قرارداد از بین نرفته بود.
از نظر فنی
«هنوز در حال بررسی» بود.
که در بسیاری از سازمانها، به طور خلاصه به این معنی است که هیچکس دقیقاً نمیداند کجاست، چه کسی آن را دارد یا چرا یازده روز دستنخورده باقی مانده است.
در همین حال، بخش فروش هر چند ساعت یکبار درخواست بهروزرسانی وضعیت را دارد. بخش تدارکات در حال پیگیری شرایط پرداخت اصلاحشده است. بخش مالی در حال بررسی این است که آیا خطرات انطباق با قوانین برطرف شده است یا خیر. بخش حقوقی زیر تغییرات ردیابیشده، نسخههای تکراری و رشته ایمیلهایی که به نوعی به شش مکالمه مختلف منشعب شدهاند، مدفون شده است.
دقیقا به همین دلیل است مدیریت چرخه عمر قرارداد به یک اولویت عملیاتی جدی برای تیمهای مدرن تبدیل شده است.
نه به این خاطر که قراردادها ناگهان هیجانانگیز شدند. نه به این خاطر که این اتفاق نیفتاد.
اما به این دلیل که کسبوکارها بالاخره متوجه شدهاند که فرآیندهای نامنظم قرارداد، بیسروصدا درآمد را کاهش میدهند، رشد را کند میکنند، ریسکپذیری را افزایش میدهند و اصطکاک غیرضروری بین بخشها ایجاد میکنند.
یک استراتژی مدیریت چرخه عمر قرارداد ساختاریافته، با ایجاد نظم، شفافیت و سرعت در یکی از حیاتیترین گردشهای کاری کسبوکار، این مشکلات را حل میکند.
مدیریت چرخه عمر قرارداد در واقع به چه معناست؟
در سادهترین حالت، مدیریت چرخه عمر قرارداد (CLM) به فرآیند سرتاسری اشاره دارد. روند مدیریت قراردادها از درخواست اولیه تا اجرا، تمدید و در نهایت انقضا.
در تئوری سرراست.
در عمل بسیار آشفتهتر.
یک توافقنامه اغلب از میان ذینفعان متعدد، زنجیرههای تأیید، اصلاحات، بررسیهای قانونی، بررسیهای انطباق، مذاکرات، امضاها، سیستمهای ذخیرهسازی و فرآیندهای پیگیری مهلتها عبور میکند.
چرخه عمر یک قرارداد مدرن معمولاً شامل موارد زیر است:
- درخواستها و دریافت قرارداد
- طراحی و ساخت الگو
- بررسیها و تاییدیههای داخلی
- مذاکره و تعیین خط قرمز
- اجرا و امضای الکترونیکی
- ذخیره سازی و سازماندهی
- نظارت بر تعهدات
- مدیریت تمدید
- گزارشگری و تحلیلی
هر مرحله، در صورت مدیریت دستی، فرصتهایی برای تأخیر، سردرگمی یا ریسک ایجاد میکند.
و سالها، بسیاری از شرکتها این هرج و مرج را به عنوان امری عادی پذیرفتند.
از این رو، ردیابهای بیپایان صفحات گسترده. باستانشناسی صندوق ورودی. اسنادی با نامهای مرموز مانند Final_Version_Approved_Actual_Final_v12.
راستش را بخواهید، واقعاً شگفتانگیز است که بعضی از تیمها اصلاً توانستند کاری انجام دهند.
چرا فرآیندهای قراردادی سنتی دیگر کار نمیکنند؟
روش قدیمی مدیریت قراردادها برای سازمانهای کندتر ساخته شده بود.
سالها پیش، گردشهای کاری غیرمرتبط قابل دوام بودند، زیرا چرخههای معاملات با سرعت قابل پیشبینیتری حرکت میکردند. تیمها کوچکتر بودند. ساختارهای تأیید پیچیدگی کمتری داشتند. انطباق مقررات سبک تر بودند.
آن محیط دیگر وجود ندارد.
کسبوکارهای مدرن سریعتر حرکت میکنند، سریعتر مقیاسپذیر میشوند و تحت نظارت قانونی و نظارتی بیشتری نسبت به گذشته فعالیت میکنند. قراردادها دیگر اسناد حقوقی راکدی نیستند که در کابینتهای بایگانی قرار داشته باشند.
