Kontratua ez zen galdu.
Teknikoki.
"Oraindik berrikusten ari" zen.
Erakunde askotan, laburdura profesionala da, inork ez baitaki zehazki non dagoen, nork duen edo zergatik egon den hamaika egunez ukitu gabe.
Bitartean, salmentak egoeraren eguneraketak eskatzen ari dira ordu batzuetan behin. Erosketak ordainketa-baldintza berrikusien bila dabil. Finantzak betetze-arriskuak konpondu diren ala ez galdetzen ari da. Lege-arloa aldaketa jarraituen, bertsio bikoiztuen eta nolabait sei elkarrizketa ezberdinetan adarkatu diren mezu elektronikoen harien azpian lurperatuta dago.
Horregatik bihurtu da kontratuen bizi-zikloaren kudeaketa lehentasun operatibo larria talde modernoentzat.
Ez kontratuak bat-batean zirraragarriak bihurtu zirelako. Ez ziren zirraragarriak izan.
Baina enpresek azkenean konturatu direlako kontratu-prozesu desantolatuek isilean diru-sarrerak xurgatzen dituztela, hazkundea moteltzen dutela, arriskuen eraginpean jartzen direla eta departamentuen artean marruskadura beharrezkoak ez direla sortzen dutela.
Kontratuen bizi-zikloaren kudeaketa estrategia egituratu batek arazo horiek konpontzen ditu negozio-fluxu kritikoenetako bati ordena, ikusgarritasuna eta abiadura emanez.
Zer esan nahi du benetan kontratuen bizi-zikloaren kudeaketak
Bere sinpleenean, kontratuen bizi-zikloaren kudeaketak (CLM) kontratuak kudeatzeko prozesu osoari egiten dio erreferentzia, hasierako eskaeratik hasi eta exekuziora, berritzera eta azken iraungitzera arte.
Teorian zuzena.
Praktikan askoz nahasiagoa.
Akordio bakar batek askotan hainbat interesdun, onarpen-kate, berrikuspen, lege-berrikuspen, betetze-egiaztapen, negoziazio, sinadura, biltegiratze-sistem eta epeak jarraitzeko prozesuetatik igarotzen da.
Kontratu moderno baten bizi-zikloak normalean honako hauek ditu barne:
- Kontratu eskaerak eta sarrera
- Zirriborroa eta txantiloiaren sorrera
- Barne berrikuspenak eta onarpenak
- Negoziazioa eta lerro gorria
- Exekuzioa eta sinadura elektronikoa
- Biltegiratzea eta antolaketa
- Betebeharren jarraipena
- Berritze kudeaketa
- Txostena eta analisia
Etapa guztiek atzerapen, nahasmen edo arriskuak sortzen dituzte eskuz kudeatzen direnean.
Eta urteetan zehar, enpresa askok kaos hori normaltzat hartu zuten.
Horregatik datoz kalkulu-orrien jarraitzaile amaigabeak. Sarrerako ontziaren arkeologia. Izen misteriotsuak dituzten dokumentuak, hala nola Final_Version_Approved_Actual_Final_v12.
Egia esan, ikusgarria da talde batzuek funtzionatzea lortu izana.
Zergatik ez duten funtzionatzen kontratu-prozesu tradizionalak
Kontratuak kudeatzeko modu zaharra erakunde motelagoentzat eraiki zen.
Duela urte batzuk, lan-fluxu deskonektatuak biziraun zitezkeen, akordio-zikloak erritmo aurreikusgarriagoan mugitzen zirelako. Taldeak txikiagoak ziren. Onarpen-egiturak ez ziren hain konplexuak. Betetze- eskakizunak arinak ziren.
Ingurune hori ez da gehiago existitzen.
Gaur egungo negozioak inoiz baino azkarrago mugitzen dira, azkarrago eskalatzen dira eta lege eta araudi zorrotzagoen menpe jarduten dute. Kontratuak ez dira jada artxibo-armairuetan dauden dokumentu legal estatikoak.
