag a látható és egyben a legkisebb költség. Az országos benzinárak 2025 folyamán nagyjából 2.79 és 4.56 dollár között ingadoztak gallononként, ami egy terepcsapat havi üzemanyagszámláját több száz dollárral változtatja meg anélkül, hogy bárki egyetlen útvonalat is megváltoztatna.
A vezetési technika kismértékben befolyásolja a számot. Az simább gyorsulás és a rövidebb alapjáratok kevesebb üzemanyagot fogyasztanak , és a megtakarítás egyszámjegyű százalékokban mérhető. Magának a kilométereknek a csökkentése az egyetlen változás, ami nagy számot eredményez.
A járművek értékcsökkenése és karbantartása közvetlenül követi a futásteljesítményt, így az évi 22 000 mérföld a 12 000-rel szemben valódi különbséget jelent a flotta üzemeltetési költségei között. Azok az értékesítők, akik napi hat órát töltenek vezetéssel, magukra vállalják a hosszú ülés egészségügyi terhét , ami később hiányzásként és fluktuációként jelentkezik. Az alternatív költség pedig a legnagyobb tétel, mivel egy értékesítő, aki évi 200 vezetési órát tölt vissza, bevonhatja őket az ügyfelekkel folytatott beszélgetésekbe, amelyek megrendeléseket eredményeznek.
A biztosítás és a baleseti kockázat is említést érdemel. A több megtett kilométer nagyobb kockázatot jelent, és egyetlen, a hibából eredő baleset akár három évre is elmozdíthatja egy kisvállalat díját.
Zónanapok és az ügyfelek elvárásai
A napok területekhez rendelése jól működik, ha a határokat már rögzítették. Minden területnek megvan a saját hétköznapja, az ott tartózkodó ügyfelek megtudják, hogy melyik nap az, és az állandó beosztás a naptár 80%-át lefedi, miközben a vészhelyzeteket továbbra is kezelik.
A mintázathoz kell egy szándékos kihagyás. A csütörtök délután üresen hagyása lehetőséget ad a hétnek a szállítási probléma, a hirtelen árajánlatkérés és a csak rövid időn belül találkozni tudó ügyfél számára, és megakadályozza, hogy ezek az események három másik napon is kiesjenek. Azok a csapatok, amelyek minden időpontot betelnek, folyamatosan átütemeznek, ami több vezetési költséggel jár, mint egy üres délután valaha is.
Az ügyfél számára nyújtott előny valós, és érdemes hangosan is kimondani a változás bevezetésekor. Egy ismert napon a környéken tartózkodó beszállítóval könnyebb időpontot egyeztetni, és az ügyfelek már nem úgy tekintenek a látogatásra, mint egy véletlenszerűen adott szívességre. Azok az értékesítők, akik ellenállnak ennek, általában félnek attól, hogy rugalmatlannak tűnjenek. A gyakorlatban az ügyfelek értékelik a kiszámítható napot, és a soha ki nem használt, nyitott elérhetőség semmibe sem kerül, ha lemondanak róla.
A szám, amely igazolja a munkát
Végezd el a számítást, mielőtt eldöntöd, hogy megéri-e a fáradságot. Egy ügyintéző, aki naponta 230 kilométert vezet 140 kilométer/órás sebességgel, körülbelül 3 órát tölt a volán mögött. Ha ezt a határokat letisztítjuk és szekvenáljuk, akkor az ügyintéző napi egy órát nyer, ami heti 5 órát jelent, ami nagyjából évi 230 órát jelent. Ügyféllátogatásonként egy órát számolva, beleértve az utólagos írásos beszámolót is, ez 45 további beszélgetést jelent ugyanannyi létszám és bérszámfejtés mellett. Egy ötfős csapat esetében a megtakarított kilométer önmagában ötszámjegyű szám, mielőtt bárki is beleszámolna egyetlen plusz rendelésbe.
