Dans le passé, les documents officiels exigeaient que quelqu'un écrive sa signature en personne et à la main et parfois même notariée. Entre la technologie et la pandémie de covid, les temps ont pourtant changé.
Désormais, certains États ont légalisé la possibilité d'effectuer des fermetures virtuelles sur une maison. Lorsque vous entendez le terme « signature électronique », vous pouvez supposer qu'il est synonyme de signature numérique.
Ces deux ne sont pas identiques, cependant. Jetez-y un coup d'œil et voyez ce qui pourrait être le plus approprié pour votre entreprise.
Qu'est-ce qu'une signature électronique ?
En termes simples, un signature électronique est la façon dont une personne attache son nom à un document numérique. Le but est de sécuriser le document plutôt que de le vérifier.
N'importe qui peut attacher un nom à un document, c'est pourquoi ce n'est pas aussi sûr ou crédible qu'une signature numérique. Considérez-le comme l'équivalent de signer un morceau de papier dans votre maison.
Personne n'est là pour témoigner que vous le signez; par conséquent, quelqu'un d'autre que vous pourrait facilement l'avoir falsifié. Les signatures électroniques peuvent être acceptables pour les documents qui ne sont pas critiques ou sensibles.
Qu'est-ce qu'une signature numérique ?
Toutes les signatures numériques sont une forme de signature électronique, mais l'inverse n'est pas le cas. Les signatures numériques sont un moyen plus sûr de confirmer l'identité d'une personne avant qu'elle ne puisse signer.
Cela se produit via une authentification basée sur un certificat. Cela peut prendre la forme d'un code PIN, d'un mot de passe ou d'une clé d'accès privée.
Vous pouvez comparer cela au moment où un notaire vérifie la signature sur un document. Il confirme que vous êtes qui vous prétendez être, de la même manière qu'un tiers agit en tant que témoin de votre signature du document après avoir consulté la documentation officielle de votre identité.
Avantages des signatures électroniques
L'utilisation d'une signature électronique présente des avantages substantiels. Premièrement, c'est beaucoup plus pratique. Dans le cas de la fermeture d'une maison, le vendeur peut facilement quitter l'État pendant qu'il est en train de finaliser les détails avec les autres parties.
Les documents sont partagés en ligne via des portails sécurisés, il n'est donc pas nécessaire d'imprimer, de signer et de télécharger les documents. En raison de sa simplicité, cela accélère ce qui était auparavant un processus beaucoup plus long.
Vous pouvez désormais consacrer du temps à ce qui est le plus important plutôt que d'avoir à traquer les gens et à organiser une rencontre en personne.
Les documents sécurisés qui utilisent des signatures numériques peuvent également être juridiquement contraignants, selon votre région. Par exemple, l'Union européenne (UE) et le Royaume-Uni (RU) ont tous deux des réglementations distinctes relatives à l'application des signatures électroniques.
L'UE accepte les signatures numériques comme juridiquement contraignantes, mais le Royaume-Uni ne considère que les signatures électroniques comme valides. Cette dernière est également appelée signature humide comme si elle avait été réalisée avec un stylo et du papier.
Vous devez toujours vous assurer de vérifier les règles de votre région spécifique avant de mettre en œuvre tout type de signature électronique.
Bien sûr, vous ne pouvez pas parler des avantages des signatures électroniques sans mentionner qu'elles sont respectueuses de l'environnement. La signature de documents sans papier pourrait économiser jusqu'à 2.5 milliards d'arbres en moins de 20 ans.
Économiser de l'argent avec les signatures électroniques
Chaque entreprise cherche des moyens de réduire ses coûts globaux. L'utilisation de signatures électroniques via une plate-forme sécurisée et sécurisée peut facilement contribuer à cet objectif.
Les signatures en personne nécessitent des imprimantes, de l'encre, du papier, du toner, des frais de port, sans parler du temps passé par l'entreprise pour que les employés se rassemblent dans le même espace physique pour recueillir les signatures finales.
Les signatures électroniques, cependant, vous permettent de tout faire en ligne. Il n'y a pas besoin de travail supplémentaire ou d'impression d'éléments inutiles.
Tout peut rester en toute sécurité dans le cloud une fois qu'il a été signé, vous n'aurez donc pas non plus à stocker de fichiers physiques dans votre bureau.
Chacun de vos départements peut bénéficier de l'utilisation des signatures électroniques : les ressources humaines pour l'intégration, les ventes pour conclure avec les clients et les services juridiques pour finaliser les contrats, par exemple. Efficacité accrue avec plus workflows numériques efficaces conduira également à des employés plus heureux et plus productifs.
