Müqavilə itirilmədi.
Texniki cəhətdən.
Bu, "hələ də nəzərdən keçirilirdi".
Bu, bir çox təşkilatda peşəkar qısaltmalardır, çünki heç kim onun harada olduğunu, kimdə olduğunu və ya niyə on bir gündür toxunulmamış qaldığını dəqiq bilmir.
Bu arada, satışlar hər neçə saatdan bir status yeniləmələrini tələb edir. Təchizat yenidən işlənmiş ödəniş şərtlərini axtarır. Maliyyə uyğunluq risklərinin aradan qaldırılıb-alınmadığını düşünür. Hüquqi məsələlər izlənilən dəyişikliklərin, təkrarlanan versiyaların və altı fərqli söhbətə çevrilən elektron poçt axınlarının altında gizlənir.
Məhz buna görədir müqavilə ömrü rəhbərliyi müasir komandalar üçün ciddi əməliyyat prioritetinə çevrilib.
Müqavilələr birdən-birə həyəcan verici hala gəldiyinə görə yox. Onlar bunu etmədilər.
Lakin bizneslər nəhayət başa düşdülər ki, nizamsız müqavilə prosesləri gəlirləri sakitcə azaldır, böyüməni ləngidir, riskə məruz qalmağı artırır və şöbələr arasında lazımsız çəkişmələr yaradır.
Strukturlaşdırılmış müqavilə həyat dövrü idarəetmə strategiyası, ən vacib biznes iş axınlarından birinə nizam, görünürlük və sürət gətirməklə bu problemləri həll edir.
Müqavilə Həyat Dövrünün İdarə Edilməsi Əslində Nə Deməkdir
Ən sadə şəkildə desək, müqavilə həyat dövrünün idarə edilməsi (CLM) başdan-ayağa aiddir proses müqavilələrin ilkin tələbdən icrasına, yenilənməsinə və sonda müddəti bitməsinə qədər idarə olunması.
Nəzəri olaraq sadə.
Praktikada daha qarışıqdır.
Tək bir razılaşma çox vaxt birdən çox maraqlı tərəf, təsdiq zəncirləri, düzəlişlər, hüquqi baxışlar, uyğunluq yoxlamaları, danışıqlar, imzalar, saxlama sistemləri və son tarixlərin izlənilməsi proseslərindən keçir.
Müasir müqavilə həyat dövrü adətən aşağıdakıları əhatə edir:
- Müqavilə tələbləri və qəbulu
- Şablonların hazırlanması və hazırlanması
- Daxili rəylər və təsdiqlər
- Danışıqlar və yenidən xətt çəkmə
- İcra və elektron imza
- Saxlama və təşkili
- Öhdəlik monitorinqi
- Yeniləmənin idarə edilməsi
- Hesabat və təhlil
Hər mərhələ əl ilə idarə edildikdə gecikmə, qarışıqlıq və ya risk üçün fürsətlər yaradır.
Və illərdir ki, bir çox şirkət bu xaosu normal qəbul edirdi.
Beləliklə, sonsuz elektron cədvəl izləyiciləri. Gələnlər qutusu arxeologiyası. Final_Version_Approved_Actual_Final_v12 kimi sirli adlandırılan sənədlər.
Düzünü desəm, bəzi komandaların ümumiyyətlə fəaliyyət göstərə bilməsi təəccüblüdür.
Niyə Ənənəvi Müqavilə Prosesləri Artıq İşləmir
Müqavilələrin idarə edilməsinin köhnə yolu daha yavaş təşkilatlar üçün qurulmuşdu.
İllər əvvəl, sövdələşmə dövrləri daha proqnozlaşdırıla bilən bir sürətlə hərəkət etdiyi üçün əlaqəsiz iş axınları davam edə bilirdi. Komandalar daha kiçik idi. Təsdiq strukturları daha az mürəkkəb idi. Uyğunluq tələblərinə daha yüngül idilər.
Həmin mühit artıq yoxdur.
Müasir bizneslər əvvəlkindən daha sürətli hərəkət edir, daha sürətli miqyas alır və daha böyük hüquqi və tənzimləyici nəzarət altında fəaliyyət göstərir. Müqavilələr artıq arxiv şkaflarında saxlanılan statik hüquqi sənədlər deyil.
Onlar əməliyyat infrastrukturudur.
