આધુનિક ટીમો માટે કોન્ટ્રેક્ટ લાઇફસાઇકલ મેનેજમેન્ટ માટેની સંપૂર્ણ માર્ગદર્શિકા

કરાર ખોવાઈ ગયો ન હતો.

તકનીકી રીતે.

તે "હજુ પણ સમીક્ષા હેઠળ હતું."

જે, ઘણી સંસ્થાઓમાં, વ્યાવસાયિક લઘુલિપિ છે કારણ કે કોઈને ખબર નથી કે તે ક્યાં છે, કોની પાસે છે, અથવા તે અગિયાર દિવસથી કેમ અકબંધ છે.

દરમિયાન, વેચાણ દર થોડા કલાકે સ્ટેટસ અપડેટ્સ માંગી રહ્યું છે. પ્રાપ્તિ સુધારેલી ચુકવણી શરતોનો પીછો કરી રહી છે. નાણા વિભાગ આશ્ચર્ય પામી રહ્યું છે કે શું પાલનના જોખમોને સંબોધવામાં આવ્યા છે. ટ્રેક કરેલા ફેરફારો, ડુપ્લિકેટ સંસ્કરણો અને છ અલગ અલગ વાતચીતોમાં ફેલાયેલા ઇમેઇલ થ્રેડો હેઠળ કાનૂની દટાયેલું છે.

આ બરાબર શા માટે છે કરાર જીવનચક્ર વ્યવસ્થાપન આધુનિક ટીમો માટે એક ગંભીર કાર્યકારી પ્રાથમિકતા બની ગઈ છે.

એટલા માટે નહીં કે કરાર અચાનક રોમાંચક બની ગયા. એવું ન થયું.

પરંતુ કારણ કે વ્યવસાયોને આખરે સમજાયું છે કે અવ્યવસ્થિત કરાર પ્રક્રિયાઓ શાંતિથી આવકને ઘટાડે છે, વૃદ્ધિ ધીમી કરે છે, જોખમના સંપર્કમાં વધારો કરે છે અને વિભાગોમાં બિનજરૂરી ઘર્ષણ પેદા કરે છે.

એક સંરચિત કરાર જીવનચક્ર વ્યવસ્થાપન વ્યૂહરચના સૌથી મહત્વપૂર્ણ વ્યવસાય કાર્યપ્રવાહમાંના એકમાં ક્રમ, દૃશ્યતા અને ગતિ લાવીને તે સમસ્યાઓનું નિરાકરણ લાવે છે.

કોન્ટ્રેક્ટ લાઇફસાઇકલ મેનેજમેન્ટનો ખરેખર અર્થ શું છે?

સૌથી સરળ શબ્દોમાં કહીએ તો, કોન્ટ્રેક્ટ લાઇફસાઇકલ મેનેજમેન્ટ (CLM) એ એન્ડ-ટુ-એન્ડનો ઉલ્લેખ કરે છે પ્રક્રિયા પ્રારંભિક વિનંતીથી અમલ, નવીકરણ અને આખરે સમાપ્તિ સુધી કરારોનું સંચાલન.

સિદ્ધાંતમાં સીધું.

વ્યવહારમાં ઘણું અવ્યવસ્થિત.

એક જ કરાર ઘણીવાર બહુવિધ હિસ્સેદારો, મંજૂરી સાંકળો, સુધારાઓ, કાનૂની સમીક્ષાઓ, પાલન તપાસ, વાટાઘાટો, સહીઓ, સંગ્રહ પ્રણાલીઓ અને સમયમર્યાદા ટ્રેકિંગ પ્રક્રિયાઓમાંથી પસાર થાય છે.

આધુનિક કરાર જીવનચક્રમાં સામાન્ય રીતે શામેલ છે:

• કરાર વિનંતીઓ અને પ્રવેશ
• ડ્રાફ્ટિંગ અને ટેમ્પલેટ બનાવટ
• આંતરિક સમીક્ષાઓ અને મંજૂરીઓ
• વાટાઘાટો અને રેડલાઇનિંગ
• અમલ અને ઈ-સહી
• સંગ્રહ અને સંગઠન
• જવાબદારીનું નિરીક્ષણ
• નવીકરણ વ્યવસ્થાપન
• રિપોર્ટિંગ અને એનાલિટિક્સ

દરેક તબક્કો મેન્યુઅલી હેન્ડલ કરવામાં આવે ત્યારે વિલંબ, મૂંઝવણ અથવા જોખમની તકો રજૂ કરે છે.

