Кантракт не быў страчаны.
Тэхнічна.
Гэта «ўсё яшчэ разглядалася».
Што ў многіх арганізацыях з'яўляецца прафесійным скарачэннем, бо ніхто дакладна не ведае, дзе яно знаходзіцца, у каго яно ёсць ці чаму яно ляжыць некранутым адзінаццаць дзён.
Тым часам аддзел продажаў просіць абнаўленні статусу кожныя некалькі гадзін. Аддзел закупак дамагаецца перагледжаных умоў аплаты. Фінансавы аддзел задаецца пытаннем, ці былі вырашаны рызыкі неадпаведнасці патрабаванням. Юрыдычная частка пахавана пад адсочванымі зменамі, дублікатамі версій і лістамі электроннай пошты, якія нейкім чынам разгаліноўваліся ў шэсць розных размоў.
Менавіта таму кіраванне жыццёвым цыклам кантракта стала сур'ёзным аперацыйным прыярытэтам для сучасных каманд.
Не таму, што кантракты раптам сталі цікавымі. Яны не сталі.
Але таму што бізнес нарэшце зразумеў, што неарганізаваныя працэсы заключэння кантрактаў ціха высмоктваюць даходы, запавольваюць рост, павялічваюць рызыкі і ствараюць непатрэбныя трэнні паміж аддзеламі.
Структураваная стратэгія кіравання жыццёвым цыклам кантрактаў вырашае гэтыя праблемы, забяспечваючы парадак, празрыстасць і хуткасць аднаго з найважнейшых бізнес-працэсаў.
Што насамрэч азначае кіраванне жыццёвым цыклам кантракту
У самым простым сэнсе кіраванне жыццёвым цыклам кантрактаў (CLM) адносіцца да комплекснага працэс кіраванне кантрактамі ад першапачатковага запыту да выканання, падаўжэння і канчатковага заканчэння тэрміну іх дзеяння.
Зразумела ў тэорыі.
На практыцы значна больш брудна.
Адно пагадненне часта праходзіць праз мноства зацікаўленых бакоў, ланцужкі ўзгаднення, перагляды, юрыдычныя праверкі, праверкі адпаведнасці, перамовы, подпісы, сістэмы захоўвання і працэсы адсочвання тэрмінаў.
Сучасны жыццёвы цыкл кантракту звычайна ўключае ў сябе:
- Запыты на кантракты і прыём
- Стварэнне чарцяжоў і шаблонаў
- Унутраныя праверкі і зацвярджэнні
- Перамовы і чырвоная лінія
- Выкананне і электронны подпіс
- Захоўванне і арганізацыя
- Маніторынг абавязацельстваў
- Кіраванне падаўжэннем
- Справаздачнасць і аналітыка
Кожны этап стварае магчымасці для затрымкі, блытаніны або рызыкі пры ручным выкананні.
І гадамі многія кампаніі ўспрымалі гэты хаос як нармальную з'яву.
Адсюль і бясконцыя трэкеры электронных табліц. Археалогія ўваходных паведамленняў. Дакументы з загадкавымі назвамі, напрыклад, Final_Version_Approved_Actual_Final_v12.
Шчыра кажучы, уражвае, што некаторым камандам увогуле ўдалося функцыянаваць.
Чаму традыцыйныя кантрактныя працэсы больш не працуюць
Стары спосаб кіравання кантрактамі быў створаны для павольных арганізацый.
Гады таму разрозненыя працоўныя працэсы можна было выжыць, бо цыклы здзелак рухаліся ў больш прадказальным тэмпе. Каманды былі меншымі. Структуры ўзгаднення былі менш складанымі. Адпаведнасць патрабаванням. патрабаванні былі лягчэйшымі.
Гэтага асяроддзя больш не існуе.
Сучасны бізнес развіваецца хутчэй, маштабуецца хутчэй і працуе пад больш жорсткім юрыдычным і рэгулятыўным кантролем, чым калі-небудзь раней. Кантракты больш не з'яўляюцца статычнымі юрыдычнымі дакументамі, якія ляжаць у шафах.
Яны з'яўляюцца аперацыйнай інфраструктурай.