Müqavilə prosesləri pozulduqda, nəticələr dərhal özünü göstərir:
- Gəlirlərin gecikmiş tanınması
- Təchizat maneələri
- Yeniləmə imkanlarını əldən verdilər
- Uyğunluq zəiflikləri
- Artan hüquqi iş yükü
- Məyus daxili maraqlı tərəflər
Və budur narahatedici həqiqət: gecikmələrin əksəriyyəti hüquqi mürəkkəblikdən qaynaqlanmır.
Bunlar iş axınlarının parçalanması səbəbindən baş verir.
Kimsə bəndi təsdiqləməyi unudur. Rəyçi səhv versiyanı redaktə edir. Maraqlı tərəf zəncirdən kənarlaşdırılır. İcra olunmuş müqavilə heç vaxt düzgün şəkildə saxlanılmır.
Birdən, iki günlük bir proses olmalı olan proses iki həftəyə uzandı.
Müasir CLM sistemləri bu nasazlıqları aradan qaldırmaq üçün hazırlanmışdır.
Avtomatlaşdırma hər şeyi dəyişdirir
Müasir müqavilə həyat dövrünün idarə edilməsinin ən əhəmiyyətli üstünlüyü avtomatlaşdırmadır.
Avtomatlaşdırılmış iş axınları əl ilə yönləndirməyə, e-poçtla izləmələrə və institusional yaddaşa etibar etmək əvəzinə, müqavilələri aşağıdakı kimi amillərə əsasən əvvəlcədən müəyyən edilmiş təsdiq yolları vasitəsilə hərəkət etdirir:
- Müqavilə növü
- Risk səviyyəsi
- Departament mülkiyyəti
- Coğrafi bölgə
- Müqavilə dəyəri
- Uyğunluq tələbləri
Bu o deməkdir ki, artıq kimin nəyi nəzərdən keçirməli olduğunu təxmin etməyə ehtiyac yoxdur.
Sistem marşrutlaşdırmanı avtomatik olaraq idarə edir.
Bu, kiçik bir əməliyyat təkmilləşdirilməsi kimi səslənə bilər, amma təsiri çox böyükdür.
Avtomatlaşdırma maneələri azaldır, çünki irəliləyiş artıq gələnlər qutusunun monitorinqindən və ya yaddaşdan asılı deyil. Müqavilələr müəyyən edilmiş qaydalara uyğun olaraq hərəkət edir və gecikmələri azaldan və hesabatlılığı artıran proqnozlaşdırıla bilən iş axını yaradır.
Komandalar dərhal aşağıdakıları görə bilirlər:
- Hazırda müqavilələrin dayandırıldığı yerlər
- Növbəti addım kimə məxsusdur
- Təsdiqləmələr adətən nə qədər çəkir
- Hansı mərhələlər ardıcıl olaraq gecikmələrə səbəb olur
Bu səviyyədə əməliyyat aydınlığı iş yerində fövqəladə dərəcədə sürtünməni aradan qaldırır.
Bəli, bu, həmçinin "sadəcə yoxlama" e-poçtlarını da əhəmiyyətli dərəcədə azaldır.
Standartlaşdırma riski azaldır
İnkişaf edən təşkilatlar daxilində ən çox yayılmış müqavilə problemlərindən biri uyğunsuzluqdur.
Müxtəlif şöbələr tez-tez eyni şablonun fərqli versiyalarından istifadə edirlər. Köhnəlmiş dil köhnəlmiş sənədlərdə yerləşmiş olaraq qalır. Bəndlər hüquqi nəzarət olmadan redaktə olunur.
Bu, risk yaradır.
Köhnəlmiş təzminat bəndi, uyğunluq dilinin olmaması və ya icazəsiz düzəliş müqavilə imzalandıqdan uzun müddət sonra problemlər yarada bilər.
Müqavilənin həyat dövrünün idarə edilməsi bunu mərkəzləşdirilmiş standartlaşdırma yolu ilə həll edir.
Təsdiq edilmiş şablonlar standart başlanğıc nöqtəsinə çevrilir. Maddə kitabxanaları müqavilələr arasında vahid dil təmin edir. Avtomatlaşdırılmış yoxlama məntəqələri müqavilələrin tələb olunan təsdiqlər olmadan irəliləməsinin qarşısını alır.