آنها زیرساخت عملیاتی هستند.
وقتی فرآیندهای قراردادی با مشکل مواجه میشوند، عواقب آن بلافاصله خود را نشان میدهد:
- تأخیر در شناسایی درآمد
- تنگناهای تدارکات
- فرصتهای از دست رفته برای تمدید قرارداد
- آسیبپذیریهای انطباق
- افزایش حجم کار حقوقی
- ذینفعان داخلی ناامید
و حقیقت ناخوشایند این است: بیشتر تأخیرها ناشی از پیچیدگیهای قانونی نیستند.
آنها به این دلیل اتفاق میافتند که گردشهای کاری تکهتکه شدهاند.
یک نفر فراموش میکند که یک بند را تأیید کند. یک بررسیکننده نسخه اشتباه را ویرایش میکند. یک ذینفع از زنجیره حذف میشود. یک توافقنامه اجرا شده هرگز به درستی ذخیره نمیشود.
ناگهان، فرآیندی که قرار بود دو روزه باشد، به دو هفته کشیده میشود.
سیستمهای مدرن CLM برای از بین بردن این خرابیها طراحی شدهاند.
اتوماسیون همه چیز را تغییر میدهد
مهمترین مزیت مدیریت چرخه عمر قراردادهای مدرن، خودکارسازی است.
به جای تکیه بر مسیریابی دستی، پیگیریهای ایمیلی و حافظه سازمانی، گردشهای کاری خودکار، قراردادها را از طریق مسیرهای تأیید از پیش تعریفشده و بر اساس عواملی مانند موارد زیر، هدایت میکنند:
- نوع قرارداد
- سطح خطر
- مالکیت دپارتمان
- منطقه جغرافیایی
- ارزش قرارداد
- الزامات انطباق
این یعنی دیگر لازم نیست حدس بزنید چه کسی باید چه چیزی را بررسی کند.
سیستم به طور خودکار مسیریابی را انجام میدهد.
این ممکن است مانند یک پیشرفت عملیاتی کوچک به نظر برسد، اما تأثیر آن بسیار زیاد است.
اتوماسیون، تنگناها را کاهش میدهد زیرا پیشرفت دیگر به نظارت بر صندوق ورودی یا حافظه وابسته نیست. قراردادها طبق قوانین تعیینشده حرکت میکنند و یک گردش کار قابل پیشبینی ایجاد میکنند که تأخیرها را کاهش داده و پاسخگویی را بهبود میبخشد.
تیمها فوراً به موارد زیر دسترسی پیدا میکنند:
- جایی که قراردادها در حال حاضر متوقف شدهاند
- چه کسی صاحب مرحله بعدی است؟
- مدت زمان معمول تاییدیهها
- کدام مراحل به طور مداوم باعث ایجاد تأخیر میشوند؟
این سطح از شفافیت عملیاتی، میزان فوقالعادهای از اصطکاک در محل کار را از بین میبرد.
و بله، این کار همچنین به طور چشمگیری تعداد دفعات «فقط چک کردن» ایمیلها را کاهش میدهد.
استانداردسازی ریسک را کاهش میدهد
یکی از رایجترین مشکلات قراردادی در سازمانهای در حال رشد، ناهماهنگی است.
بخشهای مختلف اغلب از نسخههای متفاوتی از یک الگو استفاده میکنند. زبان قدیمی همچنان در اسناد منسوخشده وجود دارد. بندها بدون نظارت قانونی ویرایش میشوند.
این باعث ایجاد ریسک میشود.
یک بند غرامت منسوخشده، فقدان زبان انطباق یا ویرایش غیرمجاز میتواند مدتها پس از امضای توافقنامه مشکلاتی ایجاد کند.
مدیریت چرخه عمر قرارداد این مشکل را از طریق استانداردسازی متمرکز حل میکند.
قالبهای تأیید شده به نقطه شروع پیشفرض تبدیل میشوند. کتابخانههای بند، زبان منسجمی را در توافقنامهها تضمین میکنند. نقاط بررسی خودکار از پیشرفت قراردادها بدون تأییدیههای لازم جلوگیری میکنند.
