Οι άνθρωποι ενδέχεται να συνεργάζονται, να μοιράζονται και να διατηρούν με ασφάλεια έγγραφα και να διασχίζουν πολύπλοκες συμφωνίες σε ένα ασφαλές και πολυμήχανο περιβάλλον που προσφέρουν οι διαδικτυακές αίθουσες δεδομένων. Οι πάροχοι VDR παράγουν λύσεις για σχεδόν οποιοδήποτε σενάριο σε κάθε επιχειρηματικό κλάδο. Ο πιο απλός ορισμός της βέλτιστης πρακτικής μιας εικονικής αίθουσας δεδομένων είναι η "ψηφιακή αποθήκευση στο Διαδίκτυο". Από την άλλη πλευρά, παρέχουν μια ποικιλία εργαλείων για τη βελτίωση της διαδικασίας εργασίας και την επίσπευση της ολοκλήρωσης του έργου, εκτός από το ότι είναι ένα διαδικτυακό αποθετήριο. Η δημιουργία ενός εικονικού δωματίου δεδομένων είναι μια μακρά διαδικασία, επομένως εδώ είναι τα εύκολα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε σε αυτό το άρθρο.
Γιατί πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια αίθουσα εικονικών δεδομένων
Πόσο χρόνο χάνετε σε μεθόδους εργασίας από την τεκμηρίωση; Αν αυτή η διαδικασία προβλέπεται βαριά, διαφορετικά, μαζί με τους φακέλους, καταρρέει και η τάξη των ανθρώπων, το γεγονός της αταξίας, που συνάγει ο πολύτιμος προλεταριακός χρόνος, είναι απολύτως αναπόφευκτο. Παρόλο που το λογισμικό εικονικής αίθουσας δεδομένων θα βοηθήσει την αίθουσα εικονικών συναλλαγών να αντιμετωπίσει αυτές τις διάφορες δυσκίνητες περιπτώσεις:
- Πρώτον, θα χρειαστείτε μόνο δεκαπέντε λεπτά για να εγγραφείτε στο προσωπικό γραφείο του εικονικού φωτισμού.
- Δεύτερον, θα έχετε την ευκαιρία να κατεβάσετε σημαντικό αριθμό αρχείων με πολύ υψηλή ταχύτητα και να τα δημιουργήσετε ορθολογικά. Εάν έχετε πολλά έγγραφα σε χαρτί, τότε ένας στρατός επαγγελματιών θα σας βοηθήσει να ψηφιοποιήσετε και να διορθώσετε τα πάντα.
- Τρίτον, μπορείτε στη συνέχεια να τροποποιήσετε άμεσα τη μορφή αρχείου και να βρείτε το απαιτούμενο έγγραφο χρησιμοποιώντας την έξυπνη αναζήτηση. Και το πιο σημαντικό, θα έχετε την ευκαιρία να χωρίσετε το αρχείο πολύ γρήγορα χωρίς να ανησυχείτε για την ασφάλειά του.
Οι εικονικοί θάλαμοι δεδομένων δεν είναι μόνο μία από τις πιο αθόρυβες επιλογές για επιχειρήσεις αλλά και μία από τις πιο αξιόπιστες. Όλες οι πληροφορίες διατηρούνται σε ασφαλείς διακομιστές σε ένα δωμάτιο με αυστηρά περιορισμένη πρόσβαση. Σε περίπτωση που τα δεδομένα του υπολογιστή σας έχουν διαγραφεί απρόθυμα, θα μπορείτε πάντα να χρησιμοποιείτε πρόσθετα αντίγραφα.
Θα πρέπει να σημειωθεί ότι τα πρωτόκολλα προστασίας έλυσαν ειδικά προβλήματα ξεκινώντας από την ηλεκτρική ενέργεια, έτσι ώστε ακόμη και σε περίπτωση φυσικής καταστροφής, να έχετε εγγυημένη την αδιάλειπτη εξυπηρέτηση του εταιρικού λογισμικού εικονικής αίθουσας δεδομένων. Και, φυσικά, αυτό σε καμία περίπτωση δεν είναι όλο. Με τον ίδιο τρόπο, τα αρχεία βίντεο προστατεύονται κυρίως από εγγραφές μετάδοσης τελευταίας τεχνολογίας. Αντίθετα, όταν ο αναγνώστης λάβει το έγγραφό σας, επομένως θα αναγκαστεί να περάσει από δύο στάδια επιβεβαίωσης του σχήματος. Μόνο ως αποτέλεσμα αυτού θα μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτές τις λειτουργίες που του έχετε ανοίξει. Για παράδειγμα, προβάλετε μια συνδρομή σε προστατευμένη λειτουργία, καταγράψτε αλλαγές, πραγματοποιήστε λήψη ή εκτυπώστε.
