আপনি সকাল ৮টায় অফিস থেকে বেরিয়ে, ৯টার একটি কলের জন্য ৩৫ মিনিট উত্তরে গাড়ি চালিয়ে যান, তারপর ১১টার একটি কলের জন্য ৫০ মিনিট দক্ষিণে যান কারণ সেই গ্রাহক কেবল সকালের সময়টাই নিতে পেরেছিলেন, এবং এরপর তিন সপ্তাহ আগে বুক করা একটি কলের জন্য দুপুর ২টায় আবার উত্তরে ফিরে আসেন। বিকেল ৪টার মধ্যে আপনি ১৪০ মাইল পথ পাড়ি দিয়েছেন এবং তিনটি কথোপকথন সেরেছেন। দিনটি ছিল কর্মব্যস্ত এবং ক্যালেন্ডারটিও বেশ ভালো দেখাচ্ছিল, কিন্তু এই আট ঘণ্টার মধ্যে প্রায় চার ঘণ্টাই গাড়ির ভেতরে কেটেছে। এই ধারাটি যদি একটি পাঁচজনের দলের ক্ষেত্রে প্রয়োগ করা হয়, তাহলে দেখা যাবে একটি ছোট কোম্পানি শুধু লোকজনকে একটি মানচিত্রের মধ্যে আনা-নেওয়া করার জন্য দুজনের পুরো বেতন দিচ্ছে।
একটি নষ্ট সপ্তাহের রূপ
অপ্রয়োজনীয় ভ্রমণের একটি সুস্পষ্ট জ্যামিতিক বিন্যাস রয়েছে। পথটা নিজেই নিজেকে অতিক্রম করে, এবং একই উপশহরের বিভিন্ন অ্যাপয়েন্টমেন্ট সপ্তাহের ভিন্ন ভিন্ন দিনে পড়ে। একজন প্রতিনিধি পাঁচ মাস ধরে ফোন না করা কোনো অ্যাকাউন্টের দুই মাইলের মধ্যে দিয়ে অলক্ষ্যে চলে যান, কারণ অ্যাকাউন্টের তালিকাটি বর্ণানুক্রমিক এবং দিনের পরিকল্পনায় রাস্তার অবস্থান অনুসারে কিছুই সাজানো থাকে না।
এর কোনোটিই শৃঙ্খলাজনিত সমস্যা নয়। এর কারণ হলো, গ্রাহকরা আসলে কোথায় আছেন সে সম্পর্কে কোনো ধারণা না রেখেই, গ্রাহকদের দেওয়া ক্রমানুসারে একটি একটি করে মিটিং বুক করা। এক্ষেত্রে মানচিত্রটিই হলো অনুপস্থিত উপাদান।
ওভারল্যাপিং কভারেজ এবং ক্রস করা রুট
সবচেয়ে খারাপ পরিস্থিতি তখন তৈরি হয় যখন দুজন প্রতিনিধি একই জায়গায় কাজ করেন। ছোট কোম্পানিতে এটা খুবই সাধারণ, কারণ সেখানে ব্যবসার এলাকাগুলো প্রায়শই সীমানার পরিবর্তে ব্যক্তিগত সম্পর্কের ভিত্তিতে গড়ে ওঠে। একজন প্রতিনিধির পূর্ব দিকের কাউন্টিতে একজন গ্রাহক থাকে, কারণ তিনি মালিকের সাথে একই স্কুলে পড়তেন। আরেকজনের একই শিল্প এলাকায় তিনটি গ্রাহক থাকে। দুজনেই ভিন্ন ভিন্ন দিনে একই ৩০ মাইল পথ পাড়ি দিয়ে এমন সব গ্রাহকের কাছে যান, যেগুলোর কাজ একজন প্রতিযোগী এক ভিজিটেই সেরে ফেলে।
