Στο παρελθόν, τα επίσημα έγγραφα απαιτούσαν από κάποιον να γράψει την υπογραφή του αυτοπροσώπως και με το χέρι και μερικές φορές ακόμη και συμβολαιογραφικά. Ωστόσο, μεταξύ της τεχνολογίας και της πανδημίας του Covid, οι καιροί έχουν αλλάξει.
Τώρα, ορισμένες πολιτείες έχουν νομιμοποιήσει την επιλογή να πραγματοποιούνται εικονικά κλεισίματα σε ένα σπίτι. Όταν ακούτε τον όρο «ηλεκτρονική υπογραφή», μπορεί να υποθέσετε ότι είναι συνώνυμος με μια ψηφιακή υπογραφή.
Αυτά τα δύο δεν είναι πανομοιότυπα, όμως. Ρίξτε μια ματιά σε αυτά και δείτε ποια μπορεί να είναι πιο κατάλληλη για την επιχείρησή σας.
Τι είναι η ηλεκτρονική υπογραφή;
Με απλά λόγια, ένα Ηλεκτρονική Υπογραφή είναι ο τρόπος με τον οποίο ένα άτομο επισυνάπτει το όνομά του/της σε ένα ψηφιακό έγγραφο. Ο σκοπός είναι η διασφάλιση του εγγράφου παρά η επαλήθευση του.
Οποιοσδήποτε μπορεί να επισυνάψει ένα όνομα σε ένα έγγραφο, γι' αυτό δεν είναι τόσο ασφαλές ή αξιόπιστο όσο μια ψηφιακή υπογραφή. Σκεφτείτε το σαν το ισοδύναμο της υπογραφής ενός χαρτιού στο σπίτι σας.
Κανείς δεν είναι εκεί για να δει ότι το υπογράφετε. Επομένως, κάποιος άλλος εκτός από εσάς μπορεί εύκολα να το πλαστογραφούσε. Οι ηλεκτρονικές υπογραφές μπορεί να είναι αποδεκτές για έγγραφα που δεν είναι κρίσιμα ή ευαίσθητα.
Τι είναι η Ψηφιακή Υπογραφή;
Όλες οι ψηφιακές υπογραφές είναι μια μορφή ηλεκτρονικής υπογραφής, αλλά δεν συμβαίνει το αντίθετο. Οι ψηφιακές υπογραφές είναι ένας πιο ασφαλής τρόπος για να επιβεβαιώσετε την ταυτότητα ενός ατόμου προτού αυτός ή αυτή έχει τη δυνατότητα να υπογράψει.
Αυτό συμβαίνει μέσω του ελέγχου ταυτότητας που βασίζεται σε πιστοποιητικό. Αυτό θα μπορούσε να έχει τη μορφή PIN, κωδικού πρόσβασης ή ιδιωτικού κλειδιού πρόσβασης.
Θα μπορούσατε να το συγκρίνετε με αυτό όταν ένας συμβολαιογράφος επαληθεύει την υπογραφή σε ένα έγγραφο. Επιβεβαιώνει ότι είστε αυτός που ισχυρίζεστε ότι είστε, παρόμοια με τον τρόπο που ένας τρίτος ενεργεί ως μάρτυρας της υπογραφής του εγγράφου αφού συμβουλευτεί την επίσημη τεκμηρίωση της ταυτότητάς σας.
Οφέλη από τις ηλεκτρονικές υπογραφές
Υπάρχουν σημαντικά οφέλη από τη χρήση ηλεκτρονικής υπογραφής. Πρώτον, είναι πολύ πιο βολικό. Σε περίπτωση κλεισίματος ενός σπιτιού, ο πωλητής μπορεί εύκολα να μετακινηθεί εκτός πολιτείας ενώ βρίσκεται στη διαδικασία οριστικοποίησης των λεπτομερειών με τα άλλα μέρη.