Калі працэсы заключэння кантрактаў парушаюцца, наступствы неадкладныя:
- Затрымка прызнання даходу
- Вузкія месцы ў закупках
- Упушчаныя магчымасці падаўжэння
- Уразлівасці адпаведнасці
- Павелічэнне юрыдычнай нагрузкі
- Расчараваныя ўнутраныя зацікаўленыя бакі
І вось непрыемная праўда: большасць затрымак выкліканыя не юрыдычнымі складанасцямі.
Яны адбываюцца таму, што працоўныя працэсы фрагментаваныя.
Хтосьці забывае зацвердзіць пункт. Рэцэнзент рэдагуе няправільную версію. Зацікаўленая асоба выключаецца з ланцужка. Падпісанае пагадненне ніколі належным чынам не захоўваецца.
Раптам тое, што павінна было заняць два дні, зацягнулася на два тыдні.
Сучасныя сістэмы CLM прызначаны для ліквідацыі гэтых паломак.
Аўтаматызацыя змяняе ўсё
Найбольш значнай перавагай сучаснага кіравання жыццёвым цыклам кантрактаў з'яўляецца аўтаматызацыя.
Замест таго, каб спадзявацца на ручную маршрутызацыю, адсочванне электроннай пошты і памяць установы, аўтаматызаваныя працоўныя працэсы перамяшчаюць кантракты па загадзя вызначаных шляхах зацвярджэння на аснове такіх фактараў, як:
- Тып кантракту
- Узровень рызыкі
- Уласнасць аддзела
- Геаграфічны рэгіён
- Кошт кантракту
- Патрабаванні адпаведнасці
Гэта азначае, што больш не трэба гадаць, хто што павінен праверыць.
Сістэма аўтаматычна апрацоўвае маршрут.
Гэта можа здацца невялікім паляпшэннем эксплуатацыйных характарыстык, але ўплыў велізарны.
Аўтаматызацыя памяншае колькасць вузкіх месцаў, бо прагрэс больш не залежыць ад маніторынгу паштовай скрыні або памяці. Кантракты рухаюцца ў адпаведнасці з устаноўленымі правіламі, ствараючы прадказальны працоўны працэс, які памяншае затрымкі і паляпшае падсправаздачнасць.
Каманды атрымліваюць імгненную бачнасць:
- Дзе кантракты зараз прыпыненыя
- Каму належыць наступны крок
- Колькі звычайна займае зацвярджэнне
- Якія этапы пастаянна ствараюць затрымкі
Гэты ўзровень аперацыйнай яснасці ліквідуе надзвычайную колькасць трэння на працоўным месцы.
І так, гэта таксама значна скарачае колькасць электронных лістоў, якія трэба проста праверыць.
Стандартызацыя зніжае рызыку
Адной з найбольш распаўсюджаных праблем з кантрактамі ў арганізацыях, якія развіваюцца, з'яўляецца непаслядоўнасць.
Розныя аддзелы часта выкарыстоўваюць розныя версіі аднаго і таго ж шаблону. Састарэлыя фармулёўкі застаюцца ўбудаванымі ў састарэлыя дакументы. Пункты рэдагуюцца без юрыдычнага кантролю.
Гэта стварае рызыку.
Састарэлы пункт аб кампенсацыі, адсутнасць фармулёўкі аб адпаведнасці або несанкцыянаваны перагляд могуць стварыць праблемы яшчэ доўга пасля падпісання пагаднення.
Кіраванне жыццёвым цыклам кантрактаў вырашае гэтую праблему з дапамогай цэнтралізаванай стандартызацыі.
Зацверджаныя шаблоны становяцца адпраўной кропкай па змаўчанні. Бібліятэкі пунктаў забяспечваюць адзіную фармулёўку ва ўсіх пагадненнях. Аўтаматызаваныя кантрольныя кропкі праверкі прадухіляюць прасоўванне кантрактаў без неабходных узгадненняў.
Многія перадавыя платформы таксама ўключаюць магчымасці праверкі з дапамогай штучнага інтэлекту, якія выяўляюць незвычайную фармулёўку, адсутныя пункты або адхіленні ад зацверджаных стандартаў.