અને વર્ષો સુધી, ઘણી કંપનીઓએ તે અરાજકતાને સામાન્ય તરીકે સ્વીકારી.

તેથી અનંત સ્પ્રેડશીટ ટ્રેકર્સ. ઇનબોક્સ પુરાતત્વ. રહસ્યમય રીતે નામ આપવામાં આવેલા દસ્તાવેજો જેમ કે Final_Version_Approved_Actual_Final_v12.

પ્રમાણિકપણે, તે પ્રભાવશાળી છે કે કેટલીક ટીમો કામ કરવામાં સફળ રહી.

પરંપરાગત કરાર પ્રક્રિયાઓ હવે કેમ કામ કરતી નથી

કરારોનું સંચાલન કરવાની જૂની રીત ધીમી સંસ્થાઓ માટે બનાવવામાં આવી હતી.

વર્ષો પહેલા, ડિસ્કનેક્ટેડ વર્કફ્લો ટકી શક્યા હતા કારણ કે સોદા ચક્ર વધુ અનુમાનિત ગતિએ આગળ વધતા હતા. ટીમો નાની હતી. મંજૂરી માળખા ઓછા જટિલ હતા. પાલન જરૂરિયાતો હળવા હતા.

એ વાતાવરણ હવે રહ્યું નથી.

આધુનિક વ્યવસાયો પહેલા કરતાં વધુ ઝડપથી આગળ વધે છે, ઝડપથી વિકાસ પામે છે અને વધુ કાનૂની અને નિયમનકારી ચકાસણી હેઠળ કાર્ય કરે છે. કરારો હવે ફાઇલિંગ કેબિનેટમાં બેઠેલા સ્થિર કાનૂની દસ્તાવેજો નથી.

તે ઓપરેશનલ ઈન્ફ્રાસ્ટ્રક્ચર છે.

જ્યારે કરાર પ્રક્રિયાઓ તૂટી જાય છે, ત્યારે તેના પરિણામો તાત્કાલિક આવે છે:

• વિલંબિત આવક માન્યતા
• પ્રાપ્તિ અવરોધો
• ચૂકી ગયેલી નવીકરણ તકો
• અનુપાલન નબળાઈઓ
• કાનૂની કાર્યભાર વધ્યો
• હતાશ આંતરિક હિસ્સેદારો

અને અહીં અસ્વસ્થતાભર્યું સત્ય છે: મોટાભાગના વિલંબ કાનૂની જટિલતાને કારણે થતા નથી.

કાર્યપ્રવાહ વિભાજિત હોવાથી આવું થાય છે.

કોઈ વ્યક્તિ કલમને મંજૂરી આપવાનું ભૂલી જાય છે. સમીક્ષક ખોટા સંસ્કરણને સંપાદિત કરે છે. હિસ્સેદારને સાંકળમાંથી બાકાત રાખવામાં આવે છે. અમલમાં મૂકાયેલ કરાર ક્યારેય યોગ્ય રીતે સંગ્રહિત થતો નથી.

અચાનક, જે બે દિવસની પ્રક્રિયા હોવી જોઈતી હતી તે બે અઠવાડિયામાં ઢળી જાય છે.

આધુનિક CLM સિસ્ટમો આ ભંગાણોને દૂર કરવા માટે રચાયેલ છે.

ઓટોમેશન બધું બદલી નાખે છે

આધુનિક કોન્ટ્રેક્ટ લાઇફસાઇકલ મેનેજમેન્ટનો સૌથી મહત્વપૂર્ણ ફાયદો ઓટોમેશન છે.

મેન્યુઅલ રૂટીંગ, ઇમેઇલ ફોલો-અપ્સ અને સંસ્થાકીય મેમરી પર આધાર રાખવાને બદલે, સ્વચાલિત વર્કફ્લો નીચેના પરિબળોના આધારે પૂર્વવ્યાખ્યાયિત મંજૂરી માર્ગો દ્વારા કરારોને ખસેડે છે:

• કરાર પ્રકાર
• જોખમનું સ્તર
• વિભાગની માલિકી
• ભૌગોલિક પ્રદેશ
• કરાર મૂલ્ય
• પાલન આવશ્યકતાઓ

આનો અર્થ એ છે કે હવે અનુમાન લગાવવાની જરૂર નથી કે કોને શું સમીક્ષા કરવાની જરૂર છે.

સિસ્ટમ રૂટીંગને આપમેળે હેન્ડલ કરે છે.

તે એક નાનો કાર્યકારી સુધારો લાગે છે, પરંતુ તેની અસર ખૂબ મોટી છે.

