Leping ei läinud kaotsi.
Tehniliselt võttes.
See oli "ikka veel läbivaatamisel".
Mis paljudes organisatsioonides on professionaalne lühend, kuna keegi ei tea täpselt, kus see asub, kelle käes see on või miks see on üksteist päeva puutumata seisnud.
Samal ajal küsib müügiosakond iga paari tunni tagant staatusevärskendusi. Hankeosakond ajab taga muudetud maksetingimusi. Rahandusosakond mõtleb, kas vastavusriskid on lahendatud. Õigusosakond on maetud jälgitavate muudatuste, duplikaatversioonide ja meilisõnumite taha, mis on kuidagi hargnenud kuueks erinevaks vestluseks.
Täpselt sellepärast lepingu elutsükli haldamine on muutunud tänapäevaste meeskondade jaoks tõsiseks tegevusprioriteediks.
Mitte sellepärast, et lepingud järsku põnevaks muutusid. Nad ei muutunud.
Aga kuna ettevõtted on lõpuks aru saanud, et korrastamata lepinguprotsessid imevad vaikselt tulu, aeglustavad kasvu, suurendavad riskipositsiooni ja tekitavad osakondade vahel tarbetut hõõrdumist.
Struktureeritud lepingu elutsükli haldusstrateegia lahendab need probleemid, tuues ühte kõige olulisemasse äriprotsessi korra, nähtavuse ja kiiruse.
Mida lepingu elutsükli haldamine tegelikult tähendab
Lihtsamalt öeldes viitab lepingu elutsükli haldus (CLM) otsast lõpuni protsess lepingute haldamine alates esialgsest taotlusest kuni täitmise, uuendamise ja lõpuks kehtivusaja lõppemiseni.
Teoreetiliselt lihtne.
Praktikas palju segasem.
Üks leping läbib sageli mitu sidusrühma, kinnitusahelaid, parandusi, juriidilisi läbivaatamisi, vastavuskontrolle, läbirääkimisi, allkirju, salvestussüsteeme ja tähtaegade jälgimise protsesse.
Kaasaegne lepingu elutsükkel hõlmab tavaliselt järgmist:
- Lepingutaotlused ja vastuvõtt
- Mustandite ja mallide loomine
- Sisemised ülevaated ja kinnitused
- Läbirääkimised ja redlining
- Täitmine ja e-allkiri
- Hoiustamine ja organiseerimine
- Kohustuste jälgimine
- Uuendamise haldamine
- Aruandlus ja analüüs
Iga etapp toob käsitsi käsitlemisel kaasa viivituse, segaduse või riski võimalusi.
Ja aastaid pidasid paljud ettevõtted seda kaost normaalseks.
Seega lõputud arvutustabelite jälgijad. Postkasti arheoloogia. Salapäraste nimega dokumendid nagu „Final_Version_Approved_Actual_Final_v12”.
Ausalt öeldes on muljetavaldav, et mõned meeskonnad üldse toimida suutsid.
Miks traditsioonilised lepinguprotsessid enam ei toimi
Vana lepingute haldamise viis loodi aeglasemate organisatsioonide jaoks.
Aastaid tagasi olid omavahel mitteseotud töövood üle elatavad, sest tehingutsüklid liikusid prognoositavamas tempos. Meeskonnad olid väiksemad. Heakskiitmisstruktuurid olid vähem keerukad. Vastavus nõuded olid kergemad.
Seda keskkonda enam ei eksisteeri.
Tänapäeva ettevõtted arenevad kiiremini, laienevad kiiremini ja tegutsevad rangema juriidilise ja regulatiivse kontrolli all kui kunagi varem. Lepingud ei ole enam staatilised juriidilised dokumendid, mis seisavad arhiivikappides.
Need on operatiivne infrastruktuur.
Lepinguprotsesside katkemisel on tagajärjed kohesed:
- Edasilükatud tulude kajastamine
- Hanke kitsaskohad
- Kasutamata jäänud uuendamisvõimalused
- Vastavuse haavatavused
- Suurem juriidiline töökoormus
- Pettunud sisemised sidusrühmad
Ja siin on ebamugav tõde: enamik viivitusi ei ole põhjustatud juriidilisest keerukusest.
Need juhtuvad seetõttu, et töövood on killustatud.
Keegi unustab klausli kinnitada. Läbivaataja muudab valet versiooni. Sidusrühm jäetakse ahelast välja. Allkirjastatud lepingut ei salvestata kunagi korralikult.
Järsku venib see, mis oleks pidanud kestma kaks päeva, kaheks nädalaks.
Kaasaegsed CLM-süsteemid on loodud nende rikete kõrvaldamiseks.
Automatiseerimine muudab kõike
Kaasaegse lepingute elutsükli haldamise kõige olulisem eelis on automatiseerimine.
Manuaalse marsruutimise, e-posti järelpärimiste ja institutsioonilise mälu asemel liigutavad automatiseeritud töövood lepinguid etteantud kinnitusteede kaudu, mis põhinevad sellistel teguritel nagu:
- Lepingu tüüp
- Riskitase
- Osakonna omandiõigus
- Geograafiline piirkond
- Lepingu väärtus
- Vastavusnõuded
See tähendab, et enam pole vaja oletada, kes mida üle vaatama peab.
Süsteem tegeleb marsruudi loomisega automaatselt.
See võib tunduda väikese operatiivse täiustusena, kuid selle mõju on tohutu.