Azpiegitura operatiboak dira.
Kontratu-prozesuak hausten direnean, ondorioak berehalakoak dira:
- Diru-sarreren aitorpen atzeratua
- Erosketa-oztopoak
- Berritzeko aukerak galdu
- Betetze-ahultasunak
- Lege-karga handitua
- Barneko interesdun frustratuak
Eta hona hemen egia deserosoa: atzerapen gehienak ez dira konplexutasun juridikoagatik gertatzen.
Lan-fluxuak zatikatuta daudelako gertatzen dira.
Norbaitek klausula bat onartzea ahazten du. Berrikusle batek bertsio okerra editatzen du. Interesdun bat katetik kanpo uzten da. Sinatutako akordio bat ez da inoiz behar bezala gordetzen.
Bat-batean, bi eguneko prozesua izan behar zuena bi aste bihurtzen da.
CLM sistema modernoak matxura horiek ezabatzeko diseinatuta daude.
Automatizazioak dena aldatzen du
Kontratuen bizi-zikloaren kudeaketa modernoaren abantaila esanguratsuena automatizazioa da.
Eskuzko bideratzean, posta elektroniko bidezko jarraipenean eta erakundearen memorian oinarritu beharrean, lan-fluxu automatizatuek kontratuak aurrez definitutako onarpen-bideetatik mugitzen dituzte, honako faktore hauetan oinarrituta:
- Kontratu mota
- Arrisku maila
- Departamentuaren jabetza
- Eskualde geografikoa
- Kontratuaren balioa
- Betetze baldintzak
Horrek esan nahi du ez dela gehiago asmatu behar nork zer berrikusi behar duen.
Sistemak automatikoki kudeatzen du bideratzea.
Hobekuntza operatibo txiki bat dirudien arren, eragina izugarria da.
Automatizazioak oztopoak murrizten ditu, aurrerapena ez baitago sarrerako ontziaren monitorizazioaren edo memoriaren menpe. Kontratuak ezarritako arauen arabera mugitzen dira, atzerapenak murrizten eta erantzukizuna hobetzen duen lan-fluxu aurreikusgarri bat sortuz.
Taldeek berehalako ikusgarritasuna lortzen dute honako hauei buruz:
- Kontratuak geldirik dauden lekuetan
- Noren esku dago hurrengo urratsa
- Onarpenek normalean zenbat denbora behar duten
- Zein etapak sortzen dituzte etengabe atzerapenak
Eragiketa-argitasun maila honek lantokiko marruskadura kopuru izugarria kentzen du.
Eta bai, mezu elektronikoak "egiaztatzeko" besterik ez direnak ere asko murrizten ditu.
Estandarizazioak arriskua murrizten du
Hazten ari diren erakundeetan kontratu-arazo ohikoenetako bat koherentzia eza da.
Sail ezberdinek txantiloi beraren bertsio desberdinak erabiltzen dituzte askotan. Hizkuntza zaharra dokumentu zaharkituetan txertatuta geratzen da. Klausulak gainbegiratze juridikorik gabe editatzen dira.
Horrek arriskua sortzen du.
Kalte-ordain klausula zaharkitu batek, betetze-hizkuntza faltak edo baimenik gabeko berrikuspenak arazoak sor ditzakete akordioa sinatu eta denbora luzez.
Kontratuen bizi-zikloaren kudeaketak estandarizazio zentralizatuaren bidez konpontzen du arazo hau.
Onartutako txantiloiak abiapuntu lehenetsi bihurtzen dira. Klausula liburutegiek hitzarmen guztietan hizkuntza koherentea bermatzen dute. Berrikuspen kontrol-puntu automatizatuek kontratuak beharrezko baimenik gabe aurrera egitea eragozten dute.