Τα έγγραφα μοιράζονται ηλεκτρονικά μέσω ασφαλών πυλών, επομένως δεν χρειάζεται να εκτυπώσετε, να υπογράψετε και να ανεβάσετε τα έγγραφα. Λόγω της απλότητάς του, αυτό επιταχύνει μια πολύ πιο περίπλοκη διαδικασία.
Τώρα μπορείτε να αφιερώσετε χρόνο σε ό,τι είναι πιο σημαντικό αντί να χρειαστεί να κυνηγήσετε ανθρώπους και να κανονίσετε να συναντηθείτε αυτοπροσώπως.
Τα ασφαλή έγγραφα που χρησιμοποιούν ψηφιακές υπογραφές μπορεί επίσης να είναι νομικά δεσμευτικά, ανάλογα με την περιοχή σας. Για παράδειγμα, η Ευρωπαϊκή Ένωση (ΕΕ) και το Ηνωμένο Βασίλειο (ΗΒ) έχουν και οι δύο χωριστούς κανονισμούς που αφορούν την επιβολή των ηλεκτρονικών υπογραφών.
Η ΕΕ δέχεται τις ψηφιακές υπογραφές ως νομικά δεσμευτικές, αλλά το Ηνωμένο Βασίλειο θεωρεί έγκυρες μόνο τις ηλεκτρονικές υπογραφές. Το τελευταίο αναφέρεται επίσης ως υγρή υπογραφή σαν να είχε εκτελεστεί με στυλό και χαρτί.
Θα πρέπει πάντα να φροντίζετε να ελέγχετε τους κανόνες για τη συγκεκριμένη περιοχή σας προτού εφαρμόσετε οποιοδήποτε τύπο ηλεκτρονικής υπογραφής.
Φυσικά, δεν μπορείτε να μιλήσετε για τα οφέλη των ηλεκτρονικών υπογραφών χωρίς να αναφέρετε ότι είναι φιλικές προς το περιβάλλον. Η υπογραφή εγγράφων χωρίς χαρτί μπορεί να εξοικονομήσει πάνω από 2.5 δισεκατομμύρια δέντρα σε λιγότερο από 20 χρόνια.
Εξοικονόμηση χρημάτων με ηλεκτρονικές υπογραφές
Κάθε επιχείρηση αναζητά τρόπους για να μειώσει το συνολικό κόστος. Η χρήση ηλεκτρονικών υπογραφών μέσω μιας ασφαλούς και ασφαλούς πλατφόρμας μπορεί εύκολα να υποστηρίξει αυτόν τον στόχο.
Οι αυτοπροσώπως υπογραφές απαιτούν εκτυπωτές, μελάνι, χαρτί, τόνερ, ταχυδρομικά τέλη, για να μην αναφέρουμε τον χρόνο που αφιερώνεται στην εταιρεία για να συγκεντρωθούν οι εργαζόμενοι στον ίδιο φυσικό χώρο για να συλλέξουν τις τελικές υπογραφές.
Ωστόσο, οι ηλεκτρονικές υπογραφές σας δίνουν τη δυνατότητα να κάνετε τα πάντα online. Δεν χρειάζεται επιπλέον εργασία ή εκτύπωση περιττών αντικειμένων.
Τα πάντα μπορούν να παραμείνουν με ασφάλεια στο cloud μόλις υπογραφούν, ώστε να μην χρειάζεται να αποθηκεύετε φυσικά αρχεία στο γραφείο σας.
Κάθε τμήμα σας μπορεί να επωφεληθεί από τη χρήση ηλεκτρονικών υπογραφών: ανθρώπινο δυναμικό για την επιβίβαση, πωλήσεις για κλείσιμο με πελάτες και νομική για την οριστικοποίηση συμβάσεων, για παράδειγμα. Αυξημένη αποτελεσματικότητα με περισσότερα αποτελεσματικές ψηφιακές ροές εργασίας θα οδηγήσει επίσης σε πιο χαρούμενους και παραγωγικούς υπαλλήλους.