بسیاری از پلتفرمهای پیشرفته همچنین شامل قابلیتهای بررسی با کمک هوش مصنوعی هستند که زبان غیرمعمول، بندهای از قلم افتاده یا انحراف از استانداردهای مصوب را شناسایی میکنند.
این پشتیبانی به ویژه در دورههای پرحجم که تیمهای حقوقی همزمان دهها توافقنامه را بررسی میکنند، ارزشمند میشود.
زیرا حتی باتجربهترین متخصصان حقوقی نیز سرانجام پس از مقایسهی بیستمین خط قرمز فروشندگان روز خود، به مرز شناختی خود میرسند.
اهمیت دیده شدن، بیش از آن چیزی است که اکثر سازمانها تصور میکنند
بسیاری از کسبوکارها به شدت بر امضای قراردادها تمرکز میکنند.
سپس فوراً رد آنها را گم کنید.
تاریخهای تمدید بدون توجه میگذرند. تعهدات فراموش میشوند. یافتن اصطلاحات کلیدی دشوار میشود. مالکیت نامشخص میشود.
جایی در دل یک مسیر مشترک، توافقی نهفته است که قطعاً باید ماهها پیش مورد مذاکره مجدد قرار میگرفت.
یک سیستم CLM قوی، امکان نظارت متمرکز بر کل سبد قراردادها را فراهم میکند.
تیمها میتوانند فوراً:
- جستجوی قراردادهای اجرا شده
- پیگیری مهلتهای تمدید
- نظارت بر تعهدات و مراحل مهم
- بررسی سوابق تأیید
- تولید گزارشهای حسابرسی
- روند عملکرد قرارداد را تجزیه و تحلیل کنید
این شفافیت به ویژه در طول ممیزیها، بررسیهای انطباق، اختلافات فروشندگان یا چرخههای گزارشدهی رهبری ارزشمند است.
وقتی مدیران ناگهان به پاسخ نیاز دارند، داشتن اطلاعات قراردادی متمرکز و قابل جستجو، تفاوت بین اعتماد به نفس و وحشت است.
همکاری بهتر بین تیمها
قراردادها تقریباً به هر بخشی مربوط میشوند.
حقوقی، فروش، تدارکات، امور مالی، عملیات و انطباق، همگی در مراحل مختلف نقش دارند.
بدون یک سیستم مشترک، همکاری از هم میپاشد.
پلتفرمهای مدرن مدیریت چرخه عمر قرارداد، محیطی یکپارچه ایجاد میکنند که در آن هر ذینفع میتواند از یک منبع حقیقت واحد استفاده کند.
نظرات، اصلاحات، تأییدها، بهروزرسانیهای وضعیت و تاریخچه نسخهها همچنان قابل مشاهده و سازماندهی شده باقی میمانند.
این امر باعث کاهش کارهای تکراری، کوتاه شدن چرخههای بررسی و بهبود هماهنگی بین بخشی میشود.
همچنین این سوال ترسناکی را که هر سازمانی در نهایت میشنود، از بین میبرد:
«صبر کن... کدوم نسخه رو داریم بررسی میکنیم؟»
مدیریت چرخه عمر قرارداد واقعاً در مورد کنترل است
عبارت «مدیریت چرخه عمر قرارداد» فنی به نظر میرسد.
شاید حتی کمی خشک.
اما در زیر این اصطلاحات، چیزی بسیار سادهتر نهفته است.
کنترل.
سازمانهای مدرن به قراردادهایی نیاز دارند که بدون ایجاد ریسک غیرضروری، به سرعت پیش بروند. آنها به همکاری بدون سردرگمی، استانداردسازی بدون انعطافناپذیری و شفافیت بدون جلسات بیپایان برای بررسی وضعیت نیاز دارند.
این همان چیزی است که مدیریت مؤثر چرخه عمر قرارداد ارائه میدهد.
داشبوردهای پر زرق و برق نه.
نه وعدههای توخالی نرمافزاری.
نه یک پلتفرم دیگر که کارمندان پس از ورود به آن، بیسروصدا آن را رها کنند.
فقط گردشهای کاری تمیزتر.
تاییدیههای سریعتر.
نظارت بهتر.
اشتباهات کمتر.
و شاید از همه مهمتر، لحظات کمتری پیش بیاید که کل تیم از خود بپرسند قرارداد کجا ناپدید شده است.
