Si sovint tractes reunions per a les necessitats de l'empresa, llavors és important tenir cura de la seguretat i versatilitat de les plataformes que utilitzes. El programari de gestió de la junta és un espai tranquil per a reunions i altres esdeveniments relacionats amb l'empresa. El seu avantatge és intercanviar dades de manera segura durant les reunions i comunicar-se sense por de perdre informació confidencial.
Aquesta solució tecnològicament avançada facilita la gestió de reunions sense documentació en paper. A més, les tecnologies digitals avançades mostren avantatges importants respecte als formularis obsolets.
Avantatges d'utilitzar els portals de la junta
Durant molt de temps, els vells mètodes de fer negocis amb reunions i viatges personals s'han deixat de banda. En canvi, cada cop són més els propietaris d'empreses que tendeixen a realitzar-les de forma remota. Un gran impuls per això va ser la pandèmia de la Covid-19 i altres dificultats, inclosa la crisi mundial.
Els beneficis d'aquestes activitats són evidents fins i tot des d'un punt de vista material. Si més no, ara les reunions són més barates que les visites presencials i l'elaboració de documentació amb còpies múltiples per a cada membre de la reunió.
Aquests són alguns dels principals avantatges que es poden destacar mitjançant els portals de taulers:
- Estalvi de costos;
- seguretat;
- millor governança;
- menys temps per a la preparació;
- sistema de reunions més flexible;
- més eines a mà;
- sistema de notificació convenient abans dels esdeveniments;
- interacció ràpida amb els clients; i
- la possibilitat de triar qualsevol ubicació amb accés a Internet.
La majoria dels clients van apreciar la sala de juntes virtual. A més, diferents llocs poden oferir les seves condicions tarifàries per a les diferents necessitats dels clients. Per tant, una àmplia selecció ajuda a atraure més usuaris.
També val la pena tenir en compte que durant la trobada hi haurà un intercanvi de documents. Aquestes plataformes temàtiques són convenients perquè els documents es poden modificar, ressaltar i fins i tot enviar personalment a alguns participants. No sempre és possible tenir temps per fer canvis als documents impresos si s'han descobert un parell de minuts abans de l'esdeveniment.
Activitats a la reunió
A més de les funcions generals, es poden distingir les següents, que simplificaran molt el procés de gestió:
- visor de pissarra digital convenient;
- oportunitats de col·laboració;
- seguiment d'assistència (per a alguns);
- signatures electròniques;
- funcionalitats d'arxiu.
Totes les pissarres admeten diversos formats de document. A més, la seguretat és un requisit previ: comprovar si hi ha virus dins del sistema evita els riscos de violacions de dades.
Solucions de portals per a la vostra empresa
La qualitat de les vostres reunions depèn dels vostres esforços i preparació i del producte que utilitzeu. Per tant, podeu perdre clients fàcilment utilitzant plataformes insegures on la qualitat de la reunió serà la millor. També podeu trobar problemes d'inici de sessió i altres errors que us resultaran incòmodes. Aquí teniu algunes solucions sobre les quals podeu obtenir més informació aquí https://boardroomworld.net.
BoardMaps
Experts en accés corporatiu i dret desenvolupen aquest servei. Els avantatges són una única contrasenya per a un cercle d'empleats, eliminant la possible confusió amb les contrasenyes dels empleats.
Una interfície fàcil d'utilitzar i intuïtiva atrau els clients. En una reunió, podeu veure documents i presentacions mentre feu modificacions i notes de reunió. Aquest programari de reunions de la junta té la seva aplicació i un connector per als serveis de seminaris web i videoconferències en curs.
BoardPro
Aquest tauler es considera el millor per anotar reunions, ja que es posa molt l'accent en facilitar les reunions. Podeu crear grups de temes separats per a debats organitzats. Funció de votació interactiva abans de la reunió. S'ha introduït una funció de recordatori d'un esdeveniment proper.
La possibilitat d'enregistrar totes les reunions també és convenient perquè de vegades cal actualitzar les dades o recordar el curs dels esdeveniments. En aquest cas, el client pot accedir a la gravació digital des de qualsevol dispositiu. A més, es poden establir per endavant regles per visualitzar registres, protocols o documents, la qual cosa simplifica molt el procés.
BoardEye
Aquesta sala de juntes virtual és la més adequada per gestionar l'accés a les reclamacions. Podeu col·laborar en documents mitjançant etiquetes i comentaris. El procés de curació en si és molt convenient perquè aquí podeu trobar el següent nombre de funcions:
- gestió documental;
- establiment de l'agenda;
- control d'accés a les dades;
- enviar respostes a les invitacions;
- la possibilitat d'editar conjuntament l'agenda;
- podeu ajustar els nivells d'accés per a diferents empleats.
Wrike
Aquest tauler es considera el millor per a la integració. Aquí podeu ajustar els elements de l'agenda i establir tasques. També podeu obtenir informació dels empleats a la junta en aquest moment. Gràcies a la funció d'"anotació", podeu fer notes als documents. El portal de la junta és compatible amb moltes ofertes com Google, Slack i altres.
Embarcable
Aquest tauler és molt adequat per prendre minuts. Com les solucions anteriors, interactuaràs amb una interfície amigable i intuïtiva. Pots subscriure't a tres tarifes: cada mes, trimestre o any. Hi ha diverses funcions per explorar el calendari, fer enquestes o reunions properes.
Les reunions es poden detallar mitjançant minuts. També podeu assignar tasques directament des d'ells. Aquí podeu incrustar diferents aplicacions de calendari per a una major facilitat d'ús.
Paraules finals
L'elecció del programari de gestió de la junta és un tema clau per a les reunions de qualitat. A l'hora de triar, hauríeu de guiar-vos pels objectius de l'empresa, les garanties, les condicions per treballar amb el producte, així com el cost dels serveis.