কারও পথ অপ্টিমাইজ করার আগে সীমানা নির্ধারণ করে নিলে, অপ্রয়োজনীয় মাইলেজ এড়ানো যায়। এটি ছোট ব্যবসার একটি প্রশ্নেরও সমাধান করে, যা নীরবে সময় নষ্ট করে; আর তা হলো, যখন কোনো গ্রাহক দুজন ব্যক্তির মাঝে থাকেন, তখন কাকে ফোন করতে হবে। প্রতিটি অস্পষ্ট অ্যাকাউন্টের জন্য একটি ফোন কল, একটি অভ্যন্তরীণ ইমেল এবং কখনও কখনও দুটি ভিজিটের প্রয়োজন হয়।
ছোট কোম্পানিতে এই পুনরাবৃত্তি ঠিক করা সাধারণত এক বিকেলের কাজ। অ্যাকাউন্ট তালিকাটি বের করুন, গত এক বছরে কে কার নামে যোগাযোগ করেছে তা চিহ্নিত করুন, এবং প্রতিটি বিতর্কিত অ্যাকাউন্ট সড়কপথে সবচেয়ে কাছের ব্যক্তিকে দিয়ে দিন। সম্পর্কের খাতিরে কয়েকটি রেখে দেওয়া যেতে পারে, এবং তাৎক্ষণিকভাবে সেগুলোকে ব্যতিক্রম হিসেবে উল্লেখ করলে পরবর্তীতে কেউ সেগুলোকে নজির হিসেবে ব্যবহার করতে পারবে না।
রুট তৈরির আগে সীমানার কাজ
একবার প্রতিটি অ্যাকাউন্ট একজন ব্যক্তির মালিকানাধীন হলে, দৈনিক রুটটি সঠিকভাবে পরিকল্পনা করা যায়। একটি কাউন্টির দায়িত্বে থাকা একজন প্রতিনিধির জন্য কাগজের মানচিত্রে পিনই যথেষ্ট। একই অঞ্চলে কর্মরত দুই বা ততোধিক প্রতিনিধির জন্য অ্যাকাউন্টের অবস্থান এবং মালিকানা একই স্ক্রিনে দৃশ্যমান থাকা প্রয়োজন, আর এই কাজটি করার জন্যই সেলস টেরিটরি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার রয়েছে। এছাড়া, জিপ কোড অনুযায়ী সাজানো একটি স্প্রেডশিট কিছু সময়ের জন্য মাঝামাঝি একটি সমাধান হিসেবে কাজ করে।
বুকিংয়ের অভ্যাস হলো মেরামতের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ। একজন প্রতিনিধি যদি গ্রাহকের দেওয়া প্রতিটি অ্যাপয়েন্টমেন্ট গ্রহণ করেন, তাহলে পরিকল্পনা যতই ভালো হোক না কেন, তার সপ্তাহটি এলোমেলো কাটবে।
একদিনের মধ্যে অ্যাপয়েন্টমেন্টের ক্রম
কাজের সময়সূচি ঠিক করলেই বেশিরভাগ সময় বাঁচানো যায়। একদিনে ছয় মাইল ব্যাসার্ধের মধ্যে চারটি এবং পরের দিন অন্য একটি ব্যাসার্ধের মধ্যে চারটি মিটিং ঠিক করলে, প্রায় অর্ধেক গাড়ি চালিয়েই একই আটটি মিটিং সম্পন্ন করা যায়। সবচেয়ে দূরের জায়গা থেকে বাড়ির দিকে যাত্রাবিরতিগুলো সাজালে দীর্ঘতম যাত্রাটিও দিনের শুরুতে হয়, যখন রাস্তায় যানজট কম থাকে এবং মনোযোগ সতেজ থাকে।
গণিতবিদরা এক শতাব্দী ধরে ‘ ভ্রমণকারী বিক্রেতা সমস্যা’ নামে এর অন্তর্নিহিত ধাঁধাটি নিয়ে গবেষণা করেছেন , এবং বহুসংখ্যক বিরতির জন্য এর সঠিক উত্তর নির্ণয় করা সত্যিই কঠিন। একজন মাঠ পর্যায়ের প্রতিনিধির এই সঠিক উত্তরের প্রয়োজন নেই। চোখে দেখে বিচক্ষণতার সাথে আটটি বিরতির ক্রম ঠিক করলে সম্ভাব্য সাশ্রয়ের বেশিরভাগটাই পাওয়া যায়, এবং একটি বিচক্ষণ ক্রম ও একটি এলোমেলো ক্রমের মধ্যে পার্থক্য প্রায়শই দিনে ৬০ মাইল হয়ে থাকে।