ઓટોમેશન અવરોધો ઘટાડે છે કારણ કે પ્રગતિ હવે ઇનબોક્સ મોનિટરિંગ અથવા મેમરી પર આધારિત નથી. કરારો સ્થાપિત નિયમો અનુસાર આગળ વધે છે, એક અનુમાનિત કાર્યપ્રવાહ બનાવે છે જે વિલંબ ઘટાડે છે અને જવાબદારીમાં સુધારો કરે છે.

ટીમો તાત્કાલિક દૃશ્યતા મેળવે છે:

• જ્યાં હાલમાં કરારો અટકેલા છે
• આગળનું પગલું કોના હાથમાં છે?
• મંજૂરીઓમાં સામાન્ય રીતે કેટલો સમય લાગે છે
• કયા તબક્કાઓ સતત વિલંબનું કારણ બને છે

કાર્યકારી સ્પષ્ટતાનું આ સ્તર કાર્યસ્થળના અસાધારણ ઘર્ષણને દૂર કરે છે.

અને હા, તે "ફક્ત ચેક ઇન" કરતા ઇમેઇલ્સ પર પણ નાટ્યાત્મક ઘટાડો કરે છે.

માનકીકરણ જોખમ ઘટાડે છે

વિકસતી સંસ્થાઓમાં સૌથી સામાન્ય કરાર સમસ્યાઓમાંની એક અસંગતતા છે.

વિવિધ વિભાગો ઘણીવાર એક જ નમૂનાના વિવિધ સંસ્કરણોનો ઉપયોગ કરે છે. જૂની ભાષા જૂના દસ્તાવેજોમાં જડાયેલી રહે છે. કાયદાકીય દેખરેખ વિના કલમો સંપાદિત કરવામાં આવે છે.

આ જોખમ ઊભું કરે છે.

કરાર પર હસ્તાક્ષર થયા પછી લાંબા સમય સુધી જૂની વળતર કલમ, પાલનની ભાષા ખૂટતી હોય અથવા અનધિકૃત સુધારો સમસ્યાઓ ઊભી કરી શકે છે.

કોન્ટ્રેક્ટ લાઇફસાઇકલ મેનેજમેન્ટ કેન્દ્રિય માનકીકરણ દ્વારા આ સમસ્યાનું નિરાકરણ લાવે છે.

મંજૂર ટેમ્પ્લેટ્સ ડિફોલ્ટ પ્રારંભિક બિંદુ બની જાય છે. કલમ પુસ્તકાલયો કરારોમાં સુસંગત ભાષા સુનિશ્ચિત કરે છે. સ્વચાલિત સમીક્ષા ચેકપોઇન્ટ્સ જરૂરી મંજૂરીઓ વિના કરારોને આગળ વધતા અટકાવે છે.

ઘણા અદ્યતન પ્લેટફોર્મ્સમાં AI-સહાયિત સમીક્ષા ક્ષમતાઓ પણ શામેલ છે જે અસામાન્ય ભાષા, ખૂટતી કલમો અથવા માન્ય ધોરણોથી વિચલનોને ઓળખે છે.

જ્યારે કાનૂની ટીમો એકસાથે ડઝનબંધ કરારોની સમીક્ષા કરી રહી હોય છે ત્યારે ઉચ્ચ વોલ્યુમ સમયગાળા દરમિયાન તે ટેકો ખાસ કરીને મૂલ્યવાન બની જાય છે.

કારણ કે સૌથી અનુભવી કાનૂની વ્યાવસાયિકો પણ તેમના વીસમા વિક્રેતા રેડલાઇનની તુલના કર્યા પછી આખરે તેમની જ્ઞાનાત્મક મર્યાદા સુધી પહોંચી ગયા.

મોટાભાગની સંસ્થાઓ જે સમજે છે તેના કરતાં દૃશ્યતા વધુ મહત્વ ધરાવે છે

ઘણા વ્યવસાયો કરાર પર હસ્તાક્ષર કરાવવા પર ખૂબ ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે.

પછી તરત જ તેમનો ખ્યાલ ગુમાવો.

નવીકરણની તારીખો ધ્યાન બહાર જાય છે. જવાબદારીઓ ભૂલી જાય છે. મુખ્ય શબ્દો શોધવા મુશ્કેલ બને છે. માલિકી અસ્પષ્ટ બને છે.

શેર્ડ ડ્રાઇવમાં ક્યાંક એક કરાર હોય છે જેના પર મહિનાઓ પહેલા ફરીથી વાટાઘાટો થવી જોઈતી હતી.

