Odcházíte z kanceláře v 8 hodin, jedete 35 minut na sever na 9 hodin, pak 50 minut na jih na 11 hodin, protože ten zákazník si mohl vzít jen dopoledne, a pak se ve 2 hodin vracíte na sever na hovor, který jste si objednali před třemi týdny. Do 4 hodin máte najeto 140 kilometrů a tři rozhovory. Den byl nabitý, kalendář vypadá slušně a zhruba čtyři z těchto osmi hodin jste strávili uvnitř vozidla. Vynásobte tento vzorec pětičlenným týmem a malá firma platí dva plné platy za přesun lidí po mapě.
Tvar promarněného týdne
Zbytečné cestování má rozpoznatelnou geometrii. Trasa se kříží sama se sebou a schůzky ve stejném předměstí připadají na různé dny v týdnu. Obchodní zástupce projde do dvou mil od zákazníka, kterého pět měsíců nenavštívil, aniž by si toho všiml, protože seznam zákazníků je abecední a nic v denním plánu není uspořádáno podle polohy na silnici.
Nic z toho není problém s disciplínou. Pramení to z plánování schůzek jednu po druhé, v pořadí, v jakém je zákazníci nabídnou, bez obrazu o tom, kde se tito zákazníci skutečně nacházejí. Mapa je chybějící vstup.
Překrývající se pokrytí a křížící se trasy
Nejhorší verze nastává, když se o pozemek dělí dva obchodní zástupci. V malých firmách je to běžné, protože teritoria se často rozvíjela na základě osobních vztahů, nikoli na základě obchodních linií. Jeden obchodní zástupce má zákazníka ve východním okrese, protože s majitelem chodil do školy. Další má tři klienty ve stejné průmyslové zóně. Oba jezdí v různé dny přes stejnou vzdálenost 30 kilometrů, aby obsloužili klienty, které konkurent obslouží během jedné návštěvy.
Vytyčení hranic před optimalizací trasy odstraňuje duplicitní kilometráž. Zároveň to řeší otázku, která v malé firmě tiše ztrácí čas, a to je, kdo volá, když zákazník sedí mezi dvěma lidmi. Každý nejednoznačný vztah vede k telefonátu, internímu e-mailu a někdy i ke dvěma návštěvám.
Oprava překrývání je v malé firmě obvykle úkol na jedno odpoledne. Vytáhněte seznam klientů, označte, kdo se na které jméno v uplynulém roce odvolal, a každou spornou klientskou záležitost předejte osobě, která je k ní nejblíže po silnici. Několik z nich se vyplatí ponechat z důvodu vztahů a jejich označení jako výjimky v danou chvíli zabrání tomu, aby s nimi někdo později zacházel jako s precedentem.
Práce na hranicích před prací na trase
Jakmile každý účet patří jedné osobě, lze správně naplánovat denní trasu. Značky v papírové mapě postačí pro jednoho obchodního zástupce pokrývajícího jeden okres. Dva nebo více obchodních zástupců sdílejících jeden region potřebují, aby umístění obchodních účtů a jejich vlastnictví bylo viditelné na stejné obrazovce, což je přesně to, k čemu slouží software pro správu prodejních teritorií , a tabulka seřazená podle PSČ na chvíli pokrývá kompromisní řešení.
Návyky v rezervaci jsou nedílnou součástí oprav map. Obchodní zástupce, který přijme každou schůzku, kterou mu zákazník nabídne, bude mít roztříštěný týden bez ohledu na to, jak dobré je plánování.
Pořadí schůzek během jednoho dne
Většina hodin, které lze využít, je dána pořadím schůzek. Pokud si jeden den rezervujete čtyři schůzky v okruhu šesti mil a další den čtyři v jiném okruhu, získáte stejných osm schůzek s přibližně poloviční dobou jízdy. Pokud si tyto zastávky uspořádáte od nejvzdálenějšího bodu zpět domů, nejdelší dobu jízdy si také udržíte na začátku dne, kdy je provoz slabší a pozornost je čerstvá.