বুকিং উইন্ডো বা নির্দিষ্ট সময়সূচী এই ক্রমবিন্যাসকে সম্ভব করে তোলে। একজন প্রতিনিধি যখন কোনো গ্রাহককে জানান যে তিনি মঙ্গলবার ও বৃহস্পতিবার সকালে ঐ এলাকায় থাকবেন, তখন বেশিরভাগ সময়ই তিনি মঙ্গলবার বা বৃহস্পতিবারের অ্যাপয়েন্টমেন্ট পেয়ে যান। গ্রাহকরা ব্যবস্থাপকদের প্রত্যাশার চেয়ে অনেক বেশি সহজে এতে রাজি হয়ে যান, কারণ পরবর্তী তিন সপ্তাহের মধ্যে যেকোনো সময়ের বিকল্প প্রস্তাবটি তাদের কাছে আরও বেশি সুবিধাজনক নয়।
গাড়ির পেছনে কাটানো সময়ের লুকানো খরচ
জ্বালানি হলো দৃশ্যমান এবং সবচেয়ে কম খরচের একটি। ২০২৫ সাল জুড়ে দেশব্যাপী গ্যাসের দাম প্রতি গ্যালন প্রায় ২.৭৯ ডলার থেকে ৪.৫৬ ডলারের মধ্যে ওঠানামা করেছে, যার ফলে কোনো রুট পরিবর্তন না করেই একটি ফিল্ড টিমের মাসিক জ্বালানি বিল কয়েকশ ডলার বেড়ে যায়।
গাড়ি চালানোর কৌশল এই সংখ্যাটিকে কিছুটা পরিবর্তন করে। মসৃণভাবে গতি বাড়ানো এবং ইঞ্জিন কমক্ষণ চালু রাখলে গ্যাস কম খরচ হয় , এবং এর ফলে যে সাশ্রয় হয় তা একক অঙ্কের শতাংশে পরিমাপ করা যায়। শুধুমাত্র মাইলেজ কমানোই একমাত্র পরিবর্তন যা একটি বড় সংখ্যায় সাশ্রয় ঘটায়।
গাড়ির অবচয় এবং রক্ষণাবেক্ষণ সরাসরি মাইলেজের সাথে সম্পর্কিত, তাই বছরে ১২,০০০ মাইলের পরিবর্তে ২২,০০০ মাইল গাড়ি চালালে গাড়িবহর পরিচালনার খরচে একটি বড় পার্থক্য তৈরি হয়। যে প্রতিনিধিরা দিনে ছয় ঘণ্টা গাড়ি চালান, তাদের দীর্ঘক্ষণ বসে থাকার স্বাস্থ্যগত ঝুঁকি নিতে হয় , যা পরবর্তীতে অনুপস্থিতি এবং কর্মী পরিবর্তনের হার হিসেবে প্রকাশ পায়। আর সবচেয়ে বড় বিষয়টি হলো সুযোগ ব্যয়, কারণ একজন প্রতিনিধি বছরে ২০০ ঘণ্টা গাড়ি চালানোর যে সময়টুকু পান, তা তিনি গ্রাহকদের সাথে এমন কথোপকথনে কাজে লাগাতে পারেন যা থেকে অর্ডার আসে।
বীমা এবং দুর্ঘটনার ঝুঁকির কথাও উল্লেখ করা প্রয়োজন। যত বেশি দূরত্ব, ঝুঁকিও তত বাড়ে, এবং নিজের দোষে ঘটা একটিমাত্র দুর্ঘটনা একটি ছোট কোম্পানির তিন বছরের প্রিমিয়াম বাড়িয়ে দিতে পারে।
জোন দিবস এবং গ্রাহকের প্রত্যাশা