એક મજબૂત CLM સિસ્ટમ સમગ્ર કોન્ટ્રાક્ટ પોર્ટફોલિયોમાં કેન્દ્રિય દૃશ્યતા બનાવે છે.

ટીમો તરત જ કરી શકે છે:

• અમલમાં મુકાયેલા કરારો શોધો
• નવીકરણની સમયમર્યાદા ટ્રૅક કરો
• જવાબદારીઓ અને લક્ષ્યોનું નિરીક્ષણ કરો
• મંજૂરી ઇતિહાસની સમીક્ષા કરો
• ઓડિટ રિપોર્ટ્સ બનાવો
• કરાર કામગીરીના વલણોનું વિશ્લેષણ કરો

આ દૃશ્યતા ખાસ કરીને ઓડિટ, પાલન સમીક્ષાઓ, વિક્રેતા વિવાદો અથવા નેતૃત્વ રિપોર્ટિંગ ચક્ર દરમિયાન મૂલ્યવાન છે.

જ્યારે અધિકારીઓને અચાનક જવાબોની જરૂર પડે છે, ત્યારે શોધી શકાય તેવી, કેન્દ્રિયકૃત કરાર ગુપ્ત માહિતી હોવી એ આત્મવિશ્વાસ અને ગભરાટ વચ્ચેનો તફાવત છે.

ટીમોમાં વધુ સારો સહયોગ

કરારો લગભગ દરેક વિભાગને સ્પર્શે છે.

કાનૂની, વેચાણ, પ્રાપ્તિ, નાણાં, કામગીરી અને પાલન આ બધા વિવિધ તબક્કામાં ભૂમિકા ભજવે છે.

સહિયારી વ્યવસ્થા વિના, સહયોગ ખંડિત થઈ જાય છે.

આધુનિક કોન્ટ્રેક્ટ લાઇફસાઇકલ મેનેજમેન્ટ પ્લેટફોર્મ એક એકીકૃત વાતાવરણ બનાવે છે જ્યાં દરેક હિસ્સેદાર સત્યના સમાન સ્ત્રોતમાંથી કામ કરી શકે છે.

ટિપ્પણીઓ, સુધારાઓ, મંજૂરીઓ, સ્થિતિ અપડેટ્સ અને સંસ્કરણ ઇતિહાસ દૃશ્યમાન અને વ્યવસ્થિત રહે છે.

આ ડુપ્લિકેટ કાર્ય ઘટાડે છે, સમીક્ષા ચક્ર ટૂંકાવે છે, અને ક્રોસ-ફંક્શનલ ગોઠવણીમાં સુધારો કરે છે.

તે દરેક સંસ્થાને આખરે સાંભળવા મળતા ભયાનક પ્રશ્નને પણ દૂર કરે છે:

"રાહ જુઓ... આપણે કયા સંસ્કરણની સમીક્ષા કરી રહ્યા છીએ?"

કોન્ટ્રેક્ટ લાઇફસાઇકલ મેનેજમેન્ટ ખરેખર નિયંત્રણ વિશે છે

"કોન્ટ્રાક્ટ લાઇફસાઇકલ મેનેજમેન્ટ" વાક્ય ટેકનિકલ લાગે છે.

કદાચ થોડું સૂકું પણ.

પરંતુ પરિભાષા નીચે કંઈક ખૂબ સરળ છે.

નિયંત્રણ.

આધુનિક સંસ્થાઓને બિનજરૂરી જોખમ લીધા વિના ઝડપથી આગળ વધવા માટે કરારોની જરૂર છે. તેમને મૂંઝવણ વિના સહયોગની જરૂર છે. કઠોરતા વિના માનકીકરણની જરૂર છે. અનંત સ્થિતિ બેઠકો વિના દૃશ્યતા.

અસરકારક કરાર જીવનચક્ર વ્યવસ્થાપન આ જ પ્રદાન કરે છે.

ચમકદાર ડેશબોર્ડ્સ નથી.

ખાલી સોફ્ટવેર વચનો નહીં.

બીજા કોઈ પ્લેટફોર્મ કર્મચારીઓ ઓનબોર્ડિંગ પછી શાંતિથી છોડી દેતા નથી.

ફક્ત સ્વચ્છ કાર્યપ્રવાહ.

ઝડપી મંજૂરીઓ.

વધુ સારી દેખરેખ.

ઓછી ભૂલો.

અને કદાચ સૌથી અગત્યનું, એવી ઓછી ક્ષણો છે જ્યાં આખી ટીમ આશ્ચર્યચકિત થઈ જાય છે કે કરાર ક્યાં ગાયબ થઈ ગયો.