Πηγαίνετε στο datarooms.org.uk για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις δυνατότητες χρήσης εικονικών δωματίων δεδομένων και τα πλεονεκτήματά τους για τις επιχειρήσεις.
Πώς να ρυθμίσετε ένα εικονικό δωμάτιο δεδομένων
1. Επιλέξτε την καλύτερη λύση VDR
Η επιλογή του σωστού παρόχου VDR θα σας βοηθήσει να προετοιμαστείτε για συναλλαγές συγχωνεύσεων και εξαγορών, γύρους συγκέντρωσης κεφαλαίων, ελέγχους και οποιαδήποτε κατάσταση χρειάζεται να μοιραστείτε ευαίσθητες πληροφορίες με τρίτους. Φροντίστε να λάβετε υπόψη παράγοντες όπως:
- Σύνολο δυνατοτήτων: Τα VDR είναι πολύ περισσότερα από απλά αποθετήρια αρχείων — μπορούν επίσης να σας βοηθήσουν να οργανώσετε, να προσθέσετε ετικέτες και να αναζητήσετε έγγραφα, μεταξύ άλλων λειτουργιών (περισσότερα για αυτό αργότερα).
- Ευκολία στη χρήση: για να αποφευχθεί η απώλεια χρόνου κατά τη διάρκεια της συναλλαγής, τα VDR θα πρέπει να είναι βολικά και εύκολα στη ρύθμιση και χρήση.
- Ασφάλεια: Η επιλογή του VDR πρέπει να διαθέτει ισχυρά χαρακτηριστικά ασφαλείας για να διασφαλιστεί ότι τα δεδομένα σας θα είναι ασφαλή υπό το κλείδωμα.
- Βάση χρηστών: δημιουργήστε μια πρόχειρη εκτίμηση για τον αριθμό των χρηστών που θα έχουν πρόσβαση στο VDR και βεβαιωθείτε ότι η λύση που έχετε επιλέξει μπορεί να τους φιλοξενήσει.
- Τιμή: Τα VDR είναι διαθέσιμα σε ένα ευρύ φάσμα τιμών. Οι λύσεις VDR που βασίζονται στο cloud γίνονται όλο και πιο δημοφιλείς επειδή χρεώνουν ένα επαναλαμβανόμενο λειτουργικό κόστος αντί για μια εφάπαξ κεφαλαιακή δαπάνη, η οποία μπορεί να είναι απρόσιτη για εταιρείες με μικρότερο προϋπολογισμό.
2. Αποφασίστε ποια έγγραφα θα τοποθετήσετε στο VDR
Αφού επιλέξετε τη λύση VDR, πρέπει να καταλάβετε ποια αρχεία και έγγραφα πρέπει να μπουν μέσα σε αυτήν. Η σωστή απάντηση εδώ θα εξαρτηθεί από το πώς ακριβώς σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε το VDR. Το χρειάζεστε πρωτίστως για να προετοιμαστείτε για μια επερχόμενη συμφωνία συγχωνεύσεων και εξαγορών ή θα συνεχίσετε να το χρησιμοποιείτε σε συνεχή βάση ως χώρο αποθήκευσης περιορισμένων εταιρικών πληροφοριών;
3. Οργανώστε αρχεία και φακέλους
Η οργάνωση της ασφαλούς αίθουσας εικονικών δεδομένων σας θα βοηθήσει στην ολοκλήρωση διαδικασιών όπως η δέουσα επιμέλεια και οι έλεγχοι πολύ πιο γρήγορα. Μερικές καλές συμβουλές για την οργάνωση των αρχείων στο VDR σας είναι:
- Καθορίστε ένα σαφές σχήμα ονομασίας αρχείων που επιτρέπει στους χρήστες να αναγνωρίζουν το έγγραφο χωρίς να το ανοίγουν.