Гэтая падтрымка становіцца асабліва каштоўнай у перыяды вялікай колькасці спраў, калі юрыдычныя каманды адначасова разглядаюць дзясяткі пагадненняў.
Таму што нават самыя дасведчаныя юрысты ў рэшце рэшт дасягаюць сваёй мяжы кагнітыўных здольнасцей пасля параўнання дваццатай чырвонай лініі пастаўшчыка дня.
Бачнасць мае большае значэнне, чым большасць арганізацый усведамляе
Многія прадпрыемствы надаюць вялікую ўвагу падпісанню кантрактаў.
Тады адразу ж згубіце іх з-пад увагі.
Даты падаўжэння праходзяць незаўважанымі. Абавязацельствы забываюцца. Ключавыя тэрміны цяжка знайсці. Уласнасць становіцца незразумелай.
Дзесьці на агульным дыску ляжыць пагадненне, якое абсалютна трэба было перагледзець некалькі месяцаў таму.
Моцная сістэма CLM стварае цэнтралізаваную празрыстасць усяго партфеля кантрактаў.
Каманды могуць імгненна:
- Пошук падпісаных пагадненняў
- Тэрміны падаўжэння адсочвання
- Кантраляваць абавязацельствы і этапы
- Прагляд гісторыі зацвярджэнняў
- Стварэнне аўдытарскіх справаздач
- Аналіз тэндэнцый выканання кантрактаў
Гэтая бачнасць асабліва каштоўная падчас аўдытаў, праверак адпаведнасці, спрэчак з пастаўшчыкамі або цыклаў справаздачнасці кіраўніцтва.
Калі кіраўнікам раптоўна патрэбныя адказы, наяўнасць цэнтралізаванай кантрактнай аналітыкі з магчымасцю пошуку — гэта тое, што адрознівае ўпэўненасць ад панікі.
Лепшая супраца паміж камандамі
Кантракты закранаюць амаль кожны аддзел.
Юрыдычны аддзел, аддзел продажаў, закупак, фінансаў, аперацый і адпаведнасці патрабаванням — усе яны адыгрываюць ролю на розных этапах.
Без агульнай сістэмы супрацоўніцтва становіцца фрагментаваным.
Сучасныя платформы кіравання жыццёвым цыклам кантрактаў ствараюць адзінае асяроддзе, дзе кожны зацікаўлены бок можа працаваць з адной крыніцай дакладных звестак.
Каментарыі, выпраўленні, зацвярджэнні, абнаўленні статусу і гісторыя версій застаюцца бачнымі і арганізаванымі.
Гэта памяншае колькасць дубліравання працы, скарачае цыклы праверкі і паляпшае міжфункцыянальную ўзгадненасць.
Гэта таксама здымае страшнае пытанне, якое ў рэшце рэшт чуе кожная арганізацыя:
«Пачакайце… якую версію мы разглядаем?»
Кіраванне жыццёвым цыклам кантрактаў — гэта сапраўды кантроль
Фраза «кіраванне жыццёвым цыклам кантракту» гучыць тэхнічна.
Можа, нават трохі сухавата.
Але пад тэрміналогіяй хаваецца нешта значна прасцейшае.
Кантроль.
Сучасным арганізацыям патрэбныя кантракты, якія можна хутка выконваць без непатрэбных рызык. Ім патрэбна супрацоўніцтва без блытаніны. Стандартызацыя без жорсткасці. Празрыстасць без бясконцых сустрэч па пытаннях статусу.
Вось што дае эфектыўнае кіраванне жыццёвым цыклам кантракту.
Не крыклівыя прыборныя панэлі.
Не пустыя абяцанні праграмнага забеспячэння.
Яшчэ адна платформа, якую супрацоўнікі ціха пакідаюць пасля адаптацыі.
Проста больш чыстыя працоўныя працэсы.
Хутчэйшыя адабрэнні.
Лепшы кантроль.
Менш памылак.
І, магчыма, самае галоўнае, менш момантаў, калі ўся каманда задумваецца, куды ж падзеўся кантракт.
