Per a moltes empreses, tot el procés d'organització pot ser bastant complex. Per exemple, la majoria dels directius no tenen temps per comprovar tots els informes i estructurar la informació i alhora aconsegueixen comunicar-se amb tots els empleats. El programari Dataroom pot ajudar a resoldre aquest problema.
Voleu que totes les dades es recullin en un sol lloc amb plena responsabilitat per a tots els empleats? A més, ja no us haureu de preocupar per la seguretat del procés perquè podeu ajustar de manera independent els nivells d'accés sobre la funció de cada empleat. En aquest article, coneixeràs els avantatges addicionals.
El que necessiteu per al vostre negoci
Hi ha una solució senzilla si et sents avergonyit constantment pels viatges de negocis que requereixen molt de temps. Durant molt de temps, les tecnologies avançades han jugat un paper essencial en el desenvolupament dels negocis. Ajuden a executar-lo amb èxit. Gràcies a les sales de dades virtuals, podeu oblidar-vos de les reunions personals i centrar-vos en la digitalització de dades, les conferències en línia i la comunicació còmoda a la plataforma.
El treball constant amb els papers és molt esgotador. És excepcionalment inconvenient fer dues modificacions just abans de la reunió. A més, la impressora també pot trencar-se o quedar-se sense tinta. Per treballar amb papers, cal un seguiment constant de tots els equips relacionats. Necessites diners i temps per al seu manteniment. Les dades digitals no requereixen sales d'emmagatzematge més enllà de l'emmagatzematge virtual o serveis addicionals per protegir la informació sensible.
A més, el vostre negoci serà molt més fàcil d'organitzar en dos clics quan totes les dades i la responsabilitat en forma de registre d'auditoria estiguin totalment sistematitzats. Per exemple, de vegades els empleats poden fer ajustaments incorrectes per error, però ara els matisos seran més fàcils d'identificar gràcies a la transparència. A més, l'administrador tindrà accés no només a l'historial de canvis sinó també a temps complet i fins i tot veure qui ha fet els canvis exactament.
Quins avantatges de Data Room simplificaran el vostre treball
La majoria dels proveïdors treballen sistemàticament per millorar la sala de dades per a l'experiència empresarial dels seus clients. Ja treballant a la plataforma es poden mostrar totes les propostes noves d'algunes qualitats a implantar. Aquests són els principals populars:
- total transparència i rendició de comptes;
- supervisar els diferents nivells d'accés dels empleats;
- la capacitat de revocar l'accés i la capacitat de veure la informació per temps;
- conversió automàtica de fitxers;
- emmagatzemar documents en diferents formats;
- control de virus;
- autenticació de dos factors;
- claus especials de xifratge;
- velocitat de treball ràpida;
- marca d'aigua per evitar intents de robatori de dades;
- suport multi-idioma i molt més.
No són de cap manera una llista completa de funcions, però es beneficien molt del negoci tradicional, amb l'emmagatzematge de moltes carpetes i papers en un o diferents llocs. També és molt convenient fer ajustos abans d'una reunió important en 15 minuts quan hauríeu de tornar a escriure tot el document en una situació normal.
Les dades no només són més còmodes d'emmagatzemar perquè el client pot triar la tarifa adequada en funció del lloc adequat per a tota la informació. També podeu amagar documents crítics d'altres empleats.
Fins i tot el procediment d'auditoria o fusió i adquisició d'una empresa s'ha tornat molt més fàcil amb l'ajuda de la sala de dades electrònica perquè es pot donar accés al nivell adequat a altres empleats. I això vol dir que podeu permetre que el document es descarregui i es modifiqui o simplement es visualitzi per familiaritzar-se.
Com triar la sala de dades adequada
A l'hora d'escollir els serveis de data room, la primera i més important regla és parar atenció a la reputació de l'empresa. Si trobeu ressenyes negatives contínuament, heu de contactar amb un altre proveïdor. Si sou nou en aquesta empresa, penseu a utilitzar una versió de prova o de demostració, si està disponible.
També, avalueu les necessitats de la vostra empresa; això us ajudarà a entendre què voleu veure entre les funcions i per què no esteu preparat per pagar més. Finalment, avalueu les vostres capacitats financeres per determinar la tarifa. Si tens dubtes, escriu per donar suport i aclarir els detalls que són importants per a tu.
Descobriu com funciona el servei d'assistència i amb quina rapidesa l'equip respon a la vostra sol·licitud. Això és fonamental per garantir que l'ajuda necessària es prestarà ràpidament.
El vostre ISP ha d'admetre l'idioma que és fonamental per a vosaltres. No oblideu avaluar l'abast del treball i triar un pla amb tant espai d'informació com necessiteu. Recordeu que un bon programari de data room se centrarà en la protecció de dades i disposarà de totes les certificacions necessàries de protecció de dades. Si necessiteu informació addicional, visiteu el lloc web https://datarooms-review.com/.
Passos senzills per treballar amb Data Room
Un cop hàgiu decidit el proveïdor i triat la tarifa que us convingui, podeu aclarir els detalls del vostre interès. En primer lloc, assegureu-vos que té una bona relació qualitat-preu i que sabeu per què pagareu. A continuació, podeu procedir amb seguretat a instal·lar el programa. Tot això no us portarà més d'un quart d'hora. Obtindreu accés, una contrasenya generada i un codi de confirmació. És essencial emmagatzemar tota la informació d'inici de sessió en un lloc segur per minimitzar el risc de pèrdua de dades.
A continuació, hauríeu d'iniciar sessió, possiblement sincronitzar tots els dispositius i començar a afegir el vostre grup de treball. Dins del sistema, podeu emmagatzemar totes les dades dels empleats en una carpeta separada. També és millor separar les carpetes en afegir-hi fitxers. Això us facilitarà la gestió dels seus nivells d'accés en el futur. Si trobeu algun problema, sempre podeu contactar amb el servei d'assistència per obtenir ajuda.
Aniràs acompanyat de pistes a tot arreu dins del sistema, així que no tinguis por de fer el pas equivocat. Una sala de dades intel·ligent donarà una explicació quan passeu el cursor per sobre d'una funció específica amb el ratolí. Això es fa per simplificar tot el procés de treball dels nous empleats. Totes les reunions es poden organitzar amb antelació, on és possible convidar grups d'empleats ja coneguts. Automatitzar el procés pot ajudar a notificar a tothom la data i l'hora d'una propera reunió.
Com a regla general, la interfície és amigable, de manera que poques vegades hi ha dificultats amb això. Utilitza i gaudeix treballant en un emmagatzematge còmode.