Automatiseerimine vähendab kitsaskohti, sest edusammud ei sõltu enam postkasti jälgimisest ega mälust. Lepingud liiguvad vastavalt kehtestatud reeglitele, luues prognoositava töövoo, mis vähendab viivitusi ja parandab vastutust.
Meeskonnad saavad kohese ülevaate järgmisest:
- Kus lepingud praegu takerduvad
- Kellele kuulub järgmine samm
- Kui kaua kinnitused tavaliselt aega võtavad
- Millised etapid pidevalt viivitusi tekitavad
Selline operatiivne selgus kõrvaldab erakordselt palju töökohal tekkivat hõõrdumist.
Ja jah, see vähendab dramaatiliselt ka lihtsalt sisselogimiseks mõeldud meilide arvu.
Standardimine vähendab riski
Üks levinumaid lepinguprobleeme kasvavates organisatsioonides on ebajärjekindlus.
Erinevad osakonnad kasutavad sageli sama malli erinevaid versioone. Vananenud dokumentidesse jääb sisse vana keel. Punkte redigeeritakse ilma juriidilise järelevalveta.
See tekitab riski.
Aegunud hüvitamisklausel, puuduv vastavusklausel või volitamata muudatused võivad probleeme tekitada kaua pärast lepingu allkirjastamist.
Lepingu elutsükli haldus lahendab selle tsentraliseeritud standardiseerimise kaudu.
Kinnitatud mallidest saab vaikimisi lähtepunkt. Klauslite teegid tagavad ühtse keelekasutuse lepingutes. Automatiseeritud ülevaatuse kontrollpunktid takistavad lepingute edasiliikumist ilma vajalike kinnitusteta.
Paljudel täiustatud platvormidel on ka tehisintellekti abil teostatavad ülevaatusvõimalused, mis tuvastavad ebatavalist keelt, puuduvaid klausleid või kõrvalekaldeid kinnitatud standarditest.
See tugi muutub eriti väärtuslikuks suurte lepingumahtude ajal, kui juriidilised meeskonnad vaatavad samaaegselt läbi kümneid lepinguid.
Sest isegi kõige kogenumad juristid jõuavad lõpuks oma kognitiivsete piirini pärast seda, kui on võrrelnud oma kahekümnendat müüja piirväärtust.
Nähtavus on olulisem, kui enamik organisatsioone arvab
Paljud ettevõtted keskenduvad suuresti lepingute sõlmimisele.
Siis kaotad kohe nende jälituse.
Pikendamise kuupäevad mööduvad märkamatult. Kohustused ununevad. Võtmetermineid on raske leida. Omandiõigus muutub ebaselgeks.
Kuskil jagatud draivil on kokkulepe, mis oleks pidanud juba kuid tagasi ümber läbi rääkima.
Tugev CLM-süsteem loob tsentraliseeritud nähtavuse kogu lepinguportfelli ulatuses.
Meeskonnad saavad koheselt:
- Otsi täidetud lepinguid
- Raja uuendamise tähtajad
- Jälgige kohustusi ja verstaposte
- Vaadake üle kinnituste ajalugu
- Auditiaruannete genereerimine
- Analüüsige lepingute täitmise suundumusi
See nähtavus on eriti väärtuslik auditite, vastavuskontrollide, tarnijatega seotud vaidluste või juhtkonna aruandlustsüklite ajal.
Kui juhid vajavad ootamatult vastuseid, on otsitav ja tsentraliseeritud lepingute teave see, mis eristab enesekindlust paanikast.
Parem koostöö meeskondade vahel
Lepingud puudutavad peaaegu kõiki osakondi.
Õigus-, müügi-, hanke-, finants-, tegevus- ja vastavusosakond mängivad kõik rolli eri etappides.
Ilma ühise süsteemita muutub koostöö killustatuks.
Kaasaegsed lepingute elutsükli haldusplatvormid loovad ühtse keskkonna, kus kõik sidusrühmad saavad töötada samast tõeallikast lähtuvalt.
Kommentaarid, parandused, kinnitused, olekuvärskendused ja versiooniajaloo jäävad nähtavaks ja korrastatuks.
See vähendab topelttööd, lühendab ülevaatustsükleid ja parandab valdkondadevahelist kooskõla.
See välistab ka kardetud küsimuse, mida iga organisatsioon lõpuks kuuleb:
„Oota… millist versiooni me üle vaatame?“
Lepingu elutsükli haldamine seisneb tegelikult kontrollis
Väljend „lepingu elutsükli haldamine” kõlab tehniliselt.
Võib-olla isegi veidi kuiv.
Kuid terminoloogia all peitub midagi palju lihtsamat.
Kontroll.
Tänapäeva organisatsioonid vajavad lepingute kiiret menetlemist ilma tarbetu riskita. Nad vajavad koostööd ilma segaduseta. Standardiseerimist ilma jäikuseta. Nähtavust ilma lõputute staatusekoosolekuteta.
Seda pakubki tõhus lepingu elutsükli haldus.
Mitte toretsevad armatuurlauad.
Mitte tühjad tarkvaralubadused.
Mitte ükski platvormi töötaja ei hülga vaikselt pärast tööle asumist.
Lihtsalt puhtamad töövood.
Kiiremad kinnitused.
Parem järelevalve.
Vähem vigu.
Ja ehk kõige tähtsam on see, et vähem hetki, kus terve meeskond mõtleb, kuhu leping seekord kadus.