একবার সীমানা নির্ধারণ হয়ে গেলে, এলাকাগুলোর জন্য দিন বরাদ্দ করা বেশ ভালোভাবে কাজ করে। প্রতিটি এলাকা তার নিজস্ব একটি কর্মদিবস পায়, সেখানকার গ্রাহকরা জেনে যায় সেই দিনটি কোনটি, এবং প্রচলিত কার্যপদ্ধতি ক্যালেন্ডারের ৮০ শতাংশ সময় দখল করে নেয়, পাশাপাশি জরুরি পরিস্থিতিও সামাল দেওয়া হয়।
এই কার্যপদ্ধতিতে একটি ইচ্ছাকৃত ফাঁক থাকা প্রয়োজন। বৃহস্পতিবার বিকেলটা খালি রাখলে ডেলিভারির সমস্যা, হঠাৎ করে আসা কোটেশনের অনুরোধ, এবং স্বল্প সময়ের নোটিশে দেখা করতে পারবেন এমন গ্রাহকের মতো কাজগুলো রাখার জন্য সপ্তাহটিতে একটি সুযোগ তৈরি হয়, এবং এর ফলে এই ঘটনাগুলো অন্য তিনটি দিনের কার্যসূচি নষ্ট করতে পারে না। যে দলগুলো প্রতিটি স্লট পূরণ করে ফেলে, তাদের ক্রমাগত সময়সূচী পরিবর্তন করতে হয়, যার ফলে গাড়ি চালানোর খরচ খালি বিকেলের চেয়েও বেশি হয়।
গ্রাহকদের জন্য এর সুবিধাটি বাস্তব এবং পরিবর্তনটি চালু করার সময় তা স্পষ্টভাবে বলা উচিত। একজন সরবরাহকারী যদি একটি নির্দিষ্ট দিনে এলাকায় থাকেন, তবে তার সাথে সময়সূচী মেলানো সহজ হয়, এবং গ্রাহকরাও এই পরিদর্শনকে যথেচ্ছভাবে করা কোনো অনুগ্রহ হিসেবে গণ্য করা বন্ধ করে দেন। যে প্রতিনিধিরা এর বিরোধিতা করেন, তারা সাধারণত অনমনীয় হিসেবে পরিচিত হওয়ার ভয় পান। বাস্তবে, গ্রাহকরা একটি অনুমানযোগ্য দিনকে গুরুত্ব দেন, এবং তাদের সেই অনির্দিষ্ট প্রাপ্যতা, যা তারা কখনোই ব্যবহার করেননি, তা ছেড়ে দিতে তাদের কোনো খরচ হয় না।
যে সংখ্যাটি কাজটিকে ন্যায্য প্রমাণ করে
এই ঝামেলার যোগ্য কিনা তা সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে হিসাবটা করে দেখুন। একজন প্রতিনিধি যদি ঘণ্টায় ৪৫ মাইল গতিতে দিনে ১৪০ মাইল গাড়ি চালান, তাহলে তিনি প্রায় ৩ ঘণ্টা স্টিয়ারিং হুইলের পেছনে কাটান। বাউন্ডারি ক্লিনআপ এবং সিকোয়েন্সিংয়ের মাধ্যমে এই সময়কে এক-তৃতীয়াংশ কমিয়ে আনলে, প্রতিনিধি প্রতিদিন এক ঘণ্টা সময় বাঁচান, যা সপ্তাহে ৫ ঘণ্টা এবং বছরে প্রায় ২৩০ ঘণ্টা। গ্রাহক পরিদর্শনের পর লিখিত বিবরণসহ প্রতি পরিদর্শনে এক ঘণ্টা করে সময় লাগলে, একই সংখ্যক কর্মী এবং একই বেতন কাঠামো থেকে ২৩০টি অতিরিক্ত কথোপকথন করা সম্ভব হয়। পাঁচজনের একটি দলের জন্য, একটিও অতিরিক্ত অর্ডার গণনা করার আগেই, শুধুমাত্র সাশ্রয় হওয়া মাইলেজের পরিমাণই পাঁচ অঙ্কের একটি সংখ্যা।