Matematici studují základní hádanku po století pod názvem problém obchodního cestujícího a přesná odpověď pro velkou množinu zastávek je skutečně obtížné vypočítat. Terénní zástupce přesnou odpověď nepotřebuje. Rozumné uspořádání osmi zastávek od oka zachycuje většinu dostupných úspor a rozdíl mezi rozumným a náhodným uspořádáním je často 60 mil denně.
Rezervační okna umožňují toto řazení. Obchodní zástupce, který zákazníkovi řekne, že je v dané oblasti v úterý a ve čtvrtek ráno, dostane většinou schůzku v úterý nebo ve čtvrtek. Zákazníci s tím souhlasí mnohem ochotněji, než manažeři očekávají, protože alternativní nabídka jakéhokoli termínu v příštích třech týdnech pro ně není užitečnější.
Skryté náklady na čas spotřebovaný čelním sklem
Palivo je viditelný a zároveň nejmenší náklad. Celostátní ceny benzínu se v roce 2025 pohybovaly mezi zhruba 2.79 a 4.56 dolary za galon, což mění měsíční účet za palivo terénního týmu o stovky dolarů, aniž by kdokoli změnil jedinou trasu.
Technika jízdy číslo trochu posouvá. Plynulejší zrychlení a kratší volnoběhy spotřebovávají méně plynu a úspora se měří v jednotkách procent. Zkrácení samotného počtu najetých kilometrů je jedinou změnou, která vede k velkému číslu.
Odpisy a údržba vozidel přímo ovlivňují počet najetých kilometrů, takže 22 000 mil ročně oproti 12 000 představuje skutečný rozdíl v nákladech na provoz vozového parku. Obchodní zástupci, kteří tráví šest hodin denně řízením, přebírají zdravotní zátěž z dlouhého sezení , což se později projeví jako absence a fluktuace. A náklady ušlé příležitosti jsou největším problémem, protože obchodní zástupce, který nahradí 200 hodin řízení ročně, ho může zapojit do rozhovorů se zákazníky, které vedou k objednávkám.
Zmínku si zaslouží i pojištění a riziko nehody. Více najetých kilometrů znamená větší riziko a jediná nehoda zaviněná řidičem může snížit pojistné malé společnosti o tři roky.
Dny zón a očekávání zákazníků
Přiřazení dnů oblastem funguje dobře, jakmile jsou hranice vymezeny. Každá oblast má svůj vlastní den v týdnu, zákazníci v ní se dozví, o který den se jedná, a stání zabere 80 % kalendáře, zatímco se stále řeší nouzové situace.
Tento vzorec potřebuje jednu úmyslnou mezeru. Pokud necháme čtvrteční odpoledne nerezervované, dáme celému týdnu prostor pro řešení problémů s dodávkou, náhlých požadavků na cenovou nabídku a zákazníka, který se může setkat jen na krátkou dobu, a zabráníme tak zhroucení těchto událostí o tři další dny. Týmy, které zaplní všechny schůzky, nakonec neustále přesouvají termíny, což nás stojí víc než jen prázdné odpoledne.
Výhoda pro zákazníka je skutečná a při zavádění změny stojí za to ji nahlas zmínit. Dodavatel, který je v oblasti v předem známý den, se snáze domluví a zákazníci přestanou návštěvu brát jako náhodně udělenou laskavost. Zástupci, kteří se tomuto brání, se obvykle bojí, že budou vypadat nepružně. V praxi si zákazníci cení předvídatelného dne a neomezená dostupnost, kterou nikdy nevyužili, je nic nestojí, aby se vzdali.
Číslo, které ospravedlňuje práci
Než se rozhodnete, zda se vám to vyplatí, spočítejte si to. Obchodní zástupce, který jede 140 km denně rychlostí 45 km/h, stráví za volantem asi 3 hodiny. Pokud tuto dobu snížíte o třetinu úklidem a kontrolou trasy, obchodní zástupce si ušetří hodinu denně, což je 5 hodin týdně, což je zhruba 230 hodin ročně. Při jedné hodině na návštěvu zákazníka včetně následného zápisu to znamená 230 dalších konverzací se stejným počtem zaměstnanců a stejnými mzdovými náklady. Pro pětičlenný tým je jen ušetřená kilometráž pětimístné číslo, než někdo započítá jedinou objednávku navíc.