Plataforma aurreratu askok IA bidezko berrikuspen gaitasunak ere badituzte, hizkuntza ezohikoa, falta diren klausulak edo onartutako estandarretatik desbideratzeak identifikatzen dituztenak.
Laguntza hori bereziki baliotsua da bolumen handiko aldietan, lege-taldeek dozenaka akordio aldi berean berrikusten dituztenean.
Izan ere, zuzenbideko profesional esperientziadunenek ere beren muga kognitiboa lortzen dute eguneko hogeigarren saltzaileen lerro gorria alderatu ondoren.
Ikusgarritasuna erakunde gehienek uste baino garrantzitsuagoa da
Enpresa askok kontratuak sinatzeari ematen diote arreta handia.
Orduan, berehala galdu haien arrastoa.
Berritze datak oharkabean pasatzen dira. Betebeharrak ahaztu egiten dira. Gako terminoak zailak dira aurkitzen. Jabetza argitzen da.
Unitate partekatu baten nonbait duela hilabete batzuk berriz negoziatu behar zen akordio bat dago.
CLM sistema sendo batek kontratu-zorro osoaren ikusgarritasun zentralizatua sortzen du.
Taldeek berehala egin dezakete:
- Bilatu sinatutako akordioak
- Berritze-epeen jarraipena
- Betebeharrak eta mugarriak kontrolatu
- Berrikusi onarpen-historiak
- Sortu auditoria-txostenak
- Kontratuen errendimendu joerak aztertu
Ikusgarritasun hau bereziki baliotsua da auditorietan, betetze-berrikuspenetan, saltzaileen gatazketan edo lidergoaren txosten-zikloetan.
Zuzendariek bat-batean erantzunak behar dituztenean, kontratu-inteligentzia zentralizatu eta bilagarria izatea da konfiantzaren eta izuaren arteko aldea.
Taldeen arteko lankidetza hobea
Kontratuek ia departamentu guztiei eragiten diete.
Lege-, salmenta-, erosketa-, finantza-, eragiketa- eta betetze-arloek guztiek dute zeresana etapa desberdinetan.
Sistema partekaturik gabe, lankidetza zatikatu egiten da.
Kontratuen bizi-zikloaren kudeaketa plataforma modernoek ingurune bateratu bat sortzen dute, non interesdun guztiek egiaren iturri beretik lan egin dezaketen.
Iruzkinak, berrikuspenak, onarpenak, egoeraren eguneraketak eta bertsioen historia ikusgai eta antolatuta daude.
Horrek lan bikoiztua murrizten du, berrikuspen zikloak laburtzen ditu eta funtzio arteko lerrokatzea hobetzen du.
Era berean, erakunde guztiek azkenean entzuten duten galdera beldurgarria ezabatzen du:
"Itxaron... zein bertsio ari gara aztertzen?"
Kontratuen Bizi-zikloaren Kudeaketa Benetan Kontrolari Buruz Dago
"Kontratuaren bizi-zikloaren kudeaketa" esaldiak teknikoa dirudi.
Agian apur bat lehorra ere bai.
Baina terminologiaren azpian zerbait askoz sinpleagoa dago.
Kontrola.
Erakunde modernoek kontratuak behar dituzte arriskurik gabe azkar mugitzeko. Nahasmenik gabeko lankidetza behar dute. Zurruntasunik gabeko estandarizazioa. Egoera-bilera amaigaberik gabeko ikusgarritasuna.
Hori da kontratuen bizi-zikloaren kudeaketa eraginkorrak eskaintzen duena.
Ez aginte-panel deigarriak.
Ez software promesa hutsalak.
Ez da langileek kontratazioaren ondoren isilean uzten duten beste plataforma bat.
Lan-fluxu garbiagoak besterik ez.
Onarpen azkarragoak.
Zaintza hobea.
Akats gutxiago.
Eta agian garrantzitsuena, talde oso bat kontratua non desagertu den galdetzen duen une gutxiago daude.