Bir çox qabaqcıl platformalar, qeyri-adi dili, çatışmayan bəndləri və ya təsdiq edilmiş standartlardan sapmaları müəyyən edən süni intellektlə dəstəklənən baxış imkanlarını da əhatə edir.
Bu dəstək, hüquq qruplarının eyni vaxtda onlarla müqaviləni nəzərdən keçirdiyi yüksək həcmli dövrlərdə xüsusilə dəyərlidir.
Çünki hətta ən təcrübəli hüquq mütəxəssisləri belə, günün iyirminci satıcı qırmızı xəttini müqayisə etdikdən sonra nəticədə idrak həddinə çatdılar.
Görünürlük əksər təşkilatların dərk etdiyindən daha vacibdir
Bir çox müəssisə müqavilələrin imzalanmasına xüsusi diqqət yetirir.
Sonra dərhal onların izini itir.
Yeniləmə tarixləri diqqətdən kənarda qalır. Öhdəliklər unudulur. Əsas terminləri tapmaq çətinləşir. Mülkiyyət qeyri-müəyyənləşir.
Paylaşılan diskin bir yerində aylar əvvəl yenidən müzakirə edilməli olan bir razılaşma var.
Güclü CLM sistemi bütün müqavilə portfeli üzrə mərkəzləşdirilmiş görünürlük yaradır.
Komandalar dərhal edə bilərlər:
- İcra olunmuş müqavilələri axtarın
- Yeniləmə müddətlərini izləyin
- Öhdəlikləri və mərhələləri izləyin
- Təsdiq tarixçələrini nəzərdən keçirin
- Audit hesabatları yaradın
- Müqavilənin icrası tendensiyalarını təhlil edin
Bu görünürlük, auditlər, uyğunluq icmalları, təchizatçı mübahisələri və ya rəhbərlik hesabat dövrləri zamanı xüsusilə dəyərlidir.
Rəhbərlər qəfildən cavablara ehtiyac duyduqda, axtarıla bilən, mərkəzləşdirilmiş müqavilə kəşfiyyatına sahib olmaq özünəinam və panik arasındakı fərqdir.
Komandalar arasında daha yaxşı əməkdaşlıq
Müqavilələr demək olar ki, hər bir şöbəyə aiddir.
Hüquqi, satış, tədarük, maliyyə, əməliyyatlar və uyğunluq müxtəlif mərhələlərdə rol oynayır.
Ortaq bir sistem olmadan əməkdaşlıq parçalanır.
Müasir müqavilə həyat dövrü idarəetmə platformaları hər bir maraqlı tərəfin eyni həqiqət mənbəyindən işləyə biləcəyi vahid bir mühit yaradır.
Şərhlər, düzəlişlər, təsdiqlər, status yeniləmələri və versiya tarixçələri görünən və mütəşəkkil olaraq qalır.
Bu, təkrarlanan işləri azaldır, nəzərdən keçirmə dövrlərini qısaldır və funksional uyğunluğu yaxşılaşdırır.
Bu, həmçinin hər bir təşkilatın sonda eşitdiyi qorxulu sualı da aradan qaldırır:
"Gözləyin... hansı versiyanı nəzərdən keçiririk?"
Müqavilə Həyat Dövrünün İdarə Edilməsi Əslində Nəzarətlə Bağlıdır
"Müqavilənin həyat dövrünün idarə edilməsi" ifadəsi texniki səslənir.
Hətta bir az quru ola bilər.
Amma terminologiyanın altında daha sadə bir şey gizlənir.
Nəzarət.
Müasir təşkilatların lazımsız risk yaratmadan tez bir zamanda hərəkət etməsi üçün müqavilələrə ehtiyacı var. Onlar qarışıqlıq olmadan əməkdaşlığa, sərtlik olmadan standartlaşdırmaya, sonsuz status görüşləri olmadan görünməyə ehtiyac duyurlar.
Effektiv müqavilə həyat dövrünün idarə edilməsi məhz bunu təmin edir.
Parlaq tablosuna deyil.
Boş proqram təminatı vədləri deyil.
Başqa heç bir platforma işçisi işə qəbul olunduqdan sonra səssizcə tərk etmir.
Sadəcə daha təmiz iş axınları.
Daha sürətli təsdiqlər.
Daha yaxşı nəzarət.
Daha az səhv.
Və bəlkə də ən əsası, bütün bir komandanın müqavilənin bu vaxta qədər harada yoxa çıxdığını düşündüyü anların sayının azalması.