- Χρησιμοποιήστε φακέλους και καταλόγους για να ταξινομήσετε τα αρχεία στις σωστές κατηγορίες.
- Ελέγχετε και ενημερώνετε τακτικά το VDR για να βεβαιωθείτε ότι περιέχει τα σωστά έγγραφα.
4. Καθορίστε τους ρόλους των χρηστών και την πρόσβαση
Η οργάνωση των αρχείων και των φακέλων στο VDR σας θα διευκολύνει επίσης τον καθορισμό των δικαιωμάτων πρόσβασης των χρηστών στα κατάλληλα έγγραφα. Για παράδειγμα, οι ελεγκτές μπορεί να απαιτούν πρόσβαση σε ορισμένα έγγραφα που δεν θα πρέπει να είναι διαθέσιμα στους αγγέλους επενδυτές και αντίστροφα.
Προτού παραχωρήσετε πρόσβαση σε οποιοδήποτε τρίτο μέρος, αφιερώστε χρόνο για να σχεδιάσετε τους διαφορετικούς τύπους ρόλων χρήστη που θέλετε να έχετε στο VDR σας και τους διαφορετικούς τύπους αρχείων που θα πρέπει να μπορούν να προβάλλουν. Για πρόσθετη προστασία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε λειτουργίες VDR, όπως υδατοσήμανση και αρχεία καταγραφής πρόσβασης, για να διασφαλίσετε ότι τα ευαίσθητα έγγραφα δεν θα πέσουν σε λάθος χέρια.
5. Δημιουργία NDA
Η υπογραφή μιας συμφωνίας μη αποκάλυψης αποτελεί μερικές φορές, αλλά όχι πάντα, προϋπόθεση για την απόκτηση πρόσβασης σε ένα VDR ή για την προβολή ορισμένων εγγράφων. Αν και τα NDA δεν είναι απολύτως απαραίτητα σε όλες τις περιπτώσεις, θα πρέπει να εξετάσετε το ενδεχόμενο να συντάξετε το δικό σας NDA ως πρόσθετο επίπεδο προστασίας. Πολλές λύσεις VDR συνοδεύονται από το δικό τους κείμενο NDA που μπορείτε να τροποποιήσετε ώστε να ταιριάζει στην περίπτωσή σας.
6. Επιβεβαιώστε τις ρυθμίσεις λογισμικού
Αφού ολοκληρωθούν τα παραπάνω βήματα, θα πρέπει να εκτελέσετε έναν τελικό έλεγχο όλων των ρυθμίσεών σας VDR, συμπεριλαμβανομένων των πρωτοκόλλων ασφαλείας και των αδειών χρήστη, προτού το λογισμικό ξεκινήσει να λειτουργεί. Αφού κάνετε διπλό και τριπλό έλεγχο όλων, μπορείτε να αρχίσετε να στέλνετε προσκλήσεις στη βάση χρηστών σας.
Συμπέρασμα
Με ποιον τρόπο θα μπορούσατε να καταλήξετε στο συμπέρασμα ότι τα εικονικά δωμάτια δεδομένων είναι κατάλληλα για πιο αποτελεσματική εργασία; Εξίσου μοιραίο είναι το γεγονός ότι πρόκειται για ένα σύνολο αναλυτικών στοιχείων και πρόσθετων πληροφοριών. Μπορείτε να κατανοήσετε καλύτερα τις διαδικασίες εργασίας και να έχετε πάντα επίγνωση της όλης επιχείρησης, επομένως είναι πολύ πιο εύκολο να αντιμετωπίσετε τη ρουτίνα μαζί. Μέχρι σήμερα, η επιχείρηση δεν ανέχεται καμία αντένδειξη, επομένως μην καθυστερείτε την πρόοδο στον τομέα σας στο μέλλον. Επωφεληθείτε από το δωρεάν στάδιο δοκιμής του εικονικού δωματίου χαρακτηριστικών στο εγγύς μέλλον. Με τη βοήθεια της τρέχουσας εξέλιξης, έχουν ήδη συναφθεί συμβόλαια αξίας μεγαλύτερης από έναν αχυρώνα δολαρίων. Οι παγκόσμιες εταιρείες έχουν επιλέξει εδώ και καιρό αυτήν την εξέλιξη. Τι θα διαλέξεις;